Obecnie praca zdalna może być stosowana nadal na podstawie przepisów tzw. specustawy covidowej (KoronawirusU). Na podstawie przepisów tej ustawy praca zdalna może być polecana pracownikom nie tylko w okresie stanu epidemii COVID-19 (już odwołanego), ale także w okresie stanu zagrożenia epidemicznego oraz w okresie 3 miesięcy po dniu odwołania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego, ogłoszonego z powodu COVID-19.

Uzgodnienie pracy zdalnej między pracownikiem a pracodawcą

Zgodnie z projektem nowelizacji Kodeksu pracy pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Praca będzie mogła być wykonywana jako praca zdalna całkowicie albo częściowo (tj. łączona z pracą typową). Wykonywanie pracy zdalnej będzie mogło być uzgodnione między pracownikiem a pracodawcą albo od razu przy zawieraniu umowy o pracę albo już w trakcie zatrudnienia.

Praca zdalna na polecenie pracodawcy

W wyjątkowych przypadkach pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi pracę zdalną:

  1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
  2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Warunkiem wydania przez pracodawcę polecenia pracy zdalnej będzie uprzednie uzyskanie od pracownika oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy. Dokonanie oceny w tym zakresie będzie należało do pracownika. W przypadku zmiany tych warunków (uniemożliwiającej dalszą pracę zdalną) pracownik będzie obowiązany niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę, a pracodawca – niezwłocznie cofnąć polecenie pracy zdalnej.

Ponadto pracodawca będzie miał możliwość cofnięcia polecenia pracy zdalnej w każdym czasie, jednak z co najmniej 1-dniowym uprzedzeniem.

Więcej treści kadrowych po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Przetestuj. Sprawdź

Praca zdalna na wiążący wniosek pracownika

W przypadku części pracowników pracodawca co do zasady będzie musiał wyrazić zgodę na pracę zdalną. Wiążący wniosek o pracę zdalną będą mogli złożyć:

  1. pracownice w ciąży;
  2. pracownicy wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
  3. pracownicy-rodzice dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu (art. 4 ust. 3 ustawy z 4.11.2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1329 ze zm.);
  4. pracownicy-rodzice dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności (określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych);
  5. pracownicy-rodzice dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (ustawa – Prawo oświatowe);
  6. pracownicy sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadający orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca będzie jednak mógł odmówić uwzględnienia wniosku złożonego przez ww. pracownika – gdy jego uwzględnienie nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. W takim przypadku pracodawca będzie musiał poinformować pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.

Zasady wykonywania pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w:

  1. porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową/zakładowymi organizacjami zawodowymi;
  2. regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową/zakładowymi organizacjami zawodowymi albo gdy u pracodawcy nie działa taka organizacja (wówczas jednak konieczna będzie konsultacja z przedstawicielami pracowników);
  3. porozumieniu zawartym z pracownikiem – gdy nie zostanie zawarte porozumienie albo nie zostanie wydany regulamin;
  4. poleceniu pracodawcy – w tych przypadkach, gdy pracodawca może je wydać.

W przepisach Kodeksu pracy określona będzie minimalna treść porozumienia ze związkami zawodowymi, regulaminu, porozumienia z pracownikiem lub polecenia pracy zdalnej.

Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną

Projekt przewiduje szereg obowiązków pracodawcy związanych z pracą zdalną; główne to:

  1. obowiązek przekazania pracownikowi rozszerzonej informacji o podstawowych warunkach zatrudnienia (w przypadku uzgodnienia pracy zdalnej przy zawieraniu umowy o pracę) oraz informacji najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy zdalnej (w przypadku uzgodnienia albo polecenia pracy zdalnej już w trakcie zatrudnienia);
  2. obowiązek określenia procedury ochrony danych osobowych na potrzeby pracy zdalnej oraz przeprowadzenia – w miarę potrzeby – instruktażu i szkolenia pracownika;
  3. obowiązek przekazania informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się w trakcie pracy zdalnej (dotyczy także pracownika);
  4. obowiązek zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,
  5. obowiązek zapewnienia pracownikowi instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej lub pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej;
  6. obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
  7. obowiązek pokrycia innych kosztów niż koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu;
  8. obowiązek zapewnienia pracownikowi szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Będzie także możliwe używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy, jeżeli zostanie to ustalone między pracownikiem a pracodawcą, o ile będą one zapewniały bezpieczeństwo pracy. Wówczas pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Ekwiwalent ten będzie mógł być zastąpiony ryczałtem.

Szkolenia z zakresu prawa pracy – aktualna lista szkoleń Sprawdź

Kontrola pracownika zdalnego

Pracodawca będzie uprawniony do kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolowania w zakresie bhp oraz przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Kontrola będzie mogła być przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach pracy pracownika. Pracodawca będzie musiał dostosować sposób jej przeprowadzania do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej charakteru. Kontrola nie będzie mogła naruszać prywatności pracownika zdalnego i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Zakaz wypowiedzenia umowy o pracę

Odmowa wyrażenia przez pracownika zgody na pracę zdalną, wystąpienie z wiążącym wnioskiem o pracę zdalną przez pracownika, rezygnacja z pracy zdalnej przez pracownika nie będą mogły stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę.

BHP na pracy zdalnej

W przypadku pracy zdalnej obowiązki pracodawcy z art. 207 KP będą stosowane, jednak z uwzględnieniem specyfiki tej pracy. Projekt przewiduje, że pracodawca będzie zwolniony z obowiązków określonych w art. 208 § 1, art. 2091, art. 212 pkt 1 i 4, art. 232 i art. 233 KP. W przypadku pracy zdalnej utrzymany będzie obowiązek przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego. Na podstawie tej oceny pracodawca będzie ustalał zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, sporządzał stosowną informację i zapoznawał z nią pracownika. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej, pracodawca będzie musiał uzyskać od pracownika potwierdzenie zapoznania się z tą informacją. Pracodawca będzie mógł sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

Okazjonalna praca zdalna

Projekt przewiduje okazjonalną pracę zdalną – w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. O taką pracę będzie mógł wystąpić tylko pracownik (nie będzie ona mogła być wykonywana z inicjatywy pracodawcy). W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej wyłączone będzie stosowanie przepisów dotyczących:

  1. ustalenia zasad wykonywania takiej pracy zdalnej w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub w regulaminie;
  2. przekazania przez pracodawcę dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia pracownika;
  3. możliwości wycofania się przez każdą ze stron z pracy zdalnej;
  4. obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do pracy zdalnej, pokrycia wymienionych w projekcie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej;
  5. obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi zdalnemu pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi narzędzi pracy;
  6. wyłączenia obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych pracowników zatrudnionych na stanowiskach administracyjno-biurowych (niezależnie od rodzaju przeważającej działalności pracodawcy).

Służba zdalna

Projekt przewiduje także zasady wykonywania pracy zdalnej przez funkcjonariuszy Policji, Straży Granicznej, Służby Ochrony Państwa, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Służby Więziennej, Służby Celno-Skarbowej oraz strażaków Państwowej Straży Pożarnej.

Zapytaj o konsultację jednego z naszych 140 ekspertów. Sprawdź

Uchylenie art. 3 KoronawirusU

Projekt przewiduje uchylenie art. 3 KoronawirusU. Zatem wraz z wejściem w życie projektowanych przepisów KP w zakresie pracy zdalnej – już tylko one będą mogły być podstawą do wykonywania takiej pracy.

Wejście w życie

Projekt przewiduje, że zmiany w zakresie pracy zdalnej wejdą w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia projektu ustawy (w Dzienniku Ustaw).