Umowa podnajmu a refakturowanie kosztów mediów

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 6 PDOFizU źródłami przychodów są: najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą. Jest to tzw. najem prywatny, który obecnie może być opodatkowany tylko w formie ryczałtu (art. 6 ust. 1a RyczałtU).

Podatnik, który zawiesił działalność gospodarczą, może uzyskiwać przychód z tzw. najmu prywatnego i nie powoduje to konieczności odwieszenia działalności gospodarczej, jeśli ta nieruchomość nie ma związku z zawieszoną działalnością.

Natomiast świadczenie usług najmu prywatnego wypełnia w świetle przepisów ustawy o podatku od towarów i usług definicję działalności gospodarczej, jeżeli jest wykonywane w sposób ciągły do celów zarobkowych, bez względu na to, czy najem jest prowadzony w ramach zarejestrowanej działalności gospodarczej, czy jako odrębne źródło przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych (interpretacja Dyrektora KIS z 25.1.2024 r., 0114-KDIP1-3.4012.714.2023.1.PRM). Zatem podnajmujący może być albo zwolniony podmiotowo na podstawie art. 113 ust. 1 VATU i wówczas w przypadku refakturowania będzie wystawiał fakturę ze zwolnieniem (płatność od spółki dostanie bez VAT), albo musi się zarejestrować na potrzeby VAT, wtedy refakturuje faktury za media według naliczonych stawek. Przy czym trzeba pamiętać, że nie wszystkie media można refakturować ze stawką zwolnioną, jeśli wśród mediów jest np. faktura za gaz to – chcąc ją refakturować – musi się zarejestrować do VAT, bowiem zgodnie z art. 113 ust. 13 pkt 1 lit. b VATU zwolnienia podmiotowego nie stosuje się do podatników dokonujących dostaw towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem m.in. energii elektrycznej (CN 2716 00 00).

Co do rozliczenia między stronami wydatków za media, to skoro w umowie podnajmu strony ustaliły, że ponosi je podnajemca, a osoba fizyczna wynajmującą tylko pośredniczy w zapłacie za faktury za media (na nią są faktury), to zwrot tych wydatków ciąży na spółce na podstawie refaktur od najemcy. Pojęcie refakturowania nie jest zdefiniowane w przepisach podatkowych. Refaktura powinna być odzwierciedleniem faktury od dostawcy mediów. Jednak jeśli refakturujący (tu: najemca) jest podatnikiem zwolnionym, nie może wystawić faktury z VAT, więc albo się zarejestruje na potrzeby VAT, albo wystawi refakturę ze zwolnieniem. Zarejestrowania na potrzeby VAT podatnik musi dokonać przed wystawieniem refaktury.

W przypadku zawieszonej działalności gospodarczej, jeśli podatnik podnajmuje lokal w ramach najmu prywatnego, może nie odwieszać działalności, musi jednak pamiętać o właściwym ewidencjonowaniu VAT.

Wysyłkowa sprzedaż felg i opon a obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej

Stosownie do treści § 4 ust. 1 pkt 1 lit. g KasRejR: „Zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących nie mają zastosowania w przypadku dostawy części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), to jest do:

– ciągników,

– pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą,

– samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo–towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi,

– pojazdów silnikowych do transportu towarów,

– pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych – z wyłączeniem motocykli”.

Zaznaczyć trzeba, że nawias (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80) wskazuje na klasyfikację towaru (części do samochodu). Pojazdy, do których te części pasują (CN 8701–8705), są wymienione opisowo jako doprecyzowanie zakresu wyłączenia.

Felgi do samochodów zaszeregowane zostały w pod symbolem 8708 70 „Koła jezdne oraz ich części i akcesoria”. Z kolei opony samochodowe zaliczane są do grupowania CN 4011 „Opony pneumatyczne, nowe, gumowe” lub 4012 „Opony pneumatyczne bieżnikowane lub używane, gumowe; opony pełne lub z poduszką powietrzną, bieżniki opon, ochraniacze dętek, gumowe”.

W związku z faktem, że klasyfikacja CN 8708 70 (felgi) mieści się w ogólnej kategorii CN 8708, sprzedaż wysyłkowa felg nie będzie objęta żadnym zwolnieniem z rejestrowania w kasie fiskalnej. Towary umiejscowione pod kodem CN 4011 i 4012 (opony) nie są wymienione w katalogu wyłączeń zawartym w § 4 ust. 1 pkt 1 KasRejR. Tym samym sprzedaż opon w systemie wysyłkowym (CN 4011 i 4012), realizowana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych, może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego z kasy, zawartego w poz. 41 załącznika do KasRejR.

Jak wynika z poz. 41 załącznika do KasRejR dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi) jest zwolniona z obowiązku fiskalizacji, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

1) dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub SKOK,

2) z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę zgromadzonych przez podatnika będzie jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła transakcja i na czyją rzecz została dokonana (w tym dane nabywcy, m.in. jego adres).

Podatnik nie ma przy tym obowiązku dokumentowania czynności za pomocą faktury, chyba że żądanie jej wystawienia zgłosi konsument. Fakturę potwierdzającą sprzedaż przedsiębiorca może jednak wystawić z własnej woli i na własne potrzeby ewidencyjne.

Spółka powstała z przekształcenia JDG musi złożyć zgłoszenie identyfikacyjne NIP-8 w ciągu 7 dni od wpisu do KRS

Stan faktyczny

Podatnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą (JDG). W celu uporządkowania struktury organizacyjnej planuje przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością). Spółka przekształcona przejmie część dotychczasowej działalności, w tym również pracowników oraz część zleceniobiorców. Po dokonaniu przeniesienia opisanych obszarów działalności, podatnik zakończy prowadzenie własnej jednoosobowej działalności gospodarczej.

Pytanie podatnika

Podatnik zapytał, czy w związku z planowanym zakończeniem prowadzenia JDG oraz rozpoczęciem działalności w formie spółki z o.o., ciążą na nim obowiązki wynikające z EwidPodU, a jeśli tak, to w jakich terminach powinien je zrealizować. Jego zdaniem, na podatniku ciąży obowiązek dokonania aktualizacji danych identyfikacyjnych (NIP) w terminie 7 dni od zaistnienia zmian.

Stanowisko DKIS

Dyrektor KIS uznał stanowisko podatnika za nieprawidłowe. Wskazał, że wraz z przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. dochodzi do zmiany podatnika. Do dnia przekształcenia (dnia wpisu do KRS) podatnikiem był przedsiębiorca (osoba fizyczna), a od tego dnia podatnikiem staje się spółka (osoba prawna).

Zgodnie z art. 12 ust. 1 EwidPodU, NIP nadany podatnikowi nie przechodzi na następcę prawnego, z pewnymi wyjątkami, które w tej sprawie nie zachodzą.

Nowo powstała spółka wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) powinna złożyć zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających na formularzu NIP-8. Organ podkreślił, że termin na złożenie tego zgłoszenia co do zasady wynosi 21 dni od dnia wpisu do KRS (art. 5 ust. 2c EwidPodU). Jednakże w związku z przejęciem pracowników, spółka stanie się płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne. To z kolei, na podstawie art. 43 ust. 1 i 5c SysUbSpołU, skraca termin na złożenie zgłoszenia NIP-8 do 7 dni od dnia wpisu do KRS.

Organ podkreślił, że przekształcona spółka będzie miała obowiązek złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego w zakresie danych uzupełniających, a nie zgłoszenia aktualizacyjnego. Obowiązek aktualizacji wystąpi dopiero w przypadku zmiany danych zgłoszonych już przez samą spółkę.

Podsumowanie

W wyniku przekształcenia JDG w spółkę z o.o. powstaje nowy podmiot, który mimo bycia następcą prawnym, musi dopełnić własnych obowiązków ewidencyjnych. Przekształcona spółka nie dokonuje aktualizacji danych przedsiębiorcy, lecz składa własne zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających na formularzu NIP-8. Z uwagi na przejęcie pracowników i uzyskanie statusu płatnika składek, ostatecznym terminem na dopełnienie tego obowiązku jest 7 dni od dnia wpisu spółki do KRS.

Rezygnacja z estońskiego CIT – skutki podatkowe

Chociaż w myśl ogólnej zasady „podstawowym” okresem stosowania estońskiego CIT jest okres czterech lat, nic nie stoi na przeszkodzie temu, by spółka zrezygnowała wcześniej. Rezygnacja jest możliwa z końcem roku podatkowego/obrotowego, nawet po pierwszym roku stosowania ryczałtu. Wskazać należy, że rezygnacja z estońskiego CIT powinna być dokonana w zeznaniu CIT–8E złożonym za ostatni rok stosowania ryczałtu. Należy oznaczyć kwadrat „1” w poz. 33 takiego zeznania. Rezygnacja będzie skuteczna z końcem roku, za który składane jest zeznanie z taką informacją. Co istotne – inaczej niż przy wyborze ryczałtu jako formy opodatkowania – prawodawca nie przewidział możliwości skrócenia roku podatkowego wyłącznie w celu zmiany formy opodatkowania.

Podkreślić należy, że rezygnacja z ryczałtu nie oznacza konieczności opodatkowania zysku wypracowanego w okresie stosowania ryczałtu.

Co prawda, w przypadku podatnika, który zakończył opodatkowanie ryczałtem, powstaje dochód odpowiadający sumie zysków netto osiągniętych w okresie stosowania opodatkowania ryczałtem w części, w jakiej te zyski nie były zyskami podzielonymi lub nie zostały przeznaczone na pokrycie straty (dochód z tytułu zysku netto). Jednak w takiej sytuacji samo wystąpienie dochodu nie oznacza automatycznie obowiązku zapłaty podatku. Otóż bowiem, od takiego dochodu podatek będzie płatny po podjęciu uchwały o podziale lub pokryciu wyniku finansowego netto, względnie po rozdysponowaniu takim zyskiem netto w jakiejkolwiek formie (o ile nie wystąpiły wcześniej przesłanki z art. 28t ust. 3 PDOPrU ani sam podatnik nie zdecydował się na zapłatę podatku jednorazowo w kwocie odpowiadającej ryczałtowi należnemu od dochodu z tytułu zysku netto do końca trzeciego miesiąca roku podatkowego następującego po ostatnim roku opodatkowania ryczałtem).

Po zakończeniu stosowania ryczałtu, zysk wypracowany w okresie stosowania estońskiego CIT objęty jest zasadami opodatkowania właściwymi dla ryczałtu od dochodów spółek. Ma to zastosowanie w odniesieniu do wspólników otrzymujących dywidendy z zysku wypracowanego w latach stosowania estońskiego CIT, o ile są to osoby fizyczne. Podkreślić bowiem należy, że po zakończeniu stosowania estońskiego CIT udziały/akcje mogą być zbywane również innym podmiotom, niż osoby fizyczne.

Jeżeli po zakończeniu stosowania ryczałtu spółka rozdysponuje dochód z tytułu zysku netto z okresu stosowania estońskiego CIT, będzie musiała zapłacić podatek dochodowy (estoński CIT). W przypadku wypłaty dywidendy na rzecz osoby fizycznej zostanie zastosowana redukcja PIT zapisana w art. 30a ust. 19 PDOFizU. Obniżenie (redukcja) nie ma zastosowania, jeżeli udziałowcem otrzymującym dywidendę będzie inny podmiot – wówczas zastosowanie może mieć zwolnienie od CIT właściwe ze względu na status udziałowca i inne okoliczności wskazane przez prawodawcę (patrz np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 4.3.2024 r., 0114-KDIP2-1.4010.690.2023.1.MW).

Środki pochodzące z ZFŚS – ujęcie bilansowe i podatkowe

Można zasilić fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) środkami bieżącymi, a także dodatkowymi odpisami z zysku netto ponad obowiązkowy odpis. Kluczowe warunki to:

1) formalne uregulowanie w dokumentacji,

2) faktyczny wpływ środków na wydzielony rachunek ZFŚS, a nie tylko naliczenie odpisów.

Regulamin ZFŚS/wynagradzania powinien zawierać zapis o możliwości dokonywania zwiększeń.

Kosztem bilansowym jest każde zwiększenie ZFŚS – niezależnie od tego, czy wynika ono z odpisu obowiązkowego, czy dobrowolnego.

Odpisy i zwiększenia na ZFŚS mogą być uznane za koszt podatkowy w momencie faktycznego przekazania środków pieniężnych na wydzielony rachunek funduszu, co potwierdzają interpretacje indywidualne Dyrektora KIS (np. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 30.7.2025 r., 0111-KDIB1-2.4010.264.2025.2.AW).

Można zasilić ZFŚS w każdej chwili, również ze środków bieżących. Decyzję taką podejmuje zarząd.

Świadczenie usług księgowych w ramach działalności nierejestrowanej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 Prawa przedsiębiorców nie stanowi działalności gospodarczej działalność wykonywana przez osobę fizyczną, której przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w przepisach ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. Od nowego roku limit będzie liczony kwartalnie.

Z kolei w myśl art. 44 ust. 3 Prawa przedsiębiorców jeżeli z odrębnych przepisów wynika, że wykonywanie działalności gospodarczej wymaga uzyskania koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru działalności regulowanej, do działalności tej art. 5 ust. 1 ustawy o CIT nie stosuje się. Prowadzenie usług księgowych nie jest tego typu działalnością, nie wymaga bowiem koncesji, zezwolenia czy wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Dlatego też świadczenie usług księgowych jest możliwe w ramach działalności nierejestrowanej.

Orzeczenie lekarskie od poprzedniego pracodawcy

Zgodnie z art. 229 § 1¹ pkt 2 Kodeksu pracy wstępnym badaniom lekarskim nie podlegają osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy, jeżeli posiadają aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie i pracodawca ten stwierdzi, że warunki te odpowiadają warunkom występującym na danym stanowisku pracy, z wyłączeniem osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.

Z przepisu tego wynika, że ze wstępnego badania lekarskiego pracownika zwalniają następujące dokumenty:

Z przepisów wynika, że pracownik otrzymuje skierowanie na badania lekarskie w dwóch egzemplarzach, jedno przekazuje w trakcie badania medycyny pracy, a drugie pozostaje w jego dyspozycji (§ 4 ust. 1a BadLekR). Orzeczenie lekarskie pracownik także otrzymuje w dwóch egzemplarzach, jeden powinien otrzymać pracodawca, a drugi zachowuje pracownik (§ 3 ust. 4 BadLekR). Pracownik powinien więc posiadać i skierowanie i orzeczenie lekarskie. Dokumenty te składa się w oryginale u nowego pracodawcy.

Jeżeli pracownik nie dysponuje oryginałem, może u poprzedniego pracodawcy wymienić oryginał na kopię. Stosunek pracy został zakończony, nie ma ryzyka związanego z BHP. Przy czym pracodawca może nie wyrazić na to zgody, gdyż w dokumentacji pracowniczej należy przechowywać oryginał orzeczenia lekarskiego.

Przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę a ochrona przedemerytalna

Przepisy art. 39 KP chronią osoby, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego przed wypowiedzeniem umowy o pracę.

Ochrona z art. 39 KP aktualizuje się w następujących okolicznościach:

Ochrona przedemerytalna obejmuje jedynie zakaz wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę. Nie wyklucza rozwiązania stosunku pracy w drodze innej czynności niż wypowiedzenie, czyli na skutek:

Wypowiedzenie przez pracodawcę stosunku pracy osobie w wieku przedemerytalnym jest możliwe, jeżeli pracownik uzyskał prawo do renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy (art. 40 KP).

Drugą grupą sytuacji umożliwiających wypowiedzenie definitywne umowy o pracę w okresie przedemerytalnym jest ogłoszenie upadłości lub likwidacji pracodawcy. Nie obowiązuje bowiem w tych przypadkach szczególna ochrona pewnych grup zatrudnionych osób (art. 41¹ KP). Przejście zakładu pracy na nowego pracodawcę nie jest likwidacją ani upadłością i nie może być podstawą do wypowiedzenia umów o pracę pracownikom w wieku przedemerytalnym.

Podkreślić trzeba też, że zgodnie z przepisami art. 23¹ KP, przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę stosunku pracy, co dotyczy wszystkich pracowników.

Umowa dzierżawy a podatnik podatku od nieruchomości

Podatnikami podatku od nieruchomości, zgodnie z przepisami ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące m.in. właścicielami nieruchomości, posiadaczami samoistnymi lub użytkownikami wieczystymi gruntów. Wskazano również, że jeśli przedmiot opodatkowania znajduje się w posiadaniu samoistnym, obowiązek podatkowy w zakresie podatku od nieruchomości ciąży na posiadaczu samoistnym.

Dzierżawa nie jest posiadaniem samoistnym, tylko zależnym. W związku z tym nie można stwierdzić, jakoby obowiązek w zakresie podatku od nieruchomości (zarówno złożenie deklaracji, jak i jego wpłata) ciążył na dzierżawcy. Będzie on leżał po stronie właściciela gruntu. Co bardzo istotne w związku z wybudowaniem na gruncie budynku stacji paliw wraz z niezbędnymi elementami (budowlami) należy zauważyć, że zgodnie z obowiązującą zasadą superficies solo cedit (to, co jest na powierzchni, przypada gruntowi), własność budynków wzniesionych na gruncie przynależy właścicielowi gruntu. Oznacza to, że również w odniesieniu do nieruchomości jak (budynek) budowle wzniesione na gruncie będą podlegały opodatkowaniu przez właściciela gruntu, a nie przez jego dzierżawcę.

Sprzedaż roweru przez wspólnika na rzecz spółki z o.o. a VAT

Zgodnie z art. 15 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU): „Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności”.

Jak stanowi art. 15 ust. 2 VATU działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 VATU podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 VATU, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

W stanie faktycznym pytający nie wskazał, czy sam jest podatnikiem VAT w ramach ewentualnie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.

Z przytoczonego wyżej art. 15 VATU wynika, że spółka z o.o. jest odrębnym podatnikiem VAT, niezależnie od podmiotowości wspólników.

W konsekwencji należy przyjąć, że jeśli pytający jest podatnikiem VAT i dokonuje sprzedaży roweru w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, pytający – jako podatnik – może wystawiać faktury spółce, w której jest wspólnikiem.

Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych (dalej: PodCzynnCywPrU) podatkowi podlegają m.in. umowy sprzedaży oraz zamiany rzeczy i praw majątkowych.

Jak stanowi art. 4 PodCzynnCywPrU: „Obowiązek podatkowy, z zastrzeżeniem art. 5, ciąży przy umowie sprzedaży – na kupującym”.

W związku z powyższym w przypadku, gdy pytający nie jest podatnikiem VAT i tym samym nie dokonuje sprzedaży roweru w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wówczas sprzedaż roweru powinna być udokumentowana umową sprzedaży i tym samym zostać opodatkowana PCC.