Komentowana zmiana obejmuje skierowany do konsultacji społecznych 11.5.2022 r. projekt rozporządzenia MRiPS zmieniającego rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej stanowi wykonanie upoważnienia ustawowego zawartego w art. 775 § 2 KP. Zgodnie z tym przepisem to minister odpowiedzialny za resort pracy w ramach rozporządzenia określa między innymi wysokość należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Najważniejsze to określenie wysokości diety za podróż służbową zarówno w Polsce jak i za granicą (w tym przypadku również walutę).
Obecnie wysokość i warunki ustalania należności za podróże służbowe dla pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej reguluje rozporządzenie MPiPS z 29.1.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Od prawie 10 lat wysokość obowiązującej diety wynosi za każdy dzień 30 zł. Przez cały ten okres nie była ona zmieniona.
Wysokość diety za podróże służbowe odnosi się przede wszystkim do pracowników sfery budżetowej (państwowej i samorządowej), ale również żołnierzy, funkcjonariuszy oraz pracowników zatrudnionych u innych pracodawców w sektorze prywatnym.
Zgodnie z przepisami pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalać we własnym zakresie warunki wypłacania pracownikom należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza jego granicami w drodze postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę (art. 775 § 3 KP). Obowiązujące u danego pracodawcy regulacje mogą przewidywać inne warunki zwrotu należności za podróże służbowe, niż wynikające z przepisów mających zastosowanie do wypłacania należności za podróże służbowe pracowników sfery budżetowej, z tym jednak, że nie mogą one ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika sfery budżetowej, w praktyce to oznacza, że zarówno w sektorze państwowym (tu stosujemy wprost rozporządzenie i jest to 30 zł) jak i sektorze prywatnym minimalna dieta wynosi obecnie 30 zł za każdą dobę w podróży służbowej.
Tylko w sytuacji kiedy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa nie zawiera postanowień, o których mowa wyżej, pracownikowi przysługują – zgodnie z art. 775 § 5 Kodeksu pracy – należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia.
Wysokości diety z tytułu podróży służbowej a zwolnienia podatkowe
Zmiana wysokości diety z tytułu podróży służbowej wiąże się także ze zwolnieniami podatkowymi. W świetle bowiem przepisów odrębnych, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika:
- są wolne od podatku dochodowego (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.),
- nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe
(§ 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia MPiPS z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. z 2017 r. poz. 1949 ze zm.),
do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.
Do wysokości należności określonych przepisami rozporządzenia MPiPS odwołują się także inne zwolnienia od podatku dochodowego, w tym:
- diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych),
- dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy (art. 21 ust. 1 pkt 18 ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Ponadto, koszty uzyskania przychodów stanowią wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy z 26.7.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).
Resort pracy wskazuje, że przy obliczeniu wysokości diety uwzględniono średnioroczny wskaźnik cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem w latach 2013–2021, a także prognozowaną inflację na 2022 rok. O zmianę wysokości diety apelowali przedstawiciele pracodawców i strony społecznej. W projekcie rozporządzenia podwyższono stawkę diety z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju o 8 zł, tj. do 38 zł.
Wysokość diety na podróże służbowe a inne świadczenia
Wysokość diety na podróże służbowe wpływa również na inne świadczenia:
- ryczał na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej wyniesie po podwyżce 7,60 zł – obecnie wynosi 6 zł;
- ryczał za nocleg wynosić będzie 57 zł po podwyżce – obecnie wynosi 45 zł;
- zwrot udokumentowanych kosztów noclegu będzie następował w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, maksymalnie do kwoty 760 zł – obecnie wynosi maksymalnie 600 zł.
Od kiedy nowe przepisy?
Zgodnie z zaprezentowanym projektem rozporządzenie wejdzie w życie pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu ogłoszenia. Projekt nie przewiduje przepisów przejściowych co oznacza, że nowe stawki będą obowiązywały już w kolejnym miesiącu licząc miesiąc ogłoszenia w Dz.U.
