Nie, wystawiony przez zleceniobiorcę rachunek nie może być podstawą zaewidencjonowania w PKPiR kosztu uzyskania przychodów.

Uzasadnienie

Podstawą ewidencjonowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów są dowody księgowe, wymienione w § 11-13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (dalej: PodKsPiRR). W myśl tych przepisów dowodami księgowymi są, m.in.,:

  1. faktury, faktury RR, rachunki oraz dokumenty celne, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach (§ 11 ust. 3 pkt 1 PodKsPiRR),
  2. inne dowody opłat oraz dokumenty zawierające co najmniej (§ 12 pkt 5 PodKsPiRR):
  3. wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  4. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  5. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  6. podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

– oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi, dokonanymi na jego podstawie.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów generalnie uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaewidencjonowania kosztu w PKPiR.

Wydawać więc by się mogło, że wystawiony przez zleceniobiorcę rachunek jest wystarczającą podstawą do ujęcia wydatku z tytułu wykonanej usługi za koszt uzyskania przychodów.

Tymczasem, mając na względzie słowa Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który w swojej interpretacji indywidualnej z dnia 29 października 2019 r., nr 0114-KDIP3-2.4011.431.2019.2.AC, stwierdził: „(…) każdy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej”, należy zauważyć, że wydatki poniesione w związku z rozliczeniem się ze zleceniobiorcą (również i wykonawcą umowy o dzieło) są wynagrodzeniem z tytułu umowy zlecenia (o dzieło), a to oznacza, że ogólna zasada momentu ujęcia kosztu w PKPiR nie znajduje tu zastosowania.

Więcej praktycznych wyjaśnień po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Przetestuj. Sprawdź

Moment ujęcia wynagrodzenia w kosztach uzyskania przychodów określa art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU). Zgodnie z tym przepisem za koszt uzyskania przychodów nie uważa się niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji wypłat, świadczeń oraz innych należności z tytułu, m.in., umowy zlecenia lub umowy o dzieło. Oznacza to, że należność wynikająca z wystawionego przez zleceniobiorcę rachunku będzie mogła zostać uznana za koszt podatkowy zleceniodawcy wyłącznie w dacie jej realizacji (zapłaty za rachunek).

Powyższe oznacza, że wystawiony rachunek nie może być podstawą zaewidencjonowania kosztu.

Pozostaje więc, na podstawie § 12 pkt 5 PodKsPiRR, ustalić inny sposób ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów.

Moim zdaniem najlepszy dokumentem będzie dowód poniesienia opłaty bankowej. Dowód taki jest „Potwierdzeniem wykonania operacji”, wystawionym przez bank lub bezpośrednio pobranym przez podatnika w formie elektronicznej. Bankowe potwierdzenie wykonania operacji wypełnia prawie wszystkie elementy dowodu księgowego, o których mowa w § 12 pkt 5 PodKsPiRR. Brakuje tylko podpisu podatnika. Podatnik więc powinien uzupełnić ten dokument o własnoręczny podpis.

Jeżeli jednak podatnik, dokonując przelewu bankowego, nie umieści na nim wszystkich danych, o których mowa w § 12 pkt 5 PodKsPiRR (wymienionych wyżej), wówczas powinien sporządzić odrębny dowód z wyszczególnieniem wszystkich danych (nazywając go, np. „dowodem księgowym”), który będzie stanowił podstawę zaewidencjonowania kosztu w PKPiR, dołączając do niego bankowe potwierdzenie wpłaty.

Wielu interpretatorów prawa podatkowego twierdzi, że wystarczającym dowodem dokonania wpłaty bankowej jest wyciąg bankowy. Moim zdaniem wyciąg nie może stanowić dowodu księgowego, ponieważ nie zawiera wszystkich danych, o których mowa w § 12 pkt 5 PodKsPiRR.

Więcej treści podatkowych po zalogowaniu. Nie posiadasz dostępu? Przetestuj. Sprawdź

Jedynym przypadkiem, kiedy otrzymany przez podatnika, od zleceniobiorcy, rachunek może być podstawą do zaewidencjonowania kosztu podatkowego jest sytuacja, kiedy należność zostanie wypłacona wystawcy rachunku w gotówce. Wówczas zleceniobiorca powinien na rachunku własnoręcznym podpisem potwierdzić fakt otrzymania gotówki, z wyraźnym oznaczeniem daty jej otrzymania. Datą uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów będzie data wypłacenia należności zleceniobiorcy.

Warto, na zakończenie, dodać, że należne zleceniobiorcy wynagrodzenie należy zaewidencjonować w kol. 12 księgi – „wynagrodzenia w gotówce i w naturze”.