Zawieszenie działalności nie powoduje automatycznej utraty ważności zaświadczenia A1, ale może mieć wpływ na jego przedłużenie.
Zawiadomienie ZUS o zawieszeniu działalności jest jednym z kluczowych obowiązków płatnika wobec tej instytucji. Zaniedbanie formalności związanych z zawieszeniem działalności oraz z zaświadczeniem A1 może prowadzić do poważnych konsekwencji ubezpieczeniowych. Brak ważnego zaświadczenia A1 może skutkować problemami z uznaniem polskiego ubezpieczenia społecznego za granicą, co może wpływać na prawo do świadczeń. Dlatego tak istotne jest niezwłoczne poinformowanie ZUS o zaistniałej sytuacji.
Zaświadczenie A1 jest niezbędne w przypadku świadczenia pracy za granicą, ponieważ potwierdza, któremu ustawodawstwu w zakresie ubezpieczeń społecznych podlega dana osoba. Dokument wydany przez instytucję jednego państwa członkowskiego jest wiążący dla instytucji i służb zatrudnienia innych państw członkowskich, dopóki nie zostanie wycofany lub uznany za nieważny.
Dokument ten potwierdza, że jego posiadacz, w czasie wykonywanej pracy lub działalności w danym kraju, stosuje się tylko i wyłącznie do przepisów tego kraju stanowiących o zabezpieczeniu społecznym, czyli ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Zaświadczenie A1 wystawione przez instytucję ubezpieczeniową to dokument potwierdzający, że pracownik, zleceniobiorca, osoba prowadząca działalność gospodarczą, podlega pod wskazany system ubezpieczeń społecznych w związku ze świadczeniem pracy na terytorium innego państwa Unii Europejskiej.
Potwierdza ono, któremu ustawodawstwu (którym przepisom prawnym) w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega dana osoba. Może ono zostać wydane, jeśli są spełnione warunki określone w przepisach prawa unijnego. Podstawowym celem zaświadczenia A1 jest potwierdzenie podlegania systemowi zabezpieczenia społecznego państwa, które wydało taki dokument. W praktyce oznacza to, że osoba która posiada zaświadczenie nie jest objęta systemem zabezpieczenia społecznego państwa miejsca wykonywania pracy (najemnej lub na własny rachunek). Taka osoba jest ubezpieczona w państwie, w którym zostało wydane to zaświadczenie.
Zaświadczenie A1 wydawane jest na wniosek pracownika, pracodawcy lub osoby wykonującej pracę na własny rachunek. Zarówno przepisy krajowe, jak i unijne nie precyzują, jaki okres wykonywania pracy w innym państwie powoduje powstanie obowiązku ubezpieczeniowego w tym państwie. Należy więc przyjąć, że nawet krótkotrwałe wykonywanie pracy w innym kraju UE może rodzić konsekwencje wynikające z tamtejszych przepisów o ubezpieczeniu społecznym.
