Nic nie stoi na przeszkodzie temu aby pracodawca umówił się z pracownikami, że udostępnione im samochody służbowe będą mogli wykorzystywać na cele prywatne w zamian za ustalone przez strony wynagrodzenie. Jeżeli wartość wynagrodzenia oddającego pojazd w używanie przekracza kwotę zryczałtowanego przychodu ustalonego w PDOFizU, występującego po stronie pracownika, gdy ten korzysta z pojazdu nieodpłatnie, limit ustawowy nie ma żadnego znaczenia dla implikacji podatkowych zarówno po stronie pracownika jak i pracodawcy. Oddanie samochodu w odpłatne używanie, nawet jeżeli korzystającym jest pracownik właściciela pojazdu, stanowi sprzedaż opodatkowaną VAT i generującą przychód podatkowy z tytułu odpłatnego świadczenia usług.

Więcej praktycznych wyjaśnień po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Przetestuj. Sprawdź

Udzielając odpowiedzi na pytanie należy w pierwszej kolejności wyjaśnić, jakie jest znaczenie i zastosowanie regulacji art. 12 ust. 2a-2c PDOFizU. Wprowadzone z początkiem 2015 r., zmodyfikowane od 2022 r., przepisy nie wskazują kiedy, w jakich okolicznościach pracownik uzyskuje przychód z tytułu nieodpłatnego czy częściowo odpłatnego korzystania z samochodu służbowego na potrzeby prywatne, a jedynie w jakiej kwocie wyznaczany jest przychód pracownika z tego tytułu. Ponad wszelką wątpliwość regulacje takie nie mogę być też odczytywane jako przepisy normujące zasady, które należy stosować udostępniając pracownikom samochód służbowy dla celów prywatnych. Nie może być również mowy o tym, że ustawodawca podatkowy w jakikolwiek sposób nakłada na pracodawcę obowiązek umożliwiania wykorzystywania przez pracowników do celów prywatnych powierzonych im samochodów służbowych.

Jednym słowem, pracodawca, który oddaje pracownikowi do używania służbowego samochód może dodatkowo podjąć decyzję, w szczególności, o tym, że:

  • pracownik nie ma prawa do korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych, albo
  • pracownik może korzystać z samochodu służbowego do celów prywatnych ale tylko w ograniczonym, ustalonym przez pracodawcę, zakresie (np. bez prawa do wyjazdu za granice, bez możliwości korzystania w czasie urlopu etc.), albo
  • pracownik może w pełni korzystać z samochodów służbowego do celów prywatnych, zgodnie z przeznaczeniem takiego pojazdu, albo
  • pracownik może korzystać z samochodu służbowego do celów prywatnych ale odpłatnie, w zamian za wynagrodzenie płacone tytułem tego pracodawcy.

Oczywiście, decyzja o skorzystaniu z udzielonej przez pracodawcę, możliwości używania samochodów służbowego do celów prywatnych, zależy do pracownika, który powinien znać warunki i jednoznacznie zakomunikować pracodawcy, że na nie przystaje (np. w drodze umowy, porozumienia, oświadczenia etc.).

Jednym słowem, nic nie stoi na przeszkodzie temu aby pracodawca umówił się z pracownikami, że ci będą mogli wykorzystywać do celów prywatnych udostępnione im samochody służbowe, płacąc w zamian za to ustalone przez strony wynagrodzenie.

Z uwagi na charakter świadczenia, a także szczególne regulacje PDOFizU zawarte w art. 12 ust. 2a-2c, warto wyjaśnić jaki jest wpływ takich przepisów na sytuację stron.

Zapytaj o konsultację jednego z naszych 140 ekspertów. Sprawdź

Na początku należy zbadać czy wynagrodzenie płacone przez pracowników za korzystanie z samochodów służbowych na potrzeby prywatne jest równe, wyższe, czy niższe od przychodu jaki ci uzyskaliby nieodpłatnie używając pojazdów do celów prywatnych.

Gdyby okazało się, że płacona kwota jest niższa niż wartość przychodu „przypisana” przez ustawodawcę do pojazdu (z uwzględnieniem ilości dni w miesiącu, w którym ten był używany dla celów prywatnych), wówczas pracownikowi należałoby doliczyć przychód z tytułu uzyskanego częściowo odpłatnego świadczenia. Kwota przychodu byłaby wówczas identyfikowana poprzez różnicę miedzy kwotą normatywną, a płaconą przez niego ceną.

Jeżeli, tak jak to zostało wskazane w pytaniu, wartość wynagrodzenia należnego pracodawcy oddającemu pojazd w używanie przekracza kwotę zryczałtowanego przychodu pracownika ustalonego w PDOFizU, limit ustawowy nie ma żadnego znaczenia dla implikacji podatkowych zarówno po stronie pracodawcy jak i pracownika.

U pracownika nie występuje wówczas przychód z nieodpłatnego ani częściowo odpłatnego świadczenia. Jeżeli chodzi o pracodawcę, to przyznając pracownikowi prawo do odpłatnego korzystania z samochodu służbowego dla celów prywatnych, w każdym przypadku musi potraktować taką czynność jako odpłatne świadczenie usług.

Podatkowe i bilansowe zamknięcie roku 2021 + wzory dokumentów – już w Systemie Legalis Sprawdź

To oznacza, że pracodawca zobowiązany jest nie tylko rozpoznać u siebie z tego tytułu przychód podatkowy, ale również podstawę opodatkowania i obowiązek podatkowy w VAT.

Jeżeli cena płacona przez pracownika jest równa lub wyższa niż kwota określona przez pracodawcę jako przychód, który ten uzyskałby gdyby korzystał z pojazdu nieodpłatnie lub częściowo odpłatnie, wówczas, moim zdaniem, przychodem i podstawą opodatkowana w VAT pracodawcy jest ustalona przez strony cena (pomniejszona o VAT).

Gdyby wartość wynagrodzenia była niższa niż kwota ustalona przez prawodawcę, wówczas istnieje pewne ryzyko, że organ uzna za uzasadnione podwyższenie przychodu i podstawy opodatkowania w VAT do wartości określonych w art. 12 ust. 2a-2c PDOFizU. Co prawda muszę przyznać, że w praktyce nie spotkam się z taką wykładnią zbyt często, jednak uważam, iż istnieje pewne niebezpieczeństwo pojawienia się interpretacji, wg której swoistą wartość rynkową świadczenia polegającego na oddaniu pracownikowi samochodu służbowego dla celów prywatnych są kwoty określone w, lub na podstawie, art. 12 ust. 2a-2c PDOFizU.

Bez wątpienia zatem, jeżeli pracodawca decyduje się na wprowadzenie odpłatności za korzystanie przez pracowników z samochodów służbowych dla celów prywatnych, jest najbezpieczniej, ale i najwygodniej z punktu widzenia obowiązków płatniczych pracodawcy (nie wystąpią), jeśli takie wynagrodzenie jest nie niższe niż normatywnie ustalona kwota przychodu pracownika, jaka wystąpiłaby po jego stronie gdyby korzystał z tego pojazdu nieodpłatnie.