Po zmianie przepisów, obowiązującej od 4.11.2025 r., nie ma już obowiązku potwierdzania własnoręcznym podpisem danych zawartych w dokumentach zgłoszeniowych do ZUS.
Przed zmianą przepisów pracownik był zobowiązany do podpisania zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego, tj. formularza ZUS ZUA. Jeżeli pracodawca przesyłał dokumenty ubezpieczeniowe do organu rentowego drogą elektroniczną, pracownik podpisywał ich papierową wersję.
Każda osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń w ZUS należy do obowiązków pracodawcy. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu ZUS ZUA w terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. Zgodnie z wcześniejszym brzmieniem przepisów ustawy systemowej, osoba zgłaszana potwierdzała prawdziwość danych zawartych w zgłoszeniu własnoręcznym podpisem. Taki stan prawny obowiązywał przed nowelizacją przepisów.
Od 4.11.2025 r. obowiązek ten formalnie przestał istnieć. Należy jednak podkreślić, że zmiana dotyczy wyłącznie sytuacji, w których zgłoszenie zostało skutecznie przekazane do ZUS drogą elektroniczną. Oznacza to, że system teleinformatyczny ZUS stanowi obecnie wystarczające źródło dowodowe potwierdzające dokonanie zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń.
Jednocześnie zlikwidowano obowiązek przechowywania przez 5 lat papierowych wersji dokumentów zgłoszeniowych, ponieważ ZUS weryfikuje dane bezpośrednio w systemach informatycznych. Pracodawca nadal powinien jednak zadbać o prawidłowe potwierdzenie danych ubezpieczeniowych.
Zamiast podpisu na papierowym formularzu pracownik może np. przesłać zaakceptowany zestaw danych drogą mailową, co można uznać za potwierdzenie poprawności przekazanych danych.
