Kaucję zapłaconą za butelki/opakowania, które objęte są systemem kaucyjnym, należy ująć u kupującego na koncie rozrachunkowym, np. „Pozostałe rozrachunki”, w analityce „Kaucje zapłacone”, a nie bezpośrednio w kosztach. Jeżeli opakowania nie zostaną zwrócone i kaucja nie zostanie odzyskana, saldo będzie należało spisać w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, po odpowiednim udokumentowaniu przyczyn braku zwrotu.
W momencie zakupu napojów/towarów w opakowaniach kaucyjnych, wartość towarów należy zaksięgować na zasadach ogólnych, natomiast kwotę kaucji należy wyodrębnić jako należność z tytułu kaucji. Przykładowo:
1) Wn „Pozostałe rozrachunki” – analityka: kaucje zapłacone/rozliczenie kaucji,
2) Ma „Rozrachunki z dostawcami”.
Zapłatę kaucji dostawcy ujmuje się następująco:
1) Wn „Rozrachunki z dostawcami”,
2) Ma „Rachunek bankowy”.
Jeżeli opakowania zostaną zwrócone i jednostka odzyska kaucję, księgowanie zwrotu może być następujące:
1) Wn „Kasa” lub „Rachunek bankowy”,
2) Ma „Pozostałe rozrachunki” – kaucje zapłacone.
Jeżeli natomiast butelki/opakowania zostały zniszczone, zagubione lub zabrane i jednostka nie może już odzyskać kaucji, kaucja traci charakter aktywa. W takim przypadku należy sporządzić dowód wewnętrzny, np. protokół utraty/zniszczenia opakowań albo notatkę służbową, zawierające liczbę opakowań, wartość kaucji, przyczynę braku zwrotu oraz akceptację osoby odpowiedzialnej. Na tej podstawie saldo należy spisać jako:
1) Wn „Pozostałe koszty operacyjne”,
2) Ma „Pozostałe rozrachunki” – kaucje zapłacone.
Nie jest to typowe „zużycie materiałów i energii”, ponieważ jednostka nie zużywa materiału ujętego w zapasach, lecz traci należność z tytułu zwrotnej kaucji. Wartość niezwróconej kaucji nie podwyższa również ceny nabycia towarów, ponieważ jednostka w momencie zakupu towarów nie nabywa opakowań, lecz nabywa prawo do odzyskania kaucji.
Jeżeli jednostka odsprzedaje napoje kontrahentom i pobiera od nich kaucję, pobraną kaucję należy ująć jako:
1) Wn „Kasa” lub „Rozrachunki z odbiorcami”,
2) Ma 24 „Pozostałe rozrachunki” – kaucje pobrane.
Jeżeli kontrahent nie zwróci opakowania, pobrana kaucja może zostać wykorzystana na potrzeby rozliczenia kaucji zapłaconej dostawcy:
1) Wn „Pozostałe rozrachunki” – kaucje pobrane,
2) Ma „Pozostałe rozrachunki” – kaucje zapłacone.
W takim wariancie kwoty kaucji nie wpływają na wynik finansowy jednostki.
