Formularze zostały przyjęte w ramach wywiązywania się przez Radę ze zobowiązania podjętego na posiedzeniu w kwietniu ubiegłego roku, gdy podjęto się usprawniania systemu rozwiązywania spraw związanych z naruszeniami transgranicznymi. Jak podaje nowa Przewodnicząca Europejskiej Rady Ochrony Danych, Anu Talus, szablony powstały w ramach „zacieśniania współpracy w zakresie egzekwowania przepisów pomiędzy organami danych”. Ma to ułatwić transgraniczną wymianę informacji o skargach pomiędzy krajowymi organami ochrony danych osobowych, a tym samym, jak dodaje Talus, „skuteczniej rozwiązywać sprawy transgraniczne”.
Formularz skargi podzielony jest na cztery części i uwzględnia zarówno różnice w praktyce, jak i w przepisach różnych krajów. Wśród podstawowych informacji, które należy zawrzeć w formularzu znajdują się: osoba wypełniająca (skarga dotyczy mnie osobiście/opiekun prawny/ organ lub organizacja działająca w imieniu osób, których dane dotyczą), dane kontaktowe osoby, której dane dotyczą (imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres e-mail, numer telefonu, numer dowodu osobistego lub paszportu), dane kontaktowe przedstawiciela prawnego lub organizacji działających w imieniu osoby, której dane dotyczą, przedmiot skargi (powody, fakty w porządku chronologicznym, domniemane naruszenie RODO oraz oczekiwany środek podjęty przez organ). Na poparcie skargi w formularzu należy także w miarę możliwości załączyć dokumenty potwierdzające roszczenie, takie jak: kopia istotnej korespondencji z podmiotem, którego dotyczy skarga, wszelkie wiadomości e-mail lub wiadomości tekstowe, zdjęcia, zrzuty ekranu, opinie biegłych, zeznania świadków, raporty z inspekcji oraz wszystko to, co mogłoby potwierdzić naruszenie.
Opracowany przez EROD wzór potwierdzenia odbioru skargi ma służyć składającemu skargę jako kanał informacyjny o podejmowanych przez organ krokach i środkach prawnych w sprawie. We wzorze potwierdzenia znajduje się informacja „Przeprowadzona zostanie wstępna ocena skargi w celu ustalenia jej dopuszczalności. Jeśli skarga zostanie uznana za niedopuszczalną, zostanie Pan/Pani poinformowany/a o przyczynach takiej decyzji. Jeśli skarga jest dopuszczalna, możemy, w razie potrzeby, zażądać dodatkowych informacji przed wszczęciem postępowania wyjaśniającego”. Potwierdzenie stanowi także realizację zasady skutecznego dostępu do sądowego środka odwoławczego, ze względu na zawarte w formularzu sformułowanie o pouczeniu użytkownika o „postępach i wynikach rozpatrywania skargi, w tym o możliwości rozpatrywania skargi, w tym o możliwości skorzystania z sądowego środka ochrony prawnej, zgodnie z art. 77(2) RODO”.
Źródła:
https://edpb.europa.eu/news/news/2023/edpb-adopts-template-complaint-form-and-final-version-recommendations-application_en
https://edpb.europa.eu/system/files/2023-06/edpb_20230620_templatecomplaintform_0.pdf
