Pracodawca może ustalić zasady wykonywania pracy zdalnej w formie regulaminu takiej pracy (dokumentu odrębnego od regulaminu pracy) stanowiącego wypracowane porozumienie zawarte pomiędzy pracodawcą i działającymi u niego organizacjami związkowymi.
Zmiany w Kodeksie pracy – praca zdalna
W dniu 7.4.2023 r. weszła w życie ustawa o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, w której zawarto m.in. regulacje dotyczące pracy zdalnej. Zgodnie z zawartymi w niej zapisami pracą zdalną będzie praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Porozumienie między pracodawcą a zakładową organizacją związkową oraz regulamin pracy zdalnej
W myśl art. 6720 § 1 KP jednym z obowiązków pracodawcy decydującego się na powierzenie pracownikom pracy w formie zdalnej jest ustalenie zasad jej wykonywania i określenie ich w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ZwZawU, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z zasadami określonymi powyżej, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
W porozumieniu oraz regulaminie należy określić w szczególności:
1) grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną,
2) zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów,
3) zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
4) zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
5) zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
6) zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
7) zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,
8) zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.
Mając na uwadze powyższe, pracodawca może ustalić zasady wykonywania pracy zdalnej w formie regulaminu takiej pracy (dokumentu odrębnego od regulaminu pracy), stanowiącego wypracowane porozumienie zawarte pomiędzy pracodawcą i działającymi u niego organizacjami związkowymi.
