W księgach rachunkowych można prowadzić ewidencję magazynową towarów i ujmować ją jako koszty w dacie sprzedaży. Możliwe jest tez odpisywanie ich w koszty w dacie nabycia, ale wtedy konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji nie później niż na dzień bilansowy, a także ustalenie stanu takich zapasów i dokonanie korekty kosztów.
Zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki, uwzględniając rodzaj i wartość poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych posiadanych przez jednostkę, podejmuje decyzję o stosowaniu jednej z następujących metod prowadzenia kont ksiąg pomocniczych dla tych grup składników:
1) ewidencję ilościowo–wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,
2) ewidencję ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych; wartość stanu wycenia się przynajmniej na koniec okresu sprawozdawczego, za który następują rozliczenia z budżetem z tytułu podatku dochodowego, dokonane na podstawie danych rzeczywistych,
3) ewidencję wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,
4) odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.
Zatem mamy różne możliwości prowadzenia (lub braku prowadzenia) ewidencji towarów.
Wybór metody powinien uwzględniać potrzebę sprawowania kontroli nad towarami (np. monitorowania stanów magazynowych) oraz pracochłonność prowadzenia ewidencji.
Jeśli kierownik zdecyduje się na prowadzenie ewidencji, to wówczas towary w chwili sprzedaży stają się kosztem.
Jeśli natomiast kierownik zdecyduje się na odpisywanie w koszty w dacie zakupu, to konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji i korygowanie kosztów nie później niż na dzień bilansowy. Warto zaznaczyć, iż przepisy ustawy o rachunkowości wymagają dokonywania inwentaryzacji i korekty kosztów nie później niż na koniec roku. Natomiast interpretacje podatkowe wskazują, iż należy ją również przeprowadzać na potrzeby ustalania zaliczki na podatek dochodowy.
