W przypadku, gdy w tzw. jednoosobowej działalności gospodarczej prowadzona jest ewidencja w postaci ksiąg rachunkowych należy pamiętać, iż muszą być w nich ujmowane zdarzenia zarówno zgodne z przepisami ustawy o rachunkowości, jak i również na potrzeby ustalenia PIT.
Zgodnie z art. 24a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: PDOFizU): „Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej „księgą”, z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a–22o”. Za 2025 r. limit wynosi 10 711,50 zł, a za 2026 r. – 10 646,50 zł.
Zgodnie z art. 24 ust 1 PDOFizU u podatników, którzy prowadzą księgi rachunkowe, za dochód z działalności gospodarczej uważa się dochód wykazany na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg, zmniejszony o dochody wolne od podatku i zwiększony o wydatki niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, zaliczone uprzednio w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Powyższe oznacza, iż księgi rachunkowe, które – co do zasady – mają być prowadzone zgodnie z zasadami rachunkowości, muszą dodatkowo uwzględniać wymogi podatkowe.
Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości rachunkowość obejmuje:
1) przyjęte zasady (politykę) rachunkowości;
2) prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
3) okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
4) wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;
5) sporządzanie sprawozdań finansowych;
6) gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
7) poddanie badaniu, składanie do właściwego rejestru sądowego, udostępnianie i ogłaszanie sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.
Należy więc w pierwszej kolejności ustalić politykę rachunkowości, a w niej opisać m.in. zasady:
1) określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,
2) metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
3) sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,
b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,
c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,
4) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
Jest to obowiązek właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej, bowiem to on jest kierownikiem jednostki.
Autor uważa, że szczególny nacisk należy położyć na prawidłowe księgowanie operacji z właścicielem, bowiem jest czasem trudne rozróżnienie operacji prywatnych od operacji firmowych. Stąd też ważne jest, aby właściciel pilnował by np. operacje prywatne nie były realizowane z konta firmowego i odwrotnie. Konieczne jest to też dla prawidłowego ustalenia kapitału właściciela.
Inne operacje ujmuje się zasadniczo tak, jak w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych w innych jednostkach. Powinny być ujmowane zgodnie z zasadami podwójnego zapisu, ze szczególnym uwzględnieniem podatkowych skutków operacji gospodarczych.
Osoba przedsiębiorcy ma prawo stosować uproszczenia przewidziane dla jednostek małych i mikro, ma prawo też jako organ zatwierdzający zdecydować o sporządzaniu sprawozdania.
