Opis sytuacji: Czy pracodawca przekazuje uzupełnioną informację o warunkach zatrudnienia dotychczas zatrudnionym pracownikom? Czy konieczność informowania o zmianach – bez wniosku pracownika – dotyczy również umów trwających w dniu wejścia w życie nowych przepisów? W jakich sytuacjach należy wręczyć taką informację? Czy fakt przedłożenia orzeczenia o niepełnosprawności, poinformowanie pracodawcy o ciąży, o zamiarze karmienia piersią, fakt zgłoszenia urodzenia dziecka wymagają przedłożenia pracownikowi nowej informacji? Czy fakt, że dotychczas zatrudniony pracownik nabędzie uprawnienie do „dużego” urlopu – 26 dni, lub też w danym dniu nabierze uprawnienie do dodatkowego urlopu wymusza na pracodawcy konieczność przedłożenia informacji w konkretnym dniu, jeśli sposób nabycia uprawnień wynika z przepisów prawa? W jaki sposób należy przekazać taką informację pracownikowi nieobecnemu w pracy, np. kobiecie w ciąży przebywającej na zwolnieniu lekarskim? Czy wystarczającą formą będzie wysłanie papierowej informacji listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru?
Pracodawca informuje o każdej zmianie w zakresie, który jest objęty treścią informacji o warunkach zatrudnienia.
Pracodawca jest obowiązany do informowania pracowników o warunkach zatrudnienia wskazanych w art. 29 § 3 KP. Nowelizacja Kodeksu pracy work-life balance zmieniła w znaczący sposób zakres informacji o warunkach zatrudnienia, dodano także obowiązek informowania o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę.
Przepisy przejściowe zawarte w ustawie nowelizującej (art. 22 ZmKP23) wskazują, że w przypadku umów o pracę trwających w dniu wejścia zmian pracodawca, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, uzupełniał będzie informacje, o których mowa w art. 29 § 3 KP w dotychczasowym brzmieniu w terminie 3 miesięcy od dnia złożenia wniosku. Nie ma zatem obowiązku dostosowania informacji o warunkach zatrudnienia automatycznie dla wszystkich osób zatrudnionych obecnie.
Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o zmianie warunków zatrudnienia, a także o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Nie dotyczy to przypadku, w którym zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi.
Pracodawca obowiązany jest poinformować pracownika o każdej zmianie warunków zatrudnienia, o których mowa w art. 29 § 3 KP. Odesłanie to, zawarte w art. 29 § 33 KP wskazuje na obecną treść informacji. Przepisy przejściowe nie regulują sytuacji, w której pracownik nie złożył wniosku o uzupełnienie informacji i następnie pojawia się zmiana w zakresie, o którym w związku z tym nie został poinformowany. Zdaniem autora odpowiedzi, pracodawca powinien jednak w takim przypadku informację o zmianie przekazać.
Zmiana, o której informujemy, to każda zmiana w zakresie informacji. Może wiązać się np. z uzyskaniem stopnia niepełnosprawności (zmiana norm czasu pracy, dobowego i tygodniowego wymiaru, dodatkowa przerwa, po roku przepracowanym dodatkowy urlop), porodu (przerwy na karmienie dziecka piersią), wejście w wyższy wymiar urlopu. Zauważmy, że w przepisach obowiązujących do 25.4.2023 r. również istniał obowiązek przekazania informacji o zmianie warunków zatrudnienia.
Informacje o zmianach mogą być przekazane listem poleconym, ale również w postaci elektronicznej (np. „zwykły” mail). Informacje pracodawca może przekazać pracownikowi w postaci elektronicznej, jeżeli będą dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.
