Podróż pojazdem nie będącym własnością pracodawcy może być odbywana pojazdem, którego właścicielem nie jest również pracownik. W związku z tym, że rozliczenie opiera się na pojemności silnika, pracodawca wymagać musi oświadczenia wskazującego tę pojemność.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub zagranicznej, jak również jego rodzaj i klasę określa pracodawca. Może to być transport środkami komunikacji publicznej, pojazdem służbowym lub pojazdem nienależącym do pracodawcy. Istotne jest przy tym to, że pojazd ten nie nie musi także być własnością pracownika.
W ocenie autora nie ma podstaw do badania tego, na jakiej podstawie pracownik dysponuje pojazdem i w związku z tym pracodawca nie powinien domagać się przedstawienia umowy użyczenia. Umowa użyczenia nie musi zostać zawarta na piśmie (przy wyjazdach zagranicznych zwróćmy uwagę na to, że część państw wymaga dowodu potwierdzającego prawo do dysponowania pojazdem, którego osoba kierująca nie jest właścicielem).
Rozliczenie kosztów użytkowania pojazdu nie będącego własnością pracodawcy opiera się na ilości przejechanych kilometrów oraz przyjętej stawce za kilometr, która różnicowana jest w zależności od rodzaju pojazdu, a przy samochodach osobowych – w oparciu o pojemność silnika. Przy rozliczeniu niezbędne jest zatem oświadczenie o rodzaju pojazdu i pojemności skokowej silnika oraz wskazujące, że tym właśnie pojazdem odbyta była podróż. Tutaj także nie wydaje się, aby domaganie się dokumentów potwierdzających pojemność silnika było niezbędne – przy skonkretyzowanym oświadczeniu o marce, typie i rodzaju pojazdu są to informacje powszechnie dostępne.
