Jak od 1 stycznia 2022 r. ustalać, czy pracownik ma zapewnioną minimalną płacę

W 2022 r. pracownik na pełnym etacie powinien zarabiać co najmniej 3010 zł brutto (o 210 zł więcej niż w 2021 r.), a niepełnoetatowy – nie mniej niż proporcjonalną część tej stawki, obliczoną adekwatnie do liczby godzin do przepracowania w danym miesiącu. Przykładowo minimalna płaca dla pracownika zatrudnionego na:

1) ½ etatu w styczniu 2022 r. wyniesie 1504,80 zł (3010 zł : 152 godz. = 19,80 zł x 76 godz.), a w lipcu – 1505,28 zł (3010 zł : 168 godz. = 17,92 zł x 84 godz.),

2) ¾ etatu w lutym 2022 r. to 2257,20 zł (3010 zł : 160 godz. = 18,81 zł x 120 godz.), a w lipcu – 2257,92 zł (3010 zł : 168 godz. = 17,92 zł x 126 godz.).

Wzrost minimum ustawowego nie oznacza podwyżki wynagrodzenia zasadniczego każdego zatrudnionego na podstawie stosunku pracy. Nie tylko ono wchodzi bowiem w skład minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy zarobkach wieloskładnikowych podwyżka może nie być potrzebna, ale to zależy od rodzaju i wysokości tych składników.

Co uwzględniać, co pomijać
Ustalając, czy pracownik ma zagwarantowane minimum ustawowe, pracodawca powinien zsumować przysługujące mu składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, które zostały zaliczone do wynagrodzeń osobowych przez Główny Urząd Statystyczny. Musi jednak pominąć niektóre z nich – patrz tabela. Lista wyłączeń od 2020 r. zawiera dodatek za staż pracy, przez który – na gruncie regulacji o płacy minimalnej – należy rozumieć dodatek do wynagrodzenia przysługujący pracownikowi z tytułu osiągnięcia ustalonego okresu zatrudnienia, na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę. Ta definicja była konieczna, ponieważ w przepisach są stosowane różne nazwy dla takiego dodatku (np. za wieloletnią pracę, za długoletnią pracę, za wysługę lat) oraz obowiązują różne zasady jego przyznawania i wypłacania.

Listy elementów płacowych przyjmowanych i pomijanych przy ustalaniu minimalnego wynagrodzenie za pracę pracownika  

*Lista ma charakter otwarty, co oznacza, że jeśli pracodawca ustanowił inne elementy płacowe, które tutaj nie są wymienione i nie są objęte wyłączeniami, powinien je uwzględnić przy ustalaniu minimalnego wynagrodzenia konkretnego pracownika; por. https://stat.gov.pl/metainformacje/slownik-pojec/pojecia-stosowane-w-statystyce-publicznej/608,pojecie.html

** Lista ma charakter zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może wyłączać z minimalnego wynagrodzenia pracownika innych elementów płacowych niż w niej zawarte

Kiedy uzupełniać wynagrodzenie
Wynagrodzenie pracownika powinno być tak ustalone, aby odpowiadało minimum ustawowemu. Dotyczy to płacy jednoskładnikowej (wynagrodzenie zasadnicze) oraz wieloskładnikowej (płaca zasadnicza i inne elementy, np. prowizja, premia, dodatek funkcyjny). Jeżeli jest określone poniżej minimalnego wynagrodzenia za pracę, musi być do jego wartości uzupełnione (nie mylić z wyrównaniem, o którym  poniżej). Taka czynność nie może być jednak wykonywana przez pracodawcę w każdym miesiącu. Wskazywałaby bowiem na niewłaściwe ukształtowanie wynagrodzenia. W efekcie może interweniować inspekcja pracy, która kontroluje przestrzeganie przez pracodawcę przepisów o wynagrodzeniach za pracę i innych świadczeniach związanych ze stosunkiem pracy. Z art. 282 § 1 pkt 1 KP wynika, że pracodawca, który nie wypłaca pracownikowi wynagrodzenia za pracę w ustalonym terminie albo je bezpodstawnie zaniża, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Grozi mu za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Jak dokonywać wyrównania
Wyrównywanie wynagrodzenia do poziomu minimalnej płacy powinno mieć miejsce tylko w warunkach i na zasadach określonych prawem. Ma przebiegać w sposób opisany poniżej.
Krok 1. Sprawdzanie powodów niższej pensji niż minimalna
Terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład czasu pracy – to dwie wyłączne przyczyny powstania różnicy między wynagrodzeniem pracownika a minimum ustawowym, które uruchamiają obowiązek wyrównania. Jeśli jedna z nich wystąpi w danym miesiącu, pracodawca będzie musiał wypłacić pracownikowi tę różnicę po ustaleniu, że suma jego składników płacowych i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, uwzględnianych w minimum ustawowym jest od niego niższa.
Pracodawca nie ma obowiązku wyrównywania pensji w miesiącach, w których wynagrodzenie pracownika jest niższe od minimalnego z innych powodów niż wymienione wyżej, np. ze względu na korzystanie przez niego ze zwolnienia lekarskiego, przebywanie na urlopie bezpłatnym czy zawarcie albo rozwiązanie umowy o pracę w trakcie miesiąca.
Krok 2. Obliczanie wyrównania w zależności od formy wynagradzania
Gdy pracownik jest wynagradzany na podstawie miesięcznych stawek wynagrodzeń i nie przysługuje mu wynagrodzenie za pełny miesięczny wymiar czasu pracy, pracodawca będzie musiał naliczyć wyrównanie za każdą godzinę pracy. W tym celu:
• dzieli minimalne wynagrodzenie za pracę przez liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu w ramach pełnego wymiaru czasu pracy; stawka będzie taka sama również dla pracowników niepełnoetatowych,
• ustala stawkę za godzinę pracy, dzieląc wynagrodzenie pracownika w danym miesiącu przez liczbę godzin do przepracowania w tym miesiącu,
• określa różnicę stawek, odejmując od minimalnej stawki godzinowej stawkę za godzinę pracy pracownika,
• mnoży różnicę stawek przez liczbę przepracowanych godzin.

Krok 3. Termin wypłaty
Jeśli pracodawca ma obowiązek wypłaty wyrównania, powinien to uczynić za okres danego miesiąca łącznie z wypłatą wynagrodzenia.