Uregulowanie w przepisach Kodeksu pracy możliwości wprowadzenia przez pracodawcę prewencyjnej kontroli trzeźwości oraz na obecność środków działających podobnie do alkoholu – poprzez zapisy regulaminu pracy lub obwieszczenia tego dotyczącego – powiązane jest z pojawieniem się pewnych dokumentów i informacji z tym związanych. Będzie to potwierdzenie poinformowania pracownika o możliwości objęcia go kontrolą oraz same wyniki kontroli. Pewne, i to dosyć liczne w praktyce, dokumenty indywidualne dotyczące pracownika powstawać będą w związku ze stosowaniem pracy zdalnej. W związku z tym resort rodziny i pracy przygotował projekt zmiany rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369). Zakłada się, że rozporządzenie nowelizujące wejdzie w życie po upływie 7 dni od dnia jego ogłoszenia.

Zmiany w części B

Wprowadzenie kontroli trzeźwości, grupę lub grupy pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania, ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. W związku z tym, że przepisy dodanego do KP art. 221c § 12 oraz art. 221e § 2 KP ustanawiają obowiązek poinformowania nowo zatrudnionego pracownika objętego kontrolą trzeźwości lub na obecność środków podobnie działających do alkoholu o tych regulacjach w postaci papierowej lub elektronicznej w część B akt osobowych poza potwierdzeniem poinformowania pracownika:

  • o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),
  • o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),
  • o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy)

będzie również zamieszczane potwierdzenie poinformowania pracownika „o kontroli trzeźwości pracowników lub o kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania (art. 221c § 12 oraz art. 221e § 2 Kodeksu pracy)”.

Więcej treści kadrowych po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Przetestuj

W związku z „zamianą” telepracy na pracę zdalną w § 3 w pkt. 2 w lit. v rozporządzenia, wyrazy „w formie telepracy” zastąpione będą wyrazem „zdalnej”. W części B umieszczane będą zatem dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie pracy zdalnej. Niestety w obecnym brzmieniu projekt zmian rozporządzenia nie przewiduje, by niektóre z tych dokumentów były umieszczone w „pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy”, co byłoby trafnym rozwiązaniem w stosunku do wniosków pracowników o wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnie, których może gromadzić się znaczna ilość. Wydaje się, że akta osobowe nie są trafnym miejscem na ich przechowywanie.

Odnośnie pracy zdalnej – poza wspomnianymi wnioskami – w aktach osobowych znajdą się przede wszystkim:

  • polecenia wykonywania pracy zdalnej wydane w sytuacjach wskazanych w art. 6719 § 3 KP,
  • odwołania tych poleceń,
  • wnioski o pracę zdalną pracowników uprawnionych (art. 6719 § 6 KP) oraz innych pracowników,
  • porozumienie z pracownikiem dotyczące pracy zdalnej (art. 6720 § 5 KP),
  • wnioski o zaprzestanie pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia (art. 6722 § 1 KP),
  • uzgodnienia dotyczące rozliczania kosztów pracy zdalnej (art. 6724 § 2 KP).

Nowa część E akt osobowych

Pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony dóbr, dla których ochrony wprowadzono kontrolę (można ją zaś wprowadzić wówczas, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia) i przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania.

Z konstrukcji przepisów art. 221c § 6 KP wynika, że przechowywanie informacji o badaniu dotyczyć może jedynie tych przypadków, w których dało ono zarówno wynik pozytywny, jak też wynik ten przekracza wartości wskazane w art. 46 ustawy z 26.10.1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1119):

1) Stan po użyciu alkoholu zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:

  • stężenia we krwi od 0,2‰ do 0,5‰ alkoholu albo
  • obecności w wydychanym powietrzu od 0,1 mg do 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.

2) Stan nietrzeźwości zachodzi, gdy zawartość alkoholu w organizmie wynosi lub prowadzi do:

  • stężenia we krwi powyżej 0,5‰ alkoholu albo
  • obecności w wydychanym powietrzu powyżej 0,25 mg alkoholu w 1 dm3.

W uzasadnieniu projektu zmian Kodeksu pracy, które wprowadziły możliwość prewencyjnej kontroli trzeźwości wskazuje się, że przechowywanie informacji o braku alkoholu w organizmie pracownika nie jest celowe, bowiem nie pociąga to za sobą żadnych negatywnych konsekwencji dla pracownika, nie dokumentuje żadnego naruszenia obowiązków przez pracownika.

Przy środkach działających podobnie do alkoholu nie ma dolnej granicy, a zatem pracodawcy przechowywać będą wszystkie wyniki pozytywne.

Szkolenia z zakresu prawa pracy – aktualna lista szkoleń Sprawdź

W związku z czasowym okresem przechowywania tych danych (zasadniczo nie dłużej niż rok) planuje się dodanie do akt osobowych części piątej – części E. Gromadzone w niej będą dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu – pracodawca umieszczać w niej będzie:

  1. informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c 6 Kodeksu pracy),
  2. informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 Kodeksu pracy),
  3. informacje dotyczące kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221d § 10 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy),
  4. informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 Kodeksu pracy).

Projekt zakłada, że dokumenty znajdujące się w części E akt osobowych pracownika przechować będzie się w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli, którym przyporządkowywać się odpowiednio numery E1 i kolejne. Przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczyć będzie każdej z tych „podczęści” odnoszących się do konkretnej kontroli. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika informacji związanej z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu oraz z badaniem pracownika na obecność w jego organizmie alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego usuwać się będzie całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji, a pozostałym przyporządkowywane będą następujące po sobie numery.