W okresie zawieszenia działalności gospodarczej przedsiębiorca może zostać poddany kontroli, także przez ZUS. O możliwości przeprowadzenia kontroli przez ZUS decyduje okres 5-letni okres przedawnienia, z uwzględnieniem zasad przerywania oraz zawieszania biegu terminu przedawnienia. Przez 5 lat trzeba też przechowywać dokumenty dotyczące rozliczeń z ZUS.
W odniesieniu do możliwości kontrolowania przez ZUS przedsiębiorcy będącego płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne, który zawiesił działalność, to z uwzględnieniem przepisów ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych regulujących zasady prowadzenia kontroli przez ZUS, kluczowe tu znaczenie ma art. 92a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: SysUbSpołU), zgodnie z którym, do kontroli płatnika składek będącego przedsiębiorcą stosuje się przepisy rozdziału 5 ustawy Prawo przedsiębiorców (dalej: PrPrzed), który zatytułowano „Ograniczenia kontroli działalności gospodarczej”. Wynika z niego m.in., że kontrola działalności gospodarczej przedsiębiorców jest przeprowadzana na zasadach określonych w ustawie Prawo Przedsiębiorców, chyba że zasady i tryb kontroli wynikają z ratyfikowanych umów międzynarodowych albo bezpośrednio stosowanych przepisów prawa UE (art. 45 ust. 1 PrPrzed).
Jeżeli chodzi o przedsiębiorców w trakcie zawieszenia działalności, to — zgodnie z art. 25 ust. 2 pkt 7 PrPrzed — w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą.
Oznacza to, że zawieszenie działalności gospodarczej nie uniemożliwia przeprowadzenia kontroli u przedsiębiorcy, także kontroli prowadzonej przez ZUS. Kontrolę wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych uregulowano w rozdziale 10 SysUbSpołU, w przepisach art. 86—97 SysUbSpołU.
Jeżeli chodzi o czasowe ograniczenie możliwości kontrolowania płatnika składek, przepisy przewidują tu 5-letni okres przedawnienia. Zgodnie z art. 24 ust. 4 SysUbSpołU należności z tytułu składek co do zasady ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. Bieg terminu tego przedawnienia ulega przerwaniu albo zawieszeniu na zasadach określonych w art. 24 ust. 5—6 SysUbSpołU.
Ważne
Warto przypomnieć kwestię terminu przedawnienia należności składkowych, którą opisał w jednym z wyroków Naczelny Sąd Administracyjny, a który wynosił 10 lat: „Zasady przedawnienia należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne wynikają z regulacji art. 24 ust. 4—6 [SysUbSpołU]. Od 1 stycznia 2003 r. do 31 grudnia 2011 r. termin przedawnienia należności z tytułu składek wynosił 10 lat, licząc od dnia, w którym stały się one wymagalne, przy czym określone ustawowo okoliczności mogły wpłynąć na bieg terminu przedawnienia. Od 1 stycznia 2012 r. weszły w życie przepisy […] zmieniające brzmienie art. 24 ust. 4 [SysUbSpołU, który w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2012 r. stanowi, że] należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat. Należy jednak podkreślić, iż zgodnie z art. 27 ustawy z [16.9.2011 r.] o redukcji niektórych obowiązków obywateli i przedsiębiorców do przedawnienia należności z tytułu składek, którego bieg rozpoczął się przed 1 stycznia 2012 r., stosuje się [5 letni okres przedawnienia], z tym że bieg przedawnienia rozpoczyna się od 1 stycznia 2012 r.” [uzup. Autor]. Wyr. NSA z 5.2.2025 r., I GSK 1144/21.
Oznacza to, że obecnie przedawnienie należności składkowych ma miejsce po upływie 5 lat licząc od dnia, w którym dana należność stała się wymagalna, z uwzględnieniem przerwania lub zawieszenia biegu terminu przedawnienia. Wymagalność opłaty następuje zaś w każdym miesiącu, w którym płatnik albo ubezpieczony ma obowiązek obliczyć należność w i wpłacić ją na rzecz ZUS. Zaleca się, aby podmioty zobowiązane do rozliczania należności wobec ZUS na bieżąco monitorowały wywiązywanie się z tych obowiązków, a ewentualne problemy starały się rozwiązywać np. poprzez zawierane z ZUS porozumienia określające zasady spłacania zaległości z tytułu składek.
Ważne
Kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej przez ZUS jednostki organizacyjnej ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego (art. 47 ust. 3c SysUbSpołU).
