Przepisy Kodeksu pracy nie regulują takiej kwestii, dlatego też pracodawca może albo usunąć karę porządkową z akt osobowych pracownika po roku od jej nałożenia niezależnie od tego, że data ta przypada już po ustaniu stosunku pracy lub może podjąć decyzję o wcześniejszym usunięciu jej z akt osobowych.
Rok nienagannej pracy
Odpis zawiadomienia o ukaraniu karą porządkową jest, co do zasady, przechowywany w aktach osobowych pracownika przez rok nienagannej pracy, a więc w praktyce przez rok „bez kolejnej kary porządkowej”. Po upływie tego terminu kara ulega zatarciu i pracodawca musi ją usunąć z akt osobowych pracownika. Pracodawca może z własnej inicjatywy, lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę porządkową za niebyłą przed upływem tego terminu i usunąć ją z akt osobowych (wraz z pozostałymi dokumentami, które jej dotyczą przechowywanymi w części D akt osobowych pracownika). Jednak nie jest to obowiązkowe. Sytuacja nieco komplikuje się w przypadku pracowników, których stosunek pracy ustaje przed upływem tego terminu. Powstają wówczas wątpliwości, czy taka kara porządkowa powinna pozostać w aktach osobowych do upływu rocznego terminu a potem należy ją z akt osobowych usunąć, czy też może nie ma to sensu, ponieważ przesłanka „roku nienagannej pracy” i tak nie może się ziścić, ponieważ pracownik w tym czasie (czyli po ustaniu stosunku pracy) już nie wykonuje pracy. Trudno się więc w takich okolicznościach mówić o roku nienagannej pracy.
Ustanie stosunku pracy a zatarcie kary porządkowej
Przepisy prawa pracy nie określają jak ma postąpić pracodawca, w sytuacji gdy stosunek pracy pracownika ukaranego karą porządkową ustaje przed upływem roku nienagannej pracy umożliwiającym zatarcie kary i usunięcie jej z akt osobowych (oraz wszelkich „jej śladów”, np. konieczność przepisania lub zmiany na nową przekładkę z części D akt osobowych pracownika zawierającej spis dokumentów znajdujących się w tej części akt osobowych). Zdaniem PIP brak przepisów regulujących taką sytuację powoduje, że pracodawca nie powinien postępować inaczej, niż w przypadku trwającego stosunku pracy. W konsekwencji powinien usunąć zawiadomienie o ukaraniu z akt osobowych pracownika w ustawowym terminie, tj. po upływie roku kalendarzowego liczonego od dnia nałożenia kary lub od dnia ponownego ukarania jedną z kar wymienionych w art. 108 KP (stanowisko GIP w sprawie usuwania z akt osobowych kary porządkowej nr GPP-517-4560-68-1/10/PE/RP).
Z kolei resort pracy wskazuje na brak możliwości realizacji przesłanki zatarcia kary. Pracownik nie wykonuje już pracy u danego pracodawcy. Tym samym – przy braku przepisów regulujących taką sytuację – pracodawca może z własnej inicjatywy uznać taką karę za niebyłą i usunąć ją z akt osobowych pracownika po upływie roku od ukarania albo nawet wcześniej, np. w momencie ustania stosunku pracy (stanowisko MRPiPS z 29.1.2020 r. i 11.2.2020 r. w sprawie usuwania danych osobowych z akt osobowych pracownika). Warto oczywiście sprawę przeanalizować, ponieważ jeżeli kara porządkowa i wypowiedzenie dotyczyły tej samej lub takiej samej sytuacji, wówczas warto poczekać z usuwaniem kary z akt osobowych, ponieważ pracownik ma prawo odwołać się od wypowiedzenia do sądu pracy. Jeśli to zrobi, a pracodawca usunie zawiadomienie o ukaraniu z akt osobowych (oraz pozostałe dokumenty dotyczące kary porządkowej, np. wyjaśnienia pracownika), trudniej będzie mu wykazać przed sądem, że np. mimo kary porządkowej pracownik nie zmienił swojego nagannego zachowania i dlatego pracodawca wypowiedział mu umowę o pracę.
