Połączenie takie jest możliwe. Odbywa się na wniosek pracownika, który pracodawca może, ale nie musi zaakceptować. Po przyjęciu takiej prośby pracownika warto by w poleceniu wyjazdu zostało wyraźnie wskazane od kiedy realizowane są zadania służbowe („od godziny…”) i zaznaczyć, że wcześniejszy pobyt ma charakter prywatny.
Podróż służbowa polega na wykonywaniu na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, lub w której znajduje się siedziba pracodawcy (art. 775 § 1 Kodeksu pracy).
Jak podkreślił SN w wyroku z 22.2.2008 r. (I PK 208/07, Legalis), podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana:
1) poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy,
2) na polecenie pracodawcy,
3) w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania.Wszystkie te cechy muszą wystąpić łącznie.
Czas trwania podróży połączony musi być logicznie z czasem realizacji zadania (w tym przypadku uczestnictwa w szkoleniu), niezbędnym czasem dojazdu i powrotu. Na pewno nie można przyjmować czasu trwania podróży służbowej wykraczającego znacznie poza czas wykonywania zadania, o ile nie uzasadniają tego szczególne okoliczności.
Możliwość połączenia podróży służbowej z pobytem prywatnym nie jest wyłączona w przepisach i trudno by była. Konstrukcja takiego zakazu byłaby kuriozalna, nakazywałaby właściwie pewne zachowania pracownikowi w czasie dla niego wolnym (np. wolny weekend czy urlop przed rozpoczęciem lub po zakończeniu realizacji zadań służbowych) związanego ze zrealizowaniem przejazdu. Oczywiste jest to, że wątpliwości nie dotyczą zatem swobody pracownika, ale kwestii rozliczeniowych.
W związku z podróżą służbową przysługują pewne świadczenia – diety, zwrot kosztów noclegów, przejazdów – które są połączone z samą podróżą. Wcześniejszy wyjazd lub (tak jak w zarysowanym w pytaniu problemie) późniejszy powrót skutkuje w tym zakresie dwojako:
- innym czasem wyjazdu lub powrotu (dzień, godzina) niż wynikający z polecenia służbowego i połączonym z tym inną długością całego wyjazdu,
- inną datą przejazdu tam lub z powrotem – bilet, rachunki opiewają na inne daty niż wynikające z polecenia.
Samo rozliczenie kosztów biletu powrotnego nie jest kwestionowane przez organy skarbowe (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8.4.2011 r., IBPBII/1/415-27/11/BD, Legalis; interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 2.10.2009 r., IPPB5/423-414/09-4/JC, Legalis). Podobnie należy podejść do biletu (kosztów przejazdu) do państwa docelowego, jeżeli pracownik rozpoczyna wyjazd od urlopu.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 8.4.2011 r., (IBPBII/1/415-27/11/BD, Legalis): „(…) Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż wnioskodawca jako pracodawca zleci swojemu pracownikowi wyjazd w delegację zagraniczną bądź krajową, celem wykonania konkretnego zadania. Zlecenie potwierdzone będzie podpisem pracodawcy na druku stosowanym w jednostce. Delegacje będą rozliczane zgodnie z rozporządzeniem w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W szczególnych sytuacjach pracodawca może na wniosek pracownika wyrazić zgodę na wcześniejsze rozpoczęcie podróży służbowej lub jej przedłużenie z powodów niezwiązanych bezpośrednio z wykonywaniem zleconych zadań w podróży służbowej. W takim przypadku pracownikowi za dni/godziny przedłużenia delegacji wnioskodawca nie będzie pokrywał kosztów noclegu, diet i innych ewentualnych kosztów. Zwracany będzie natomiast koszt przejazdu do lub z miejscowości wykonywania zleconych zadań na podstawie przedłożonego biletu.
Jeżeli w opisanym zdarzeniu przyszłym będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową, to zwrócony pracownikowi koszt przejazdu do lub z miejscowości wykonywania zleconych zadań, na podstawie przedłożonego biletu, podlegał będzie zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT, mimo iż pracownik – z powodów niezwiązanych bezpośrednio z wykonywaniem zleconych zadań w podróży służbowej – podróż rozpocznie wcześniej lub ją przedłuży.”.
Szczególnie istotne staje się wyodrębnienie części prywatnej pobytu w rozliczeniu wyjazdu. Wskazujemy czas podróży służbowej, tzn. okres od wyjazdu do zakończenia realizacji zadań służbowych, oraz odrębnie czas będący prywatnym pobytem pracownika. Za czas pobytu prywatnego pracodawca nie ponosi i nie rozlicza żadnych świadczeń – diet, ryczałtów na jazdy lokalne, kosztów noclegów czy jakichkolwiek innych wydatków.
Jeżeli chodzi o rozpoczęcie naliczania diety to jest to kwestia bardzo problematyczna. Skoro pracownik pojechał na urlop i później zrealizował zadanie służbowe, to sugerować można naliczanie jej od momentu wskazanego w oświadczeniu pracownika jako rozpoczęcie – po zakończeniu urlopu/pobytu prywatnego – realizacji pobytu służbowego (oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do świadczeń delegacyjnych). Siłą rzeczy nie będzie to moment przekroczenia granicy.
Warto wyrażając zgodę na takie połączenie kwestie te ustalić.
