Żadna umowa cywilnoprawna nie kreuje statusu płatnika (podatku, składek ZUS) i podatnika (ubezpieczonego) poprzez przeniesienie go na inną osobę, np. podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie usług biura rachunkowego. Odpowiedzialność w tym zakresie zawsze ponosi podatnik albo ubezpieczony. W przypadku zawartej umowy odpowiedzialność odszkodowawcza jest możliwa poprzez dochodzenie roszczeń na gruncie cywilnoprawnym. Zapisy umowy o współpracę powinny jednak określać przede wszystkim zakres obowiązków stron tej umowy, tzn. nie tylko biura rachunkowego, ale i klienta tego biura. Treść tych zapisów będzie mieć wpływ na zakres możliwego do uzyskania odszkodowania.
Zgodnie z art. 3531 ustawy Kodeks cywilny (dalej: KC), strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
Sformułowana tu zasada swobody kontraktowej, czyli zasada swobody zawierania umów, ma zastosowanie także w przypadku umowy zawieranej między podatnikiem i biurem rachunkowym. Szczególną uwagę trzeba tu zwrócić na zapisy umowy dotyczące wzajemnych praw, a w zasadzie obowiązków stron takiej umowy.
Trzeba bowiem podkreślić, że odpowiedzialność biura rachunkowego nie zawsze będzie oczywista i bezsporna. Wiele zależy od prawidłowego wywiązywania się klienta z obowiązku dostarczania biuru rachunkowemu niezbędnych dokumentów, a przede wszystkim informacji mających wpływ na zakres rozliczeń z fiskusem oraz z ZUS.
Odnosząc się do pytania, jakiekolwiek zapisy w umowie o współpracy między biurem rachunkowym i jego klientem nie spowodują, że to biuro będzie odpowiedzialne przed organami podatkowymi i ZUS.
Jednak przyjmuje się, że umowa taka powinna:
Po pierwsze, zawierać informacje o posiadanej przez biuro polisie ubezpieczeniowej OC. Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem, że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:
1) mają pełną zdolność do czynności prawnych;
2) nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości (dalej: RachunkU).
Przedsiębiorcy tacy są obowiązani do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (art. 76h ust. 1 RachunkU).
Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, o którym mowa w art. 76a ust. 1 Rachunku, obejmuje:
1) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
2) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
3) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
4) sporządzanie sprawozdań finansowych;
5) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Po drugie, w umowie trzeba określić zasady dochodzenia odszkodowania w razie naruszenia zapisów umowy skutkujących powstaniem szkody u klienta biura rachunkowego.
Po trzecie, niezwykle ważne jest określenie w umowie obowiązków stron umowy, tzn. biuro powinno zobowiązać się do terminowego i prawidłowego dokonywania umówionych rozliczeń. Natomiast, co bardzo ważne, klient powinien zobowiązać się do terminowego dostarczania określonych w umowie dokumentów i informacji. W umowie trzeba określić ten termin, ale też skutki naruszeń ze strony klienta. Niestety, często nieprawidłowości w rozliczeniach dokonywanych przez biuro są skutkiem uporczywego niewywiązywania się klienta z ciążącego na nim obowiązku w zakresie dostarczania umówionych dokumentów i braku informowania o istotnych kwestiach mających wpływ na prawidłowość tych rozliczeń.
Klient biura musi się liczyć z tym, że uporczywe i przez to niepoważne często uchylanie się przez niego od określonych w umowie obowiązków będzie miało wpływ na zakres i wysokość odszkodowania w razie szkody wynikłej z błędnych rozliczeń wobec fiskusa i ZUS. Biuro rachunkowe nie może ponosić odpowiedzialności za takie zachowania klienta, co także powinno znaleźć swój ślad w zawartej umowie o współpracę. Warto wprowadzić do umowy zapisy dotyczące takiej sytuacji.
Przypominam też, że podstawą żądania przez klienta naprawienia szkody jest odpowiedzialność biura rachunkowego istniejąca na gruncie cywilnoprawnym, tzn. z art. 471 KC. Wynika z tego przepisu, że dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi. Ważny jest więc zakres określonej odpowiedzialności wynikający z zawartej umowy.
Przepis ten określa więc przesłanki odpowiedzialności kontraktowej (czyli określonej w umowie) z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania umownego, przewidując, iż dla zaistnienia takiej odpowiedzialności niezbędne jest łączne spełnienie trzech przesłanek, tzn.:
1) okoliczność niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez dłużnika (tu: biura rachunkowego);
2) fakt zaistnienia szkody w majątku wierzyciela (tu: klienta);
3) istnienie związku przyczynowego między niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązaniem przez dłużnika i szkodą jaką poniósł wierzyciel, co powinno wynikać z treści umowy.
Oczywiście ciężar udowodnienia, że odpowiedzialność za szkodę klienta ponosi biuro rachunkowe ciąży na kliencie, który zgodnie z art. 6 KC ma ten obowiązek, gdyż z wniesionego powództwa do sądu wywodzi skutki prawne, tzn. domaga się odszkodowania za szkodę, którą poniósł. Proszę też pamiętać, że w postępowaniu cywilnym strony są obowiązane wskazywać dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne. Sąd może też dopuścić dowód niewskazany przez stronę (art. 232 Kodeksu postępowania cywilnego).
Zwracam uwagę na wyrok jednego z sądów okręgowych, który uznał za niedostateczne udowodnienie winy biura rachunkowego za szkodę klienta, ponieważ klient wnosił o odszkodowania za czynność doradztwa (zaniechaną), która nie była przedmiotem umowy między nim a biurem rachunkowym. Odmówił tym samym uznania, że biuro ponowi odpowiedzialność za szkodę (zob. wyr. Sądu Okręgowego w Szczecinie z 21.10.2016 r., II Ca 461/16).
