W aktach osobowych należy umieszczać kopie zaświadczeń. Dotyczy to również szkolenia bhp.
W aktach osobowych przechowuje się m.in. dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych.
Zgodnie z § 5 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem. Zasada ta ma zastosowanie także do dyplomów, zaświadczeń, itp. potwierdzających uzyskanie kwalifikacji zawodowych.
Oryginał zaświadczenia o ukończeniu szkolenia okresowego z zakresu bhp pracodawca powinien przekazać pracownikowi, natomiast w aktach osobowych pozostawić jego odpis (kopię). Wprost wskazuje na to § 16 ust. 3 rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.
