Wycenioną wartość świadczenia z tytułu zakwaterowania należy podzielić na każdego z pracowników i można zastosować zwolnienie podatkowe u danego pracownika, jeśli zostaną spełnione określone warunki.
W świetle podatku dochodowego, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia, którego przedmiotem jest udostępnienie lokalu lub budynku ustala się według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku.
Przy ustalaniu wysokości czynszu należy więc odwoływać się do przeciętnej wysokości czynszów stosowanych w danej miejscowości przy najmie lub dzierżawie nieruchomości tego samego rodzaju. Ustalenie wartości przychodu na podstawie przeciętnej wysokości czynszów stosowanych w danej miejscowości przy najmie lub dzierżawie nieruchomości tego samego rodzaju daje możliwość ustalenia tej wartości w wysokości najbardziej zbliżonej do hipotetycznej wysokości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy odpłatnej.
Zatem udostępnienie lokalu pracownikowi podlega wycenie w wysokości czynszu jaki opłacałby pracownik, gdyby to on był stroną umowy najmu. Czynsz ten powinien odpowiadać kwocie rynkowej, z uwzględnieniem lokalizacji, standardu, metrażu mieszkania. Jeżeli ustalona w umowie najmu kwota czynszu odpowiada tym kryteriom to ona stanowi wartość świadczenia i jest przychodem.
Należy jednak pamiętać, że zwolniona z podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. Zwolnienie ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu, z kolei przez „zakład pracy” należy rozumieć miejsce wykonywania pracy zgodnie z umową o pracę.
Zatem, jeśli są spełnione warunki zwolnienia podatkowego, przychód czyli całą wycenioną wartość świadczenia z tytułu zakwaterowania należy podzielić na połowę czyli na każdego z pracowników-lokatorów, i tę wartość pomniejszyć u każdego o 500 zł.
Natomiast na potrzeby ustalenia podstawy wymiaru składek na ZUS, wartość świadczenia w postaci udostępnienia pracownikowi lokalu mieszkalnego wycenia się według innych zasad. Generalnie, wartość pieniężną świadczeń w naturze ustala się w wysokości ekwiwalentu pieniężnego określonego w przepisach o wynagradzaniu, a w razie ich braku, jeżeli przedmiotem świadczenia jest udostępnienie lokalu mieszkalnego:
1) dla lokali spółdzielczych typu lokatorskiego i własnościowego – w wysokości czynszu obowiązującego dla tego lokalu w danej spółdzielni mieszkaniowej,
2) dla lokali komunalnych – w wysokości czynszu wyznaczonego dla tego lokalu przez gminę,
3) dla lokali własnościowych, z wyłączeniem wymienionych w lit. a, oraz domów stanowiących własność prywatną – w wysokości czynszu określonego według zasad i stawek dla mieszkań komunalnych na danym terenie, a w miastach – w danej dzielnicy,
4) dla lokali w hotelach – w wysokości kosztu udokumentowanego rachunkami wystawionymi przez hotel.
Zatem, wartość świadczenia podlegającą oskładkowaniu ustala się w zależności od rodzaju (typu własności) lokalu. W przypadku ubezpieczeń żadnego zwolnienia dla tego rodzaju świadczenia przepisy nie przewidują.
Określenie momentu uzyskania przychodu ma istotne znaczenie, przede wszystkim z tego powodu, że podatek dochodowy od osób fizycznych (jak i składki) rozliczany jest w danym czasie. Konieczne jest zatem określenie momentu uzyskania przychodu, by przyporządkować przychód do danego okresu rozliczeniowego tj. miesiąca – w przypadku zaliczkowego rozliczania podatku.
Przychód u pracownika powstaje w każdym miesiącu korzystania z mieszkania. W konsekwencji płatnik będzie miał obowiązek wartość świadczenia doliczać do wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi za każdy miesiąc i od łącznej wartości obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki na ZUS.
Gdyby wysokość świadczenia (przychodu) do opodatkowania (po odliczeniu kwoty zwolnienia podatkowego) okazała się niższa od ustalonej wartości świadczenia stanowiącej podstawę wymiaru składek (wycena jest tu odmienna), to składki społeczne można odliczyć od dochodu, ale tylko tego opodatkowanego, a nie te pełne ustalone od faktycznej podstawy wymiaru.
