Błąd w adresie nabywcy nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków, dotyczących prowadzonej działalności gospodarczej. Nie sposób jednoznacznie przesądzić jakie stanowisko będzie prezentował organ podatkowy w trakcie ewentualnej kontroli prawidłowości rozliczeń podatkowych, należy jednak wskazać, iż istnieje prawdopodobieństwo, iż będzie oczekiwał wystawienia not korygujących do danych na fakturach otrzymanych.
O możliwości zaliczenia wydatków ponoszonych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej decyduje art. 22 ust.1 w zw. z art. 23 ust. 1 PDOFizU.
W orzecznictwie podkreśla się, iż poza pokryciem wydatku z własnych zasobów majątkowych, związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, braku wyłączenia z kosztów podatkowych (art. 23 ust. 1 PDOFizU) oraz został właściwie udokumentowany.
W doktrynie powszechne jest stanowisko, iż w przypadku, gdy dokument poniesiony dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej nie został właściwie udokumentowany konieczne jest jego uzupełnienie. Dla zaliczenia wydatków do kosztów, co do zasady, powinien udokumentować je zgodnie z przepisami RachunkU, za pomocą dowodów księgowych.
W przypadku faktur zakupu, które mają wskazany błędny adres podstawą skorygowania dokumentów jest wystawiona nota korygująca. Nota korygująca może zostać wystawiona zbiorczo wobec wszystkich faktur dotyczących danego kontrahenta. Nota korygująca nie może dotyczyć pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15 VATU. Nie ma zatem przeszkód, by skorygować numer NIP, nazwisko, adres. Wystawienie noty korygującej nie może prowadzić do zmiany osoby podatnika.
W analizowanej sytuacji błędny jest adres, ale wskazuje Pan, iż wydatki ponoszone dotyczą działalności gospodarczej. Jeżeli więc spełnione są poniższe warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu, to organ podatkowy nie ma podstaw do kwestionowania uwzględnionych w rozliczeniu podatkowym wydatków, niezależnie od tego czy noty do faktur zostały wystawione czy nie. Trudno jednak wyrokować czy organ podatkowy nie będzie stał na stanowisku, iż błędne dane nabywcy powinny zostać poprawione.
By poniesiony wydatek stanowił koszt uzyskania przychodu, powinny być spełnione łącznie następujące warunki:
1) został poniesiony przez Wnioskodawcę, tj. w ostatecznym rozrachunku został pokryty z zasobów majątkowych Wnioskodawcy,
2) jest definitywny, tj. wartość poniesionego wydatku nie została Wnioskodawcy w jakikolwiek sposób zwrócona,
3) pozostaje w związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą,
4) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów,
5) nie znajduje się w grupie wydatków, które zgodnie z art. 23 ust. 1 PDOFizU nie stanowią kosztów uzyskania przychodów,
6) został właściwie udokumentowany.
Zgodnie z art. 180 § 1 OrdPU jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Pragnę zaznaczyć, że podatnik powinien zadbać o odpowiednie udokumentowanie transakcji, na wypadek kontroli podatkowej, zwłaszcza w kontekście związku poniesienia wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
