Umowa dzierżawy a podatnik podatku od nieruchomości
W przypadku wydzierżawienia gruntu spółce, obowiązek złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości spoczywa na właścicielu gruntu (również w odniesieniu do wybudowanego budynku stacji paliw).
Podatnikami podatku od nieruchomości, zgodnie z przepisami ustawy o podatkach i opłatach lokalnych, są osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne, w tym spółki nieposiadające osobowości prawnej, będące m.in. właścicielami nieruchomości, posiadaczami samoistnymi lub użytkownikami wieczystymi gruntów. Wskazano również, że jeśli przedmiot opodatkowania znajduje się w posiadaniu samoistnym, obowiązek podatkowy w zakresie podatku od nieruchomości ciąży na posiadaczu samoistnym.
Dzierżawa nie jest posiadaniem samoistnym, tylko zależnym. W związku z tym nie można stwierdzić, jakoby obowiązek w zakresie podatku od nieruchomości (zarówno złożenie deklaracji, jak i jego wpłata) ciążył na dzierżawcy. Będzie on leżał po stronie właściciela gruntu. Co bardzo istotne w związku z wybudowaniem na gruncie budynku stacji paliw wraz z niezbędnymi elementami (budowlami) należy zauważyć, że zgodnie z obowiązującą zasadą superficies solo cedit (to, co jest na powierzchni, przypada gruntowi), własność budynków wzniesionych na gruncie przynależy właścicielowi gruntu. Oznacza to, że również w odniesieniu do nieruchomości jak (budynek) budowle wzniesione na gruncie będą podlegały opodatkowaniu przez właściciela gruntu, a nie przez jego dzierżawcę.
Sprzedaż roweru przez wspólnika na rzecz spółki z o.o. a VAT
Jeśli wspólnik spółki z o.o. jest podatnikiem VAT i dokonuje sprzedaży roweru w ramach prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, wówczas powinien udokumentować taką sprzedaż fakturą VAT. Jeśli wspólnik nie prowadzi działalności gospodarczej i tym samym nie jest podatnikiem VAT, wówczas taka sprzedaż powinna być udokumentowana umową sprzedaży.
Zgodnie z art. 15 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU): „Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności”.
Jak stanowi art. 15 ust. 2 VATU działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 VATU podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 VATU, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
W stanie faktycznym pytający nie wskazał, czy sam jest podatnikiem VAT w ramach ewentualnie prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
Z przytoczonego wyżej art. 15 VATU wynika, że spółka z o.o. jest odrębnym podatnikiem VAT, niezależnie od podmiotowości wspólników.
W konsekwencji należy przyjąć, że jeśli pytający jest podatnikiem VAT i dokonuje sprzedaży roweru w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, pytający – jako podatnik – może wystawiać faktury spółce, w której jest wspólnikiem.
Zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych (dalej: PodCzynnCywPrU) podatkowi podlegają m.in. umowy sprzedaży oraz zamiany rzeczy i praw majątkowych.
Jak stanowi art. 4 PodCzynnCywPrU: „Obowiązek podatkowy, z zastrzeżeniem art. 5, ciąży przy umowie sprzedaży – na kupującym”.
W związku z powyższym w przypadku, gdy pytający nie jest podatnikiem VAT i tym samym nie dokonuje sprzedaży roweru w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, wówczas sprzedaż roweru powinna być udokumentowana umową sprzedaży i tym samym zostać opodatkowana PCC.
Sprostowanie świadectwa pracy po latach
Świadectwo powinno być wystawione na obecnym wzorze i zawierać dane dotychczas w nim ujęte (zmienione w zakresie, który był błędny) oraz dane wskazywane w świadectwie w okresie, z którego pochodzi, które zostały pominięte.
Sprostowanie świadectwa pracy polega na wydaniu pracownikowi nowego świadectwa opatrzonego aktualną datą. Najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa pracodawca usuwa z akt osobowych i niszczy dotychczasowe (§ 7 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy; dalej: ŚwiadectwaR). Powinno to zostać zrealizowane na obecnym wzorze z podaniem wszystkich danych obecnie wymaganych , z pominięciem oczywiście tych uprawnień, które nie istniały w czasie zatrudnienia pracownika (np. praca zdalna okazjonalna).
Generalnie w tym czasie w świadectwie pracy należało podawać dane dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, wysokości i składników wynagrodzenia, uzyskanych w zakładzie kwalifikacji, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych, określone przepisami wydanymi na podstawie art. 98 § 7 ustawy Kodeks pracy (dalej: KP). Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym.
Wskazane przepisy wykonawcze zgodnie z § 7 ŚwiadectwaR, którego w świadectwie pracy, oprócz danych określonych w art. 97 § 2 KP, powinny być zamieszczone następujące informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracownika w nowym zakładzie pracy:
1) okres korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawa prawna jego udzielenia,
2) okres korzystania z urlopu wychowawczego, a w wypadku likwidacji zakładu pracy – okres tego urlopu przypadający po likwidacji zakładu,
3) wykorzystanie zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 KP,
4) okres odbywania służby wojskowej oraz zasadniczej służby w obronie cywilnej lub służby zastępczej, przypadający w czasie zatrudnienia w zakładzie pracy, który wydaje pracownikowi świadectwo pracy,
5) okres, za który przyznano pracownikowi odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę (art. 361 KP),
6) termin zdarzenia uzasadniającego, na podstawie odrębnych przepisów, obniżenie pracownikowi zasiłku z ubezpieczenia społecznego.
Należy wskazać zarówno na urlopy bezpłatne, jak i okresy niezdolności do pracy (o ile pracodawca dysponuje tymi danymi).
Usługi szkoleniowe zwolnione przedmiotowo a limit zwolnienia podmiotowego
Skoro wszystkie świadczone przez podatnika usługi szkoleniowe są zwolnione z VAT przedmiotowo, limit zwolnienia podmiotowego nie ma do nich zastosowania.
W pierwszej kolejności należy wskazać, że katalog usług szkoleniowych zwolnionych z VAT przedmiotowo został uregulowany w art. 43 ust. 1 pkt 26–29 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU).
Limit przewidziany dla zwolnienia podmiotowego został natomiast uregulowany w art. 113 ust. 1 VATU, który stanowi, że zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 000 zł (240 000 zł od 2026 r.).
Z kolei, zgodnie z art. 113 ust. 2 pkt 2 VATU do wartości sprzedaży, o której mowa w ust. 1, nie wlicza się odpłatnej dostawy towarów i odpłatnego świadczenia usług, zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, z wyjątkiem:
a) transakcji związanych z nieruchomościami,
b) usług, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 7, 12 i 38-41,
c) usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych
– jeżeli czynności te nie mają charakteru transakcji pomocniczych.
Powyższe dowodzi, że usługi szkoleniowe zwolnione od podatku w oparciu o art. 43 ust. 1 pkt 26–29 VATU, nie są wliczane do limitu zwolnienia podmiotowego od podatku VAT.
Ponadto, jak stanowi art. 96 ust. 3 VATU, podmioty wymienione w art. 15, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 lub wykonujące wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3, mogą złożyć zgłoszenie rejestracyjne.
Przywołane wyżej regulacje prowadzą zatem do wniosku, że skoro przedsiębiorca wykonuje wyłącznie usługi szkoleniowe zwolnione z VAT przedmiotowo, to nie dotyczy go limit przewidziany dla zwolnienia podmiotowego, od którego przekroczenia zależy obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego do VAT oraz rejestracja w charakterze podatnika VAT czynnego.
Podmiot świadczący wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo z VAT, ma jedynie uprawnienie, a nie obowiązek do złożenia zgłoszenia rejestracyjnego do VAT, co wynika z brzmienia wyżej wymienionego art. 96 ust. 3 VATU. Złożenie przez taki podmiot zgłoszenia rejestracyjnego skutkować będzie rejestracją podatnika jako podatnika zwolnionego od podatku VAT.
Informowanie klientów o nagrywaniu rozmów telefonicznych
Administrator, aby spełnić wymogi stawiane przez przepisy RODO w opisanym przypadku, powinien oprzeć przetwarzanie na przesłance legalizującej oraz spełnić obowiązek informacyjny względem osoby, której dane dotyczą. Spełnienie przesłanki legalizującej przetwarzanie polega na poinformowaniu osoby, której dane dotyczą, że rozmowa jest nagrywana, zaś podstawą przetwarzania danych osobowych jest dobrowolna zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 1 lit. a RODO, wyrażona poprzez kontynuowanie rozmowy. Obowiązek informacyjny powinien zostać przekazany podczas zbierania lub gromadzenia danych po raz pierwszy w określonym celu przetwarzania, stąd też do administratora należy zainicjowanie przekazania tego obowiązku — przynajmniej w wersji tzw. warstwowej (czyli poprzez poinformowanie, gdzie można zapoznać się z klauzulą informacyjną) lub w wersji całościowej, polegającej na odczytaniu wszystkich informacji wymaganych przez art. 13 ust. 1 i 2 RODO.
Dane osobowe to informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej (art. 4 ust. 1 RODO).
Dane osobowe co do zasady dzielą się na dane osobowe zwykłe oraz dane osobowe szczególnej kategorii (wrażliwe).
Art. 6 ust. 1 RODO przewiduje sześć podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych (zwykłych), przy czym dla zgodnego z prawem przetwarzania wystarczające jest oparcie go na co najmniej jednej przesłance prawnej.
Art. 9 ust. 2 RODO przewiduje natomiast dziesięć możliwych podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych szczególnej kategorii, które zostały wymienione przez prawodawcę w art. 9 ust. 1 RODO. Do danych osobowych szczególnej kategorii należą dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, a także dane genetyczne, dane biometryczne oraz dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.
Wymieniony w art. 9 ust. 1 RODO katalog ma charakter zamknięty, co oznacza, że tylko dane wskazane w tym przepisie należy uznać za dane osobowe szczególnej kategorii (dane wrażliwe). Pozostałe dane osobowe będą mieściły się w katalogu danych osobowych zwykłych, dla których podstawy prawne przetwarzania zostały uregulowane w art. 6 ust. 1 RODO.
W przypadku przetwarzania danych osobowych w ramach rozmowy telefonicznej oraz nagrywania tych rozmów obowiązkiem administratora jest poinformowanie osoby, że rozmowa jest nagrywana (kontynuacja rozmowy po odtworzeniu komunikatu jest rozumiana jako wyrażenie zgody na nagrywanie, co stanowi przesłankę legalizującą przetwarzanie).
Przykładowy komunikat: „Uprzejmie informujemy, że rozmowa jest nagrywana. Jeśli nie wyrażają Państwo zgody, prosimy o rozłączenie się”.
Ponadto obowiązkiem administratora jest również przekazanie treści obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 13 RODO, w przypadku gdy dane osobowe są pozyskiwane po raz pierwszy. Klauzula informacyjna może być udostępniona osobie, której dane dotyczą, w formie komunikatu.
„Jeśli chcesz odsłuchać treść obowiązku informacyjnego, wybierz 2” lub „Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest … . Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, całą treść obowiązku informacyjnego znajdziesz na stronie www… w zakładce …”.
Komunikat dotyczący klauzuli RODO może być przekazywany „warstwowo”. Oznacza to, że można przekazać jedynie informację o tym, kto jest administratorem danych, oraz wskazać, gdzie dana osoba może zapoznać się z pełną treścią obowiązku informacyjnego.
Powyższe rozwiązanie stosuje się przy połączeniach przychodzących, czyli tych, które inicjuje klient.
W przypadku połączeń wychodzących, tj. tych, które są kierowane od administratora do klienta, osoba wykonująca połączenie powinna w pierwszej kolejności, po przedstawieniu się i wskazaniu, w imieniu kogo dzwoni, poinformować, że rozmowa jest nagrywana, a jej kontynuacja jest równoznaczna z wyrażeniem zgody na nagrywanie. Należy również po tej komunikacji wskazać, gdzie dana osoba może zapoznać się z klauzulą RODO, lub zapytać klienta, czy chce, aby obowiązek informacyjny został mu odczytany podczas rozmowy.
Co do zasady art. 13 ust. 1 RODO w zdaniu pierwszym wskazuje, że informacje „muszą być przekazane podczas pozyskiwania danych”, co oznacza w tym przypadku, że jeśli dana osoba chce odsłuchać obowiązku informacyjnego przed rozpoczęciem rozmowy, to administrator (lub pracownik administratora) musi być przygotowany do odczytania całej treści takiej klauzuli.
Z punktu widzenia administratora, aby spełnić wymogi stawiane przez przepisy RODO w opisanym przypadku, niezbędne jest oparcie przetwarzania na przesłance legalizującej oraz spełnienie obowiązku informacyjnego względem osoby, której dane dotyczą. Spełnienie przesłanki legalizującej przetwarzanie polega na poinformowaniu osoby, której dane dotyczą, o tym, że rozmowa jest nagrywana, zaś podstawą przetwarzania danych osobowych jest dobrowolna zgoda z art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 1 lit. a RODO, wyrażona poprzez kontynuowanie rozmowy. Obowiązek informacyjny powinien zostać przekazany podczas zbierania lub gromadzenia danych po raz pierwszy w określonym celu przetwarzania, stąd też do administratora należy zainicjowanie przekazania tego obowiązku — przynajmniej w wersji tzw. warstwowej, czyli poprzez wskazanie, gdzie można zapoznać się z klauzulą informacyjną, lub w wersji całościowej, czyli poprzez odczytanie wszystkich informacji wymaganych przez art. 13 ust. 1 i 2 RODO.
Brak spełnienia powyższych wymogów naraża administratora danych na zarzut naruszenia ochrony danych osobowych osób, których dane dotyczą, w postaci przetwarzania ich danych bez podstawy prawnej oraz nieprzestrzegania przepisów rozporządzenia w zakresie konieczności spełnienia obowiązku informacyjnego.
ODO 24 – optymalny kosztowo outsourcing ochrony danych osobowych – ODO24.pl
Zwrot kosztów abonamentu za parkowanie a składki ZUS
Zwrot za abonament z tytułu parkowania prywatnego auta zleceniobiorcy, wykorzystywanego w celach służbowych, de facto w celu wykonywania zawartej umowy zlecenia, nie podlega składkom ZUS.
Koszty dodatkowe, takie jak opłaty za parking czy wykup abonamentu całorocznego, ponoszone w związku z używaniem prywatnego pojazdu do celów służbowych, są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji również ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Jeżeli do prawidłowego wykonania zlecenia niezbędne jest korzystanie z prywatnego samochodu, zleceniobiorca może otrzymać od zleceniodawcy zwrot poniesionych kosztów, w tym również kosztów parkowania. Otrzymane w ten sposób należności stanowią dla zleceniobiorcy przychód z działalności wykonywanej osobiście, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Co do zasady, przychody z tytułu wykonywania umów cywilnoprawnych podlegają opodatkowaniu na zasadach ogólnych, jednak zwrot kosztów poniesionych w interesie zleceniodawcy – takich jak koszty używania prywatnego samochodu dla celów służbowych, w tym abonament parkingowy – korzysta ze zwolnienia zarówno podatkowego, jak i składkowego.
Obowiązki informacyjne związane ze zmianą Inspektora Ochrony Danych
Po zmianie Inspektora Ochrony Danych (IOD) są Państwo zobowiązani do niezwłocznego poinformowania o tym fakcie wszystkich pracowników oraz inne osoby, których dane są przetwarzane. Najwłaściwszą formą będzie ogłoszenie wewnętrzne, na przykład poprzez e-mail, intranet lub na tablicy ogłoszeń. Nie ma obowiązku umieszczania tej informacji w aktach osobowych każdego pracownika. Ponadto, kluczowym obowiązkiem jest zgłoszenie zmiany IOD do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w terminie 14 dni od dnia jego powołania.
Zmiana na stanowisku Inspektora Ochrony Danych w instytucji wiąże się z koniecznością dopełnienia dwóch kluczowych obowiązków przez administratora danych – jednego o charakterze zewnętrznym, skierowanego do organu nadzorczego, oraz drugiego o charakterze wewnętrznym, skierowanego do osób, których dane dotyczą, w tym pracowników.
Zgłoszenie zmiany do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Podstawowym obowiązkiem formalnym jest zawiadomienie Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) o zmianie osoby pełniącej funkcję Inspektora. Zgodnie z art. 10 ust. 4 ustawy o ochronie danych osobowych, podmiot, który wyznaczył inspektora, ma obowiązek zawiadomić Prezesa Urzędu o jego odwołaniu oraz o wyznaczeniu nowego inspektora w terminie 14 dni od dnia zaistnienia zmiany. Zgłoszenia dokonuje się w formie elektronicznej, za pośrednictwem platformy UODO, opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Zawiadomienie powinno zawierać dane nowego inspektora, takie jak imię, nazwisko oraz adres poczty elektronicznej lub numer telefonu, a także dane samego administratora.
Obowiązek informacyjny wobec osób, których dane dotyczą
Drugim istotnym obowiązkiem jest poinformowanie o zmianie IOD osób, których dane osobowe są przetwarzane. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z art. 11 ustawy o ochronie danych osobowych. Przepis ten stanowi, że podmiot, który wyznaczył inspektora, udostępnia jego dane (imię, nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu) niezwłocznie po jego wyznaczeniu na swojej stronie internetowej, a jeżeli nie prowadzi strony internetowej – w sposób ogólnie dostępny w miejscu prowadzenia działalności.
W kontekście pracowników, którzy są jedną z głównych grup osób, których dane przetwarza pracodawca, realizacja tego obowiązku polega na zapewnieniu im łatwego dostępu do informacji o nowym IOD. Ustawa nie precyzuje formy tego komunikatu, wskazując jedynie, że ma być on „ogólnie dostępny”. W praktyce najczęściej stosowanymi i uznawanymi za prawidłowe formami są:
- publikacja w wewnętrznej sieci (intranet): umieszczenie informacji w dedykowanej zakładce dotyczącej ochrony danych osobowych,
- wiadomość e-mail: wysłanie komunikatu do wszystkich pracowników,
- ogłoszenie na tablicy informacyjnej: wywieszenie informacji w miejscu ogólnodostępnym dla załogi.
Informacja powinna zostać przekazana wszystkim obecnym pracownikom, a nie tylko nowo zatrudnionym, ponieważ każda z tych osób ma prawo wiedzieć, kto pełni funkcję IOD i jak można się z nim skontaktować.
Odnosząc się do pytania o umieszczanie informacji w aktach osobowych – nie ma takiego wymogu prawnego. Obowiązek informacyjny ma na celu zapewnienie transparentności i umożliwienie kontaktu z IOD, a nie dokumentowanie tego faktu w indywidualnej dokumentacji pracowniczej. Taka praktyka byłaby nadmiarowa i nie wynika z przepisów prawa.
Wydatki poniesione na zakup usług gastronomicznych jako koszty podatkowe
Dla zakwalifikowania usług gastronomicznych do kosztów uzyskania przychodów decydujące znaczenie ma to, czy koszty te będą miały charakter reprezentacyjny, czy też nie.
Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Z literalnego brzmienia powyższego przepisu wynika, że usługi gastronomiczne stanowiące koszty reprezentacji nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Pojęcie reprezentacji nie posiada jednak swojej definicji ustawowej, co może budzić wśród podatników uzasadnione wątpliwości.
W wyroku NSA z 17.6.2013 r. (II FSK 702/11, Legalis) wskazano m.in., że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy.
Z powyższego wynika zatem, że nie każdy wydatek na zakup usługi gastronomicznej należy klasyfikować do kosztów reprezentacji wyłączonej z kosztów uzyskania przychodów. Tylko wydatek na zakup usług gastronomicznych, których jedynym (głównym) celem jest tworzenie lub poprawa wizerunku firmy na zewnątrz, podlega wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów.
Wyrażone przez NSA stanowisko zostało zaaprobowane przez Ministra Finansów w interpretacji ogólnej z 25.11.2013 r. (DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521), w której wskazano, że nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT i art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami itp., dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.
Mając powyższe na uwadze należy więc wskazać, że aby wydatki na usługi gastronomiczne mogły zostać zaliczone przez przedsiębiorców do kosztów uzyskania przychodów, powinny one spełniać dwie przesłanki, tj.:
1) być ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT),
2) nie stanowić kosztów reprezentacji (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT).
Wydatki takie powinny być – co do zasady – dokumentowane fakturami, w tym fakturami uproszczonymi.
Należy ponadto podkreślić, że w przypadku weryfikacji przez organ podatkowy zasadności poniesienia wydatku na usługi gastronomiczne przez podatnika, to na nim będzie ciążył obowiązek wykazania, że poniesiony koszt uzyskania przychodu nie stanowił kosztów reprezentacji.
Zasada AI Literacy – co to oznacza dla Twojej organizacji?
Czym jest zasada AI Literacy?
Jest to zasada kompetencji w zakresie sztucznej inteligencji (art. 4 AIAct).
Dostawcy i podmioty stosujące systemy AI mają podjąć takie działania, które zapewnią w możliwie największym stopniu, odpowiedni poziom kompetencji w zakresie AI wśród:
- swojego personelu,
- innych osób zajmujących się i wykorzystujących AI w ich imieniu.
Proces podnoszenia tych kompetencji powinien uwzględniać:
- wiedzę techniczną tych osób,
- ich doświadczenie, wykształcenie i wyszkolenie,
- kontekst, w którym systemy AI mają być wykorzystywane,
- osoby / grupy osób, wobec których systemy AI będą wykorzystywane.
W zasadzie AI Literacy nie chodzi tylko o wiedzę teoretyczną, ale przede wszystkim o umiejętności i zrozumienie dot. systemów AI, które mają pozwolić na wdrażanie systemów AI w sposób przemyślany. Drugim elementem tych kompetencji jest świadomość tego jakie ta technologia daje możliwości, rodzi ryzyka oraz jakie potencjalne szkody może wyrządzić (art. 3 pkt 56 AIAct).
Ostatecznie systemy AI mają przecież wpływ nie tylko na dostawców czy użytkowników, ale i całe społeczeństwa.
Kiedy wiadomo, że poziom kompetencji w zakresie AI jest odpowiedni?
Wskazówkę znajdziemy w motywie 20 preambuły AI Act – o tym czy poziom kompetencji w zakresie AI jest niezbędny czy odpowiedni będzie decydować (podobnie jak w przypadku promptowania) kontekst.
Dlatego AI developer musi rozumieć jak systemy AI działają od strony technicznej, ale już generując samodzielnie grafiki np. w Midjourney nie trzeba znać wszystkich tego rodzaju szczegółów. W takiej sytuacji może wystarczyć znajomość zasad promptowania i działania modelu oraz podstaw z zakresu bezpieczeństwa korzystania z systemów AI.
Jeszcze inaczej sytuacja wygląda w przypadku osób, na które AI będzie miało wpływ. W ich przypadku potrzebna jest wiedza dot. tego jaki wpływ będą miały na nie decyzje podejmowane przy pomocy AI.
Co zrobić by być AI Literacy?
Na ten moment nie ma jednego schematu działania, który można zaaplikować w każdej organizacji. To jakie praktyki i w jakim zakresie zostaną wdrożone zależy głównie od wielkości biznesu oraz stopnia, w jakim polegamy na systemach AI.
W maju 2025 r. Centre for Information Policy Leadership (CIPL) opublikował zbiór praktyk i rekomendacji w zakresie obowiązku AI Literacy, który ma pomóc wdrażać systemy AI w organizacji. Mimo, że zastosowanie tych praktyk nie daje 100% pewności w byciu AI Literacy compliance, to na pewno są to cenne wskazówki, które zbliżają nas do celu. Poniżej ich omówienie.
Lider/ka wyznacza szlaki w kierunku AI Literacy
Na kierownictwie organizacji spoczywa obowiązek wsparcia i ustalenie priorytetów w zakresie zdobywania umiejętności związanych z AI. Wsparcie ze strony liderów jest tutaj niezbędne.
Wdrożenie systemów AI w organizacji nie ma sensu, jeżeli osoby wdrażające czy korzystające z nich nie mają odpowiednich umiejętności. Wiedza i kompetencje w tym zakresie są fundamentem bezpiecznego oraz odpowiedzialnego wdrażania a następnie rozwijania AI w organizacji. Co z kolei buduje wśród pracowników czy klientów zaufanie do technologii, a w ostatecznym rozrachunku przekłada się na profity dla biznesu.
Co można zrobić?
- Zapewnić wsparcie w zrozumieniu systemów AI:
- organizacja szkoleń dostosowanych do obowiązków pracowników,
- ustalenie z zespołem w jaki sposób AI może wesprzeć ich pracę i wdrożenie odpowiednich narzędzi AI,
- stworzenie wewnętrznej polityki AI, która będzie określać zasady korzystania z AI w firmie;
- Organizować okresowe spotkania w całej organizacji w temacie priorytetów i kierunku rozwoju umiejętności korzystania z AI;
- W kontekście możliwych fuzji i przejęć – przemyśleć jak właściwa dokumentacja dot. AI wpłynie na firmę w przyszłości.
Pełen compliance zamiast wyrywkowych działań
RODO, Data Act, NIS2, Omnibus to tylko niektóre z wielu aktów prawnych, które regulują funkcjonowanie organizacji. Dlatego zamiast pojedynczych szkoleń z AI Act czy jednorazowych polityk AI warto zastanowić się nad integracją tematu AI Literacy z pozostałymi strategiami i procesami.
Organizacja powinna odpowiedzieć sobie na pytania:
- w jaki sposób systemy AI współdziałają lub mogłyby współdziałać z innymi obowiązkami prawnymi i celami biznesowymi?
- co pracownicy/współpracownicy (na każdym szczeblu) muszą wiedzieć o tych interakcjach?
- jakie już istniejące programy i szkolenia mogą pomóc w zdobyciu kompetencji w zakresie AI?
Nie pojedyncze osoby, a cała organizacja
Działania podejmowane na rzecz wywiązania się z obowiązku AI Literacy powinny obejmować całą organizację, a nie tylko wybrane działy czy osoby. Co proponuje CILP w tym zakresie?
- stworzenie zespołu, którego zadaniem będzie dostarczanie zarządowi/kierownictwu informacji dot. use case’ów i pomysłów na wykorzystanie sztucznej inteligencji w organizacji,
- znalezienie w firmie osób, które będą promować edukację i wymianę wiedzy dot. AI,
- organizacja spotkań, gdzie pracownicy będą mogli się dzielić use case’ami z wykorzystania AI w pracy,
- stworzenie i promowanie procesów, które umożliwią pracownikom sygnalizowanie potencjalnie niebezpiecznych zastosowań AI w firmie,
- opracowanie wytycznych dot. korzystania (lub nie) ze sztucznej inteligencji w oparciu o zasady i wartości organizacji.
Wewnętrzna systematyka AI w organizacji
Aby wdrożenie i rozwój AI w firmie miały sens trzeba zacząć od podstaw, czyli ustalenia czym jest AI (w danej organizacji), jakie wiążą się z jego używaniem korzyści i jakich niebezpieczeństw trzeba unikać. Pomoże to podejmować pracownikom (i nie tylko) świadome decyzje dotyczące systemów AI.
Dlatego zanim kierownictwo da zielone światło do używania AI, warto zacząć od:
- opracowania zrozumiałych definicji (Gen AI, RAG, prompt itd.), opartych na istniejących standardach lub wytycznych,
- opisania zastosowania AI w firmie (np. w formie katalogu modeli AI oraz związanych z ich użyciem ryzyk i korzyści),
- zapewnienia dostępu do użycia systemów AI w organizacji (wcześniej przez organizację ocenionych, udokumentowanych oraz monitorowanych),
- opracowania klarownego „drzewa decyzyjnego” procesów zarządzania lub wymogów oceny ryzyka w kontekście AI.
Szkolenia dopasowane do pracownika i jego przyszłej roli. Wiedza w praktyce
Szkolenia powinny być dopasowane do roli, doświadczenia i sposobu pracy z narzędziami AI danej osoby. Warto pomyśleć o szkoleniach podstawowych dla wszystkich a następnie przeprowadzenie warsztatów pod kątem roli w organizacji. Nie bez znaczenia jest oczywiście forma i preferencje pracowników (np. szkolenia stacjonarne/online).
Kolejnym krokiem powinno być stworzenie wewnętrznej bazy wiedzy dot. AI – skatalogowanej wg tematu, roli pracownika i poziomu kompetencji. To pomoże ułatwić późniejsze odświeżenie oraz znalezienie konkretnych informacji.
Jednak same szkolenia nie wystarczą, aby zbudować solidne podstawy i kulturę umiejętności korzystania z AI w całej firmie. Warto również pomyśleć o:
- wdrażaniu wiedzy w praktyce (np. poprzez interdyscyplinarne szkolenie zespołowe, analizy case study),
- wsparciu finansowym pracowników, którzy chcą skorzystać z kursów dot. AI i uzyskać certyfikaty.
Feedback. Aktualizacja. Powtórka
AI jest technologią, która wymaga ciągłej aktualizacji wiedzy, monitorowania zmian (w technologii i prawie) oraz optymalizacji i poprawy procesów w organizacji.
Istotną częścią cyklu życia AI w firmie jest regularne zbieranie informacji zwrotnej od pracowników na temat tego co działa, a co wymaga poprawy. Pomaga to dostosować szkolenia, polityki i zasoby w temacie AI Literacy do nowych informacji i bieżących zmian w organizacji.
AI Literacy na zewnątrz
Jak już zostało wcześniej wspominanie, AI jest technologią, która wpływa nie tylko na jednostki, ale i całe społeczeństwa. Dlatego CIPL zachęca również do dzielenia się wiedzą poza organizacją (np. z klientami czy kontrahentami).
Działania te mogą obejmować m.in. organizację warsztatów dot. skutecznego i odpowiedniego wdrażania AI czy udostępnianie wizualizacji, które przedstawiają sposób działania systemów AI podmiotom zewnętrznym (jednocześnie chroniąc swoje poufne informacje).
Księgowe ujęcie środka trwałego wykupionego z leasingu
Środek trwały wykupiony z leasingu ujmuje się w cenie jego nabycia. Nie ma możliwości podwyższenia samodzielnie wartości takiego środka trwałego.
Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości (dalej: RachunkU) środki trwałe na dzień bilansowy wycenia się według cen nabycia lub kosztów wytworzenia, lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.
Jak stanowi art. 28 ust. 8 RachunkU cena nabycia i koszt wytworzenia środków trwałych w budowie, środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych obejmuje ogół ich kosztów poniesionych przez jednostkę za okres budowy, montażu, przystosowania i ulepszenia, do dnia bilansowego lub przyjęcia do używania, w tym również:
1) niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,
2) koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich finansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu.
Zgodnie z art. 31 ust. 3 RachunkU wartość początkowa i dotychczas dokonane od środków trwałych odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe mogą, na podstawie odrębnych przepisów, ulegać aktualizacji wyceny. Ustalona w wyniku aktualizacji wyceny wartość księgowa netto środka trwałego nie powinna być wyższa od jego wartości godziwej, której odpisanie w przewidywanym okresie jego dalszego używania jest ekonomicznie uzasadnione. Nie ma zatem możliwości samodzielnego przeszacowania wartości środka trwałego. Jednostka może jedynie w informacji dodatkowej wskazywać, iż wartość zbywcza środka trwałego odbiega od wartości księgowej.
