Zmiana danych osobowych pracownika nie oznacza obowiązku aktualizacji lub usunięcia kwestionariusza osobowego znajdującego się w aktach osobowych. Do akt może być włączone oświadczenie pracownika lub nowy kwestionariusz. Po zmianie przez pracownika nazwiska nie ma potrzeby zmiany nazwiska pracownika w treści umowy o pracę, jednak dla porządku można to zrobić.
Zgodnie z art. 22¹ Kodeksu pracy pracodawca zatrudniając pracownika powinien pozyskać od niego określone dane osobowe niezbędne m.in. do prawidłowego przygotowania dokumentów kadrowych, czy zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. Do danych możliwych do pobrania na etapie rekrutacji należą:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) datę urodzenia,
3) dane kontaktowe,
4) wykształcenie,
5) kwalifikacje zawodowe,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy.
Z kolei po zatrudnieniu pracodawca może pobrać dodatkowo następujące dane:
1) adres zamieszkania,
2) numer PESEL lub rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Podanie wymienionych danych następuje w formie wypełnienia kwestionariuszy osobowych odpowiednio dla kandydata do pracy i dla pracownika. Pracodawca może przyjąć dane w formie oświadczenia, ale może też żądać ich udokumentowania, tj. przedstawienia do wglądu dokumentów potwierdzających np. dowód osobisty, świadectwa potwierdzające kwalifikacje.
W przypadku gdy w trakcie okresu zatrudnienia nastąpi zmiana danych osobowych, pracownik jest zobowiązany je zaktualizować, tj. przekazać pracodawcy nowe dane. Pracownik powinien złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie w tej sprawie i ewentualnie okazać oryginalny dokument potwierdzający zmianę, np. nowy dowód osobisty, czy zaświadczenie z urzędu stanu cywilnego o zmianie nazwiska.
Zmiana danych osobowych pracownika nie oznacza obowiązku aktualizacji kwestionariusza osobowego znajdującego się w aktach osobowych. Do akt może być włączone oświadczenie pracownika lub nowy kwestionariusz. Dotychczasowy, nieaktualny kwestionariusz nie powinien być usuwany z akt, ponieważ jest on częścią dokumentacji. Nieprawidłowe byłoby ponadto dokonywanie zmian w treści dotychczasowego kwestionariusza. Ewentualne usuwanie lub zaczernianie danych zawartych w treści sporządzonego wcześniej kwestionariusza osobowego mogłoby zostać zakwalifikowane jako próba fałszowania tego dokumentu.
Od chwili złożenia przez pracownika oświadczenia o zmianie danych osobowych, pracodawca nie powinien już wykorzystywać poprzednich danych. Jednak posiadanie w aktach osobowych starych danych nie narusza przepisów. W momencie wypełniania, np. kwestionariusza osobowego, dane te były prawidłowe. Dokumenty oparte na ich podstawie są ważne. Po zmianie przez pracownika nazwiska nie ma potrzeby zmiany nazwiska pracownika w treści umowy o pracę, jednak dla porządku można to zrobić.
