Dane kontaktowe pracowników odpowiedzialnych za pierwszą pomoc i ewakuację a RODO – obowiązki pracodawcy

 

Pierwsza pomoc i zwalczanie pożarów

Każdy pracodawca ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników. Obowiązek ten w zakresie pierwszej pomocy i zwalczania pożarów powinien być realizowany z uwzględnieniem przepisów art. 207¹ i art. 209¹ KP. W konsekwencji pracodawca musi:

1) zapewnić środki niezbędne do udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników;

2) wyznaczyć pracowników do:

a) udzielania pierwszej pomocy,

b) wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników;

3) zapewnić łączność ze służbami zewnętrznymi wyspecjalizowanymi w szczególności w zakresie udzielania pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, ratownictwa medycznego oraz ochrony przeciwpożarowej.

Wymienione działania powinny być dostosowane do rodzaju i zakresu prowadzonej działalności, liczby zatrudnionych pracowników i innych osób przebywających na terenie zakładu pracy oraz rodzaju i poziomu występujących zagrożeń. W przypadku zatrudniania przez pracodawcę wyłącznie pracowników młodocianych lub niepełnosprawnych działania te może samodzielnie wykonywać pracodawca. Kodeks pracy nie określa konkretnie, ilu pracowników powinno zostać wyznaczonych, ani też, jak tacy pracownicy powinni zostać przeszkoleni do pełnienia wyznaczonych ich funkcji. Wskazuje natomiast, że kwestie te powinny uwzględniać rodzaj i poziom występujących zagrożeń.

Oprócz tego, że pracodawca wyznaczy pracowników do udzielania pierwszej pomocy i wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników, ma obowiązek poinformować załogę o tych pracownikach. Informacja powinna zawierać:

1) imię i nazwisko;

2) miejsce wykonywania pracy;

3) numer telefonu służbowego lub innego środka komunikacji elektronicznej (art. 207¹ § 2 KP).

Informacja o pracownikach wyznaczonych do udzielani pierwszej pomocy a RODO

Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych ustalają zasady, których należy przestrzegać, aby możliwe było legalne przetwarzania danych osobowych. Dotyczy to również pracowników. Jedną z podstaw legalizujących przetwarzanie danych jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych (w tym przypadku na pracodawcy). Skoro więc przepis art. 209¹ § 1 pkt 2 KP wymaga od pracodawcy wyznaczenia pracowników do udzielania pierwszej pomocy oraz wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników, a przepis art. 207¹ § 1 pkt 3 KP nakazuje pracodawcy przekazanie załodze informacji o wyznaczonych do tych celów pracownikach, to, w mojej ocenie, jest to wystarczająca podstawa do legalnego przetwarzania danych wyznaczonych osób w celu określonym we wspomnianych przepisach.

Pokrycie strat z lat ubiegłych kapitałem zapasowym – zasady przygotowania uchwały

Fakt, że na wartość kapitału zapasowego składa się zasadniczo (lub w całości) zysk z jednego, wybranego roku działalności jednostki, nie ma znaczenia dla sposobu wykorzystania tego zgromadzonego dotychczas kapitału zapasowego (dotyczy regulacji rachunkowości; nie dotyczy kwestii podatku dochodowego od osób prawnych).

Tym samym, przy podejmowaniu uchwały o wykorzystaniu kapitału zapasowego na konkretny cel, tj. pokrycie strat z lat ubiegłych (nawet późniejszych niż 2021 r.), nie ma znaczenia fakt tego, co składa się na wartość kapitału zapasowego (jakie są historyczne uwarunkowania tworzenia tej wartości). Regulacje wskazują, że pokrycie straty może nastąpić z utworzonego wcześniej przez jednostkę kapitału zapasowego lub rezerwowego, z niepodzielonego zysku lat ubiegłych, z dopłat wspólników, czy też poprzez obniżenie kapitału zakładowego. Organ zatwierdzający, który w 2025 r. podejmuje decyzję o pokryciu straty (tj. podejmując uchwałę w 2025 r.), wykorzystuje do tego utworzony wcześniej kapitał zapasowy, co jest prawidłowym postępowaniem. Pokrycie straty zostanie zaksięgowane pod datą zatwierdzenia sprawozdania finansowego, czyli w 2025 r.

Odnośnie osobnej uchwały dotyczącej pokrycia straty, regulacje kodeksu spółek handlowych nie wskazują takiego obowiązku. Zapisy art. 231 KSH zawierają jedynie wskazanie, że można tego dokonać jedynie po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego. Ze względów praktycznych wydaje się jednak, że zasadnym jest, aby decyzja o pokryciu straty z lat ubiegłych z utworzonego dotychczas kapitału zapasowego była osobną uchwałą od pozostałych uchwał podejmowanych na zgromadzeniu wspólników, które zostało zwołane zasadniczo dla zatwierdzenia sprawozdania finansowego za 2024 r.

Uwzględniając zapis art. 69 ust. 1 pkt. 3 RachunkU, to – w opinii Autora – uchwała o pokryciu straty z lat ubiegłych może być podjęta niezależnie od uchwały o podziale zysku za 2024 r. Innymi słowy, na zgromadzeniu wspólników dedykowanym przede wszystkim zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za 2024 r. (i tym samym pokryciu straty z 2024 r.) można również podjąć uchwałę o pokryciu strat z lat 2022–2023 lub można nie podejmować tej uchwały, planując jej podjęcie na kolejnym, np. specjalnie z tego powodu zaplanowanym zgromadzeniu organu zatwierdzającego.

Oddanie uszkodzonego towaru – skutki na gruncie VAT

W przypadku odszkodowań uznaje się, że nie wiążą się one z otrzymaniem świadczenia wzajemnego, przez co nie są wynagrodzeniem za wykonanie czynności opodatkowanej VAT. Takim odszkodowaniem wydaje się być również odszkodowanie za zniszczenie towarów.

W przypadku natomiast, gdy ma miejsce nieodpłatne przekazanie towarów, to na podstawie art. 7 ust. 2 VATU za nieodpłatne przekazanie towarów rozumie się przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2) wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Istotną okolicznością jest jednak to, że uszkodzone towary nie są pełnowartościowe, więc jeśli nie mają wartości użytkowej, to można uznać, że ich wydanie nie będzie dostawą towarów dla potrzeb VAT, co potwierdza np. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 7.9.2021 r. (0114-KDIP1-2.4012.79.2021.2.PC).

 

Przeniesienie praw autorskich jako podstawa do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 3 PDOFizU: „Koszty uzyskania niektórych przychodów określa się z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych, w rozumieniu odrębnych przepisów, lub rozporządzania przez nich tymi prawami – w wysokości 50% uzyskanego przychodu, z zastrzeżeniem ust. 9a i 9b, z tym że koszty te oblicza się od przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b, których podstawę wymiaru stanowi ten przychód”.

 

W myśl art. 22 ust. 9b PDOFizU przepis art. 22 ust. 9 pkt 3 PDOFizU stosuje się do przychodów uzyskiwanych z tytułu:

1) działalności twórczej w zakresie architektury, architektury wnętrz, architektury krajobrazu, inżynierii budowlanej, urbanistyki, literatury, sztuk plastycznych, wzornictwa przemysłowego, muzyki, fotografiki, twórczości audialnej i audiowizualnej, programów komputerowych, gier komputerowych, teatru, kostiumografii, scenografii, reżyserii, choreografii, lutnictwa artystycznego, sztuki ludowej oraz dziennikarstwa,

2) działalności artystycznej w dziedzinie sztuki aktorskiej, estradowej, tanecznej i cyrkowej oraz w dziedzinie dyrygentury, wokalistyki i instrumentalistyki,

3) produkcji audialnej i audiowizualnej,

4) działalności publicystycznej,

5) działalności muzealniczej w dziedzinie wystawienniczej, naukowej, popularyzatorskiej, edukacyjnej oraz wydawniczej,

6) działalności konserwatorskiej,

7) prawa zależnego, o którym mowa w art. 2 ust. 2 PrAut, do opracowania cudzego utworu w postaci tłumaczenia,

8) działalności badawczo–rozwojowej, naukowej, naukowo–dydaktycznej, badawczej, badawczo–dydaktycznej oraz prowadzonej w uczelni działalności dydaktycznej.

Lista ta ma charakter zamknięty.

Warunkiem naliczenia 50% kosztów uzyskania przychodów jest przede wszystkim stworzenie utworu w rozumieniu ustawy o prawach autorskich i pokrewnych. Dopiero osiągnięty przychód musi być związany z korzystaniem lub rozporządzaniem z prawami autorskimi lub prawami pokrewnymi (wyrok WSA z 26.9.2017 r., I SA/Bd 795/17, Legalis).

W myśl art. 1 PrAut utworem jest m.in. każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, w tym utwory literackie. Autor nie uznałby jednakże e–maila za przejaw utworu literackiego. Podobnie Autor oceniłby napisanie postu.

Trudno natomiast ocenić, na ile artykuł na blogu jest utworem literackim, ale Autor podszedłby do tego raczej sceptycznie. W orzecznictwie sądowym charakteryzuje się utwór jako „kreacyjny, subiektywnie nowy, oryginalny wytwór intelektu, wywołany niepowtarzalną osobowością twórcy, który – wykonany przez kogoś innego – wyglądałby inaczej” (wyrok SN z 5.7.2002 r., III CKN 1096/00, Legalis). Artykuł gościnny artykułowi gościnnemu nie jest równy, więc trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć, czy może mieć cechy utworu, a tym samym – czy takie czynności mogą uzasadniać zastosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów.

Resort pracy zainicjował program pilotażowy testowania skróconego czasu pracy

Resort pracy w odniesieniu do potrzeb rynkowych

Polacy są jednym z najbardziej zapracowanych narodów w Europie, jednak nie zawsze w parze z liczbą spędzonych w pracy godzin idzie efektywność. Co więcej, duża liczba przepracowanych godzin w większości branż często nie prowadzi do zwiększenia produktywności. Brakuje czasu na odpoczynek, czasu dla bliskich i dla nas samych. Równolegle zachodzą dynamiczne zmiany technologiczne i rewolucja AI.

Tak samo jak nowoczesne gospodarki – takie jak Francja, Dania, Belgia czy Hiszpania – chcemy i w Polsce postawić na mądrzejszą organizację pracy. Skrócony czas pracy już się sprawdza w niektórych firmach.

Krótszy czas pracy poprawia dobrostan pracowników

To wszystko prowadzi nas w jednym kierunku – skrócenia czasu pracy. Potwierdzają to analizy, jakie przeprowadziliśmy w ostatnich miesiącach.

Korzyści odnoszą wszyscy. Lepszy stan zdrowia, niższe ryzyko wypalenia zawodowego, czas dla siebie i bliskich, a także szanse na rozwój osobisty i dłuższą aktywność zawodową. Pracodawcy mogą z kolei cieszyć się wzrostem efektywności i kreatywności pracowników, mniejszą liczbą błędów i wypadków, ale też absencji czy wyjść prywatnych. Do tego dochodzi większa konkurencyjność na rynku pracy.

Co istotne, wbrew obiegowym opiniom, skrócony czas pracy nie wpływa negatywnie na wyniki finansowe przedsiębiorstw.

Resort pracy skraca czas pracy

Dnia 28.4.2025 r. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ogłosiło rozpoczęcie przygotowań do uruchomienia projektu pilotażu skrócenia czasu pracy.

Wynagrodzenia pozostaną bez zmian

Jak wskazała szefowa MRPiPS, do skrócenia czasu pracy w firmie może prowadzić wiele ścieżek. Można zredukować liczbę godzin pracy w jednym dniu, można rozłożyć to na wiele dni w tygodniu, innym rozwiązaniem będzie przyznanie dodatkowych dni urlopu. Uczestnicy pilotażu sami wybiorą model skrócenia czasu pracy najlepiej dopasowany do ich organizacji.

Najważniejsza zasada pilotażu to: mniej godzin pracy – ale to samo wynagrodzenie. Pierwsze trzy miesiące pilotażu przeznaczone będą na przygotowanie, kolejne miesiące – na testowanie rozwiązań w praktyce. Na realizację pilotażu w pierwszym roku przeznaczymy 10 mln zł z Funduszu Pracy.

Do 30.6.2025 r. mają zostać ogłoszone zasady i warunki, na których działać będzie program pilotażowy, a w kolejnych miesiącach zostanie uruchomiony nabór.

„To kierunek, w którym powinniśmy podążać”

Podczas konferencji zorganizowanej w sprawie uruchomienia pilotażowego programu dotyczącego skrócenia czasu pracy, Dyrektor Departamentu Analiz Ekonomicznych MRPiPS, wymienił najważniejsze wnioski płynące z przeprowadzonych analiz. Jak podkreślił, jednoznacznie wskazują one, że skrócenie czasu pracy to kierunek, w którym powinniśmy podążać. Dodał, że celem jest skrócenie czasu pracy o 20 % rocznie.

Prezydent Włocławka, zaznaczył, że skrócenie czasu pracy w jego mieście rozpoczęło się w urzędzie miasta, w dalszej kolejności zostało rozszerzone na jednostki podległe, a w tym roku rozwiązanie wdrożono również w spółkach komunalnych. Dzisiaj z dobrodziejstw 35-godzinnego tygodnia pracy cieszy się kilka tysięcy osób.

Ważną perspektywę firmy produkcyjnej przedstawił z kolei Prezes Zarządu – Dyrektor Generalny Herbapol Poznań S.A. Opowiadając o wprowadzeniu już w 2023 roku pierwszych zmian w zakresie skrócenia czasu pracy, przyznał, że decyzja spotkała się z krytyką i sceptycyzmem, również wśród części pracowników. A to właśnie dobrostan pracowników był priorytetem.

Efekt okazała się m.in. mniejsza rotacja pracowników i mniejsza absencja. Ale nie tylko. Firma Herbapol Poznań uzyskała wyniki finansowe za 2024 r. najlepsze od kilkunastu lat. Skrócenie czasu pracy było jedną z cegiełek składających się na ten sukces.

Powstanie zespół ds. skróconego czasu pracy

Wkrótce w Ministerstwie Pracy powołany zostanie zespół ds. skróconego czasu pracy złożony z przedstawicieli MRPiPS. Jego zadaniem będzie bieżący monitoring pilotażu, wspieranie wdrożeń oraz opracowanie rekomendacji legislacyjnych.

Źródło: gov.pl

 

Podmioty dokonujące zatwierdzenia sprawozdania finansowego

W zależności od formy prawnej organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe jest organ, który zgodnie z przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki.

Konieczność zatwierdzenia lub nie sprawozdania finansowego (w szczególnych sytuacjach takich jak przekształcenie lub zawieszenie) należy rozpatrywać indywidualnie w zależności od konkretnej sytuacji.

Zgodnie z art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego. W przypadku roku obrotowego zgodnego z kalendarzowym termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego upłynie z dniem 30 czerwca roku kolejnego. Zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający podlegają roczne sprawozdania finansowe, a nie sprawozdanie finansowe sporządzone na szczególny moment, jak. np. dla celów udzielenia kredytu czy zmiany formy prawnej.

Ponadto wskazuje się, że podział lub pokrycie wyniku finansowego w przypadku jednostki zobowiązanej do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego, może nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający, poprzedzonego wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu.

Należy również pamiętać, iż za rok obrotowy, w którym działalność spółki przez cały czas pozostawała zawieszona i nie doszło do zamknięcia ksiąg rachunkowych na koniec tego roku obrotowego zwyczajne zgromadzenie wspólników może się nie odbyć na podstawie uchwały wspólników. W takim przypadku przedmiotem obrad następnego zwyczajnego zgromadzenia wspólników są również sprawy dotyczące roku obrotowego, w którym działalność spółki pozostawała zawieszona (podlega zatwierdzeniu wraz z zatwierdzeniem kolejnego roku obrotowego).

Zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego dokonuje organ zatwierdzający danej jednostki. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości, organem zatwierdzającym jest organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. W zależności od formy prawnej organem zatwierdzającym sprawozdanie finansowe jest:

• w spółce akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy,
• prostej spółce akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie akcjonariuszy,
• w spółce komandytowo-akcyjnej – zwyczajne walne zgromadzenie,
• w spółce z o.o. – wspólnicy,
• w spółkach jawnych, partnerskich, komandytowych i cywilnych – wspólnicy,
• w firmie osoby fizycznej – właściciel,
• w fundacji rodzinnej – zgromadzenie beneficjentów,
• w spółdzielni – walne zgromadzenie członków lub ich przedstawicieli,
• w przedsiębiorstwie państwowym – rada pracownicza, a w razie jej braku organ założycielski,
• w samodzielnym publicznym zakładzie opieki zdrowotnej – organ założycielski.

W przypadku przekształcenia spółki kapitałowej w inną spółką kapitałową, na przykład spółka z o.o. w spółkę akcyjną, sprawozdanie finansowe zostaje zatwierdzone przez organ zatwierdzający nowej, przekształconej spółki. Warto pamiętać, iż w przypadku przekształceniu jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę kapitałową, to sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej. Zmiana udziałowca lub wspólnika spółki w trakcie roku lub po jego zakończeniu, ale przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego, powoduje, iż sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez obowiązujący na dzień jego zatwierdzenia skład wspólników.

Forma informowania pracowników o zakresach ich czynności

Artykuł 94 pkt 1 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek zaznajamiania pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz ich podstawowymi uprawnieniami.

Pracodawca nie ma obowiązku wręczania każdej osobie zatrudnionej pisemnego zakresu obowiązków. Powinien co prawda zapoznać pracownika podejmującego pracę z zakresem jego obowiązków, ale nie musi tego robić w formie pisemnej. Kilkukrotnie podkreślił to także Sąd Najwyższy. Przykładowo, w postanowieniu z 17.1.2024 r. (III PSK 26/23) wskazał, że powinność zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach (art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy) może być zrealizowana również w formie informacji ustnej, której treść uwzględnia charakter pracy i skalę jej złożoności, a także wykształcenie i zawodowe doświadczenie pracownika. Uwzględniając aktualne możliwości techniczne, zaznajomienie może odbyć się za pośrednictwem intranetu.

W wyroku z 7.1.1998 r., (I PKN 457/97) SN orzekł, że powinność zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków oraz ze sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach może być zrealizowana również w formie informacji ustnej, której treść uwzględnia charakter pracy i skalę jej złożoności, a także wykształcenie i zawodowe doświadczenie pracownika.

Warto zwrócić uwagę na wskazówkę zawartą w tym wyroku – informacja powinna zostać dostosowana zarówno do charakteru i stopnia skomplikowania pracy, jak też do indywidualnych cech pracownika. Zarówno ustny, jak i pisemny zakres czynności musi spełniać podstawową cechę, jaką jest pełna czytelność tego zakresu przez danego, konkretnego pracownika. Nie ma jednak obowiązku przekazywania takich informacji pisemnie.

Sprzedaż kawy z mlekiem z automatu vendingowego a stawka VAT

W przypadku sprzedaży produktów za pośrednictwem automatów vendingowych stawki VAT należy stosować zgodnie z rodzajem sprzedawanych produktów. W związku z tym, w przypadku sprzedaży kawy z mlekiem za pomocą automatu vendingowego, jej sprzedaż będzie opodatkowana stawką VAT 23%.

Zgodnie z art. 41 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: VATU) w zw. z art. 146ef ust. 1 pkt 1 VATU podstawowa stawka VAT wynosi 23%. Zarówno w treści ustawy o podatku od towarów i usług, jak i przepisów wykonawczych do niej, ustawodawca przewidział opodatkowanie niektórych czynności stawkami obniżonymi lub zwolnienie od podatku.

W przypadku usług związanych z wyżywieniem – zgodnie z art. 41 ust. 12f VATU – stawkę podatku w wysokości 8% stosuje się do dostawy towarów i świadczenia usług klasyfikowanych według PKWiU w grupowaniu usługi związane z wyżywieniem (PKWiU 56), z wyłączeniem sprzedaży w zakresie:

1) napojów innych niż wymienione w załączniku nr 3 lub załączniku nr 10 do ustawy o podatku od towarów i usług lub w przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie, w tym ich przygotowania i podania,

2) towarów nieprzetworzonych przez podatnika, innych niż wymienione w załączniku nr 3 lub załączniku nr 10 do ustawy o podatku od towarów i usług lub w przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie,

3) posiłków, których składnikiem są towary wskazane jako wyłączone z grupowań wymienionych w poz. 2 i 11 załącznika nr 10 do ustawy o podatku od towarów i usług.

Towary wskazane jako wyłączone z grupowań wymienionych w poz. 2 i 11 załącznika nr 10 do ustawy o podatku od towarów i usług, to homary i ośmiornice oraz towary objęte CN 0306–CN 0308, a także kawior oraz namiastki kawioru objęte CN 1604 i przetwory z homarów i ośmiornic oraz z innych towarów objętych CN 1603 00 i CN 1605.

W pozycji 1 załącznika nr 3 do ustawy o podatku od towarów i usług wymieniono (CN ex 09) kawę, herbatę, herbatę paragwajską i przyprawy, z wyłączeniem towarów objętych CN:

1) 0901 „Kawa, nawet palona lub bezkofeinowa; łupinki i łuski kawy; substytuty kawy zawierające kawę w każdej proporcji”,

2) 0902 „Herbata, nawet aromatyzowana”,

3) 0903 00 00 „Maté (herbata paragwajska)”.

W związku z powyższym, kawa z mlekiem jest towarem wyłączonym z towarów opodatkowanych stawką obniżoną i w konsekwencji jej sprzedaż podlega opodatkowaniu stawką VAT w wysokości 23%.

Pytający wskazał, że sprzedaje we własnych automatach vendingowych kawę z mlekiem. Wątpliwości dotyczą tego, jaką stawkę VAT należy zastosować do takiej sprzedaży.

W związku z tym należy wskazać, iż w przypadku sprzedaży produktów za pośrednictwem automatów vendingowych, stawki VAT należy stosować zgodnie z rodzajem sprzedawanych produktów. Zatem w przypadku sprzedaży kawy z mlekiem, jej sprzedaż będzie opodatkowana stawką VAT 23%.

Praca poza granicami Polski a ZUS i podatek

Zasada miejsca wykonywania pracy

Wykonywanie na rzecz polskiej firmy przez cudzoziemca umowy cywilnoprawnej – umowy zlecenia wyłącznie za granicą nie powoduje obowiązku naliczania składek ZUS. Osoba mająca zamieszkanie w jednym z państw, w którym pracuje, podlega systemowi zabezpieczenia społecznego państwa zamieszkania. Obowiązek ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego podlega więc ocenie z punktu widzenia przepisów prawa państwa zamieszkania tej osoby. W konsekwencji prowadzi to do wniosku, że przepisy obowiązujące w państwie zamieszkania danej osoby decydują o tym, czy za tę osobę należy odprowadzać składki ubezpieczeniowe, jaki jest zakres ubezpieczeń obejmujących tę osobę i jaka obowiązuje wysokość składek na jej ubezpieczenie.

Zgodnie z zasadą ogólną osoby, do których stosuje się rozporządzenie 883/2004, podlegają ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego. Osoby otrzymujące świadczenia pieniężne z powodu lub w konsekwencji swej aktywności jako pracownik najemny lub jako osoba prowadząca działalność na własny rachunek, uważane są za wykonujące wspomnianą pracę. Nie dotyczy to świadczeń z tytułu inwalidztwa, emerytur ani rent rodzinnych, ani też rent z tytułu wypadków przy pracy lub chorób zawodowych lub świadczeń pieniężnych z tytułu choroby obejmujących leczenie przez czas nieokreślony .

Osoba wykonująca w państwie członkowskim pracę najemną lub pracę na własny rachunek podlega ustawodawstwu tego państwa członkowskiego. Jest to tzw. zasada miejsca wykonywania pracy (lex loci laboris). Zgodnie z powyższym przepisem, właściwe jest ustawodawstwo państwa, w którym praca najemna lub praca na własny rachunek jest wykonywana. Nie ma znaczenia natomiast miejsce zamieszkania pracownika, siedziba jego pracodawcy lub to, gdzie prowadzący działalność zarejestrował.

Zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu 883/2004 określenie „praca najemna” oznacza wszelką pracę lub sytuację równoważną, traktowaną jako taką do celów stosowania ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego, w którym taka praca lub sytuacja równoważna ma miejsce.

Określenie „działalność na własny rachunek” oznacza wszelką pracę lub sytuację równoważną, traktowaną jako taką do celów stosowania ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego państwa członkowskiego, w którym taka praca lub sytuacja równoważna ma miejsce.

Rezydencja podatkowa

W przypadku zleceniobiorców w kontekście statusu podatkowego, tzn. rezydencji podatkowej, istotne jest przedłożenie certyfikatu rezydencji, ale też oświadczenia o rezydencji podatkowej. Od tego zależy, jaki podatek potrąci płatnik będący polskim zleceniodawcą.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU), osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Polski, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów, tzn. są objęte nieograniczonym obowiązkiem podatkowym. Za osobę mającą miejsce zamieszkania na terytorium Polski, zgodnie z art. 3 ust. 1a PDOFizU, uważa się osobę fizyczną, która:

1) posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub

2) przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Osoby fizyczne, jeżeli nie mają na terytorium Polski miejsca zamieszkania, podlegają obowiązkowi podatkowemu tylko od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium Polski, tzn. są nierezydentami objętymi ograniczonym obowiązkiem podatkowy (art. 3 ust. 2a PDOFizU). Za dochody (przychody) osiągane na terytorium Polski przez nierezydentów uważa się w szczególności dochody (przychody) z działalności wykonywanej osobiście na terytorium Polski, bez względu na miejsce wypłaty wynagrodzenia (art. 3 ust. 2b pkt 2 PDOFizU).

Przy czym, przepisy art. 3 ust. 1, 1a, 2a i 2b PDOFizU, stosuje się z uwzględnieniem umów w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska (art. 4a PDOFizU). W tym przypadku jest to polsko-czeska umowa o unikaniu opodatkowania. Z art. 14 PDOFizU wynika, że dochód, który osoba mająca miejsce zamieszkania w jednym państwie, czyli w tym przypadku w Czechach, osiąga z wykonywania wolnego zawodu albo innej działalności o samodzielnym charakterze, podlega opodatkowaniu tylko w tym państwie, chyba że osoba ta dysponuje zwykle stałą placówką w drugim państwie, czyli w Polsce, dla wykonywania swej działalności. Jeżeli dysponuje ona taką stałą placówką, to dochód może być opodatkowany w drugim państwie (w Polsce), jednak tylko w takim zakresie, w jakim może być przypisany tej stałej placówce. Określenie „wolny zawód” obejmuje w szczególności samodzielnie wykonywaną działalność naukową, literacką, artystyczną, wychowawczą lub oświatową, jak również samodzielnie wykonywaną działalność lekarzy, prawników, inżynierów, architektów oraz dentystów i księgowych.

Podatek dochodowy od uzyskanych na terytorium Polski przez nierezydentów przychodów m.in. z działalności określonej w art. 13 pkt 8 PDOFizU (podatek u źródła), pobiera się w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu (art. 29 ust. 1 pkt 1 PDOFizU). Jednak przepis ten także stosuje się z uwzględnieniem umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, których stroną jest Polska. Jednakże zastosowanie stawki podatku wynikającej z właściwej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub niepobranie (niezapłacenie) podatku zgodnie z taką umową jest możliwe pod warunkiem udokumentowania dla celów podatkowych miejsca zamieszkania podatnika uzyskanym od niego certyfikatem rezydencji (art. 29 ust. 2 PDOFizU). Płatnicy przekazują kwoty zryczałtowanego podatku do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano podatek – na rachunek urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania płatnika wykonuje swoje zadania, a jeżeli płatnik nie jest osobą fizyczną, według siedziby bądź miejsca prowadzenia działalności, gdy płatnik nie posiada siedziby (art. 42 ust. 1 PDOFizU).

Oznacza to, że przepisy polsko-czeskiej umowy, czyli opodatkowanie przychodu tylko w Czechach, jeżeli zleceniobiorca nie ma w Polsce stałej placówki, stosuje się tylko w przypadku, gdy zleceniobiorca przedłoży płatnikowi czeski certyfikat rezydencji. W przeciwnym razie płatnik potrąca polski podatek zryczałtowany w wysokości 20% przychodu zgodnie z art. 41 ust. 4 i art. 42 PDOFizU.

Warto przypomnieć, że zagraniczny zleceniobiorca może wskazać swoją rezydencję podatkową nie tylko certyfikatem rezydencji, ale też oświadczeniem złożonym swojemu zleceniodawcy jako płatnikowi podatku dochodowemu. Taką możliwość potwierdza fiskus (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 5.6.2024 r., 0115 KDIT1.4011.254.2024.2.MN). Zasada jest taka, jeżeli zagraniczny zleceniobiorca nie złoży certyfikatu rezydencji, ale złoży oświadczenie, że jego miejsce zamieszkania znajduje się:

1) w innym kraju niż Polska (w tym przypadku w Czechach) albo nie złoży żadnego oświadczenia w tym zakresie – polski płatnik potrąci podatek u źródła, czyli polski podatek zryczałtowany w wysokości 20% przychodu;

2) w Polsce – wówczas polski płatnik traktuje go jak polskiego rezydenta podatkowego i potrąca podatek dochodowy, jak w przypadku polskich zleceniobiorców.

Sposób udokumentowania transakcji nieodpłatnego przekazania towarów

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług opodatkowaniu podlegają odpłatne dostawy towarów. One podlegają także udokumentowaniu fakturami VAT. Zgodnie z art. 7 ust. 2 ww. ustawy opodatkowaniu podlega również przekazanie nieodpłatnie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa, w szczególności:

1) przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,

2) wszelkie inne darowizny

– jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

W tym przypadku – biorąc pod uwagę, że od nabycia towarów, które mogą być przekazane podatnikowi, służyło prawo do odliczenia – nieodpłatne przekazanie towarów będzie opodatkowane.

Takie przekazania nie podlegają udokumentowaniu fakturami VAT. Nie wystawia się dla takich czynności faktur VAT. Nie wystawia się również faktur wewnętrznych. Faktury wewnętrzne jako „oficjalne” dokumenty już nie istnieją. Takie przekazanie ujmuje się z kodem „WEW” w JPK_VAT.

Tego rodzaju czynności nie podlegają udokumentowaniu dokumentami wystawianymi zgodnie z przepisami dotyczącymi podatku od towarów i usług. Obowiązujące przepisy mają zastosowanie zawsze, także wtedy, gdy nie jest to zgodne z systemami magazynowymi czy też informatycznymi stosowanymi przez podatnika. Jednostki są zobowiązane poddać się brzmieniu przepisów prawa, a nie konstrukcjom proponowanym przez twórców programów magazynowych, finansowych, księgowych.