Noty obciążeniowe (noty księgowe) nie stanowią faktur VAT, ponieważ nie dokumentują czynności podlegających opodatkowaniu VAT, w związku z czym pozostają one poza zakresem regulacji fakturowych przewidzianych w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług. Autor uważa, że należy w dalszym ciągu dokumentować przeniesienie części opłat notami księgowymi i nie należy wystawiać faktur poprzez KSeF.
Noty księgowe (obciążeniowe, obciążeniowo–uznaniowe) wykorzystywane są w sytuacjach, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu VAT, np. w celu obciążenia nierzetelnego kontrahenta karą umowną albo odsetkami od zobowiązań, które nie zostały opłacone w terminie, bądź też w celu rozliczenia zwrotu poniesionych kosztów. Nie są to dokumenty równoznaczne z fakturami.
Noty księgowe służą do dokumentowania określonych należności, przy czym należności te nie wynikają bezpośrednio z odpłatnej dostawy towarów czy świadczenia usług, lecz dotyczą innych opłat (np. przeniesienie części kosztów). Podkreślenia wymaga, że dokumenty niebędące fakturami nie są objęte obowiązkiem ich wystawiania poprzez KSeF. Ich przygotowanie następuje na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości.
Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe, m.in. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 29.5.2025 r. (0114-KDIP1-3.4012.383.2025.1.AMA), w której wskazano, że:
Z obowiązujących przepisów dotyczących KSeF ani z przepisów, które wejdą w życie 1 lutego 2026 r. nie wynika, aby przy użyciu KSeF wystawiane musiały być noty księgowe typu noty obciążeniowe. Wynika to z faktu, że dokumenty te nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy.
