Jeśli w aktach osobowych byłego pracownika nie znajduje się świadectwo pracy, z którego pracodawca mógłby – na wniosek zainteresowanego – sporządzić kopię, pracodawca powinien przygotować nowy dokument. Należy go sporządzić na obowiązującym obecnie wzorze świadectwa pracy, opatrzyć aktualną datą i przekazać byłemu pracownikowi. Kopia tego dokumentu (lub drugi egzemplarz o tożsamej treści) powinna zostać włączona do akt osobowych pracownika.
W przypadku ustania stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, dokumentujące przebieg zatrudnienia u danego pracodawcy oraz umożliwiające ustalenie uprawnień pracowniczych. Obowiązek ten istnieje od wejścia w życie Kodeksu pracy, tj. od 1.1.1975 r., choć jego szczegóły ulegały modyfikacjom (np. w zakresie wydawania cząstkowych świadectw pracy w przypadku zatrudnienia terminowego). Niezmienna pozostaje jednak zasada, że świadectwo pracy musi zostać wydane każdemu pracownikowi po zakończeniu zatrudnienia.
W opisanym przypadku, z treści pytania wynika, że w aktach osobowych pracownika nie ma świadectwa pracy, mimo że stosunek pracy zakończył się około 40 lat temu. Z tego względu można przypuszczać, że pracodawca nie ma pewności czy świadectwo pracy zostało wydane i np. uległo zniszczeniu lub zagubieniu (mogło także zostać omyłkowo umieszczone w innych aktach osobowych), czy też w ogóle nie zostało wydane. Gdyby świadectwo pracy znajdowało się w aktach, wystarczające byłoby wydanie jego kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem (na wniosek byłego pracownika). W przypadku jego braku, należy sporządzić nowe świadectwo pracy na aktualnie obowiązującym formularzu i z bieżącą datą.
Gdyby okazało się, że zgromadzona dokumentacja nie pozwala na wypełnienie wszystkich rubryk, w obecnie stosowanym druku świadectwa pracy (np. jest niekompletna, uległa zniszczeniu), pracodawca powinien umieścić w danej rubryce informację, że nie dysponuje danymi, które umożliwiają jej prawidłowe wypełnienie.
