Zeskanowanie dokumentu i opatrzenie go podpisem elektronicznym służy jedynie formie przekazania do KRS (art. 19e ust. 3 ustawy o KRS). Uchwała sporządzona i podpisana odręcznie, w dniu odręcznego podpisania przez wspólników jest podjęta z chwilą złożenia podpisów (data uchwały).
Przepis art. 19e ust. 3 ustawy o KRS stanowi, że: „Do zgłoszenia uchwały bądź postanowienia o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i rocznego skonsolidowanego sprawozdania finansowego grupy kapitałowej oraz podziale zysku lub pokryciu straty, jak również dokumentów, o których mowa w w art. 69 ust. 1c, 1d, 3a i 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, a także sporządzonych do dnia 30 września 2018 r. innych dokumentów, o których mowa w art. 69 ust. 1, 1b, 1f, 1g i 3 tej ustawy, można dołączyć ich kopie podpisane w sposób określony w ust. 2”.
Zgodnie z art. 19e ust. 2 ustawy o KRS: „Zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator”.
Z powyższej regulacji jednoznacznie wynika, że podpisanie zgłoszenia nie jest równoznaczne z podpisaniem załączników. W związku z tym należy odróżnić dwie daty:
1) datę uchwały (datę podpisania uchwały przez wspólników) – datę, która zasadniczo odpowiada dacie ujętej w treści uchwały,
2) datę złożenia do KRS w trybie elektronicznym – datę wysłania wniosku/załącznika do KRS (oraz datę opatrzenia załącznika podpisem elektronicznym przez składającego).
