Nowe przepisy przyznają PIP większe kompetencje w odniesieniu do umów cywilnoprawnych, przede wszystkim możliwość wydawania decyzji stwierdzających istnienie stosunku pracy. Nie zmieniły jednak przepisów definiujących stosunek pracy. W tym kontekście nie ma znaczenia, kto technicznie przygotowuje rachunek do umowy zlecenia.
W obowiązujących od 8.7.2026 r. zmianach przepisów ustawy o PIP przewidziano możliwość wydania przez inspektora PIP polecenia usunięcia naruszeń dotyczących:
1) funkcjonowania umowy cywilnoprawnej lub
2) niezawarcia umowy o pracę – w sytuacji, gdy w stosunku prawnym łączącym strony dominują cechy stosunku pracy określone w art. 22 § 1 KP.
Polecenie stanowi formalne wskazanie naruszenia, które podmiot kontrolowany powinien usunąć, ale samo w sobie nie rozstrzyga kwestii istnienia stosunku pracy.
W razie niewykonania polecenia może zostać wydana decyzja stwierdzająca istnienie stosunku pracy. PIP może również wystąpić do sądu pracy z powództwem o ustalenie istnienia stosunku pracy.
Są to dwie najważniejsze zmiany. Istotne jest również podwyższenie kar za naruszanie przepisów prawa pracy, m.in. za zawieranie umowy cywilnoprawnej na warunkach, na których powinna zostać zawarta umowa o pracę. Grzywna została podwyższona do kwoty od 2000 zł do 60 000 zł. Wprowadzono również obowiązek wydawania przez PIP interpretacji indywidualnych.
Rozliczenie umowy zlecenia zawartej z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej odbywa się na podstawie zawartej z nią umowy. Zwyczajowo sporządzany jest również rachunek, na podstawie którego dokonywana jest wypłata wynagrodzenia. W praktyce rachunek często przygotowuje zleceniodawca, a następnie przekazuje go zleceniobiorcy do akceptacji i podpisu. Jest to rozwiązanie praktyczne, ponieważ zleceniodawca jako płatnik odpowiada za prawidłowe rozliczenia podatkowe i ubezpieczeniowe.
Przepisy nie nakładają jednak wprost obowiązku, aby rachunek do umowy zlecenia był sporządzany osobiście przez zleceniobiorcę. Nie ma również przepisu, który zabraniałby zleceniodawcy lub pracownikowi działu kadr przygotowania takiego rachunku.
Obowiązkiem ustawowym jest natomiast posiadanie potwierdzenia liczby godzin świadczenia usług.
Podpisany przez zleceniobiorcę rachunek potwierdza jego akceptację dokonanego rozliczenia, co może mieć istotne znaczenie w przypadku ewentualnego sporu pomiędzy stronami. Przepisy rozporządzenia z 22.8.2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 703), określają zakres informacji, jakie powinien zawierać rachunek potwierdzający wykonanie usługi, ale nie tworzą obowiązku posiadania takiego rachunku.
Zgodnie z definicją stosunku pracy, przez nawiązanie tego stosunku pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Zatrudnienie na takich warunkach jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.
Ocena tego, czy umowa zlecenia lub umowa o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, wypełnia istotne cechy stosunku pracy, wymaga analizy zarówno treści zawartej umowy, jak i sposobu jej faktycznego wykonywania.
Samo przygotowywanie rachunku przez pracownika działu kadr lub zleceniodawcę nie świadczy w żaden sposób o istnieniu cech stosunku pracy. Rachunek może być przygotowywany przez zleceniodawcę, a następnie przekazywany zleceniobiorcy do akceptacji i podpisu.
W konsekwencji sposób technicznego przygotowania rachunku nie powinien być traktowany jako przesłanka przesądzająca o istnieniu stosunku pracy. Dla oceny charakteru prawnego łączącego strony stosunku istotne są przede wszystkim rzeczywiste warunki wykonywania umowy, w szczególności sposób organizacji pracy, podporządkowanie, miejsce i czas wykonywania czynności oraz sposób wydawania poleceń.
