Zniszczenie powinno odbyć się tak, aby nie można było odtworzyć dokumentacji pracowniczej.
Zgodnie z art. 947 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca niszczy dokumentację pracowniczą w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści, w terminie do 12 miesięcy (w tym terminie może wydać dokumentację byłemu pracownikowi) po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej. Pracownik ma czas na odbiór dokumentacji do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Przykładowo, jeżeli okres przechowywania dokumentacji upłynął 31.12.2025 r., pracownik miał czas na odbiór do 31.1.2026 r. Pracodawca powinien zniszczyć dokumentację do 31.1.2027 r. (a najwcześniej 1.2.2026 r.). W tym czasie może ją wydać byłemu pracownikowi, nawet wtedy gdy ten nie odebrał dokumentacji do 31.1.2026 r. Dłuższe przechowywanie dokumentacji oznacza przetwarzanie danych po okresie wskazanym przepisami, co narusza przepisy RODO.
Z art. 947 § 1 Kodeksu pracy wynika, że pracodawca musi zniszczyć dokumentację w sposób uniemożliwiający odtworzenie jej treści.
Obowiązek zniszczenia dokumentacji dotyczy zarówno dokumentacji prowadzonej w postaci papierowej, jak i dokumentacji prowadzonej elektronicznie. Zniszczenie dokumentacji elektronicznej oznacza konieczność usunięcia wszelkich dokumentów pracownika z systemu teleinformatycznego. Odnośnie do niszczenia dokumentacji papierowej nie ma żadnych przepisów w tym zakresie. Wyjątkowo, w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych po okresie przechowywania dokumentacji stosuje się rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20.10.2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Dokumentację papierową można zniszczyć w niszczarce, a następnie powstałe skrawki po prostu wyrzuć jak inne papierowe odpady. Pracodawca może też przekazać ją do zniszczenia przedsiębiorcy, który prowadzi takie usługi.
Jak wskazano wyżej, w przepisach nie wskazano sposobu niszczenia dokumentacji. W praktyce istotne jest, aby sporządzić protokół zniszczenia dokumentacji, z uwagi na zasadę rozliczalności wynikająca z art. 5 ust. 2 RODO. Takie też stanowisko zaprezentowało MRPiPS w odpowiedzi na interpelację poselską Nr 7753, wskazując, że pracodawca powinien dysponować dowodami wskazującymi na zniszczenie dokumentacji pracowniczej w odpowiednim terminie. Co więcej, niektórzy eksperci twierdzą, że należy nawet powołać komisję, której członkowie podpiszą protokół zniszczenia po przeprowadzeniu takich działań.
