Jak od 1 stycznia 2020 r. ustalać, czy pracownik ma zapewnioną minimalną płacę

W 2020 r. pracownik na pełnym etacie powinien zarabiać co najmniej 2600 zł brutto, a niepełnoetatowy – nie mniej niż proporcjonalną część tej stawki, obliczoną adekwatnie do jego wymiaru czasu pracy. Nie jest to jednak równoznaczne z podwyżką wynagrodzenia zasadniczego każdego zatrudnionego na podstawie stosunku pracy. Nie tylko ono wchodzi bowiem w skład minimalnego wynagrodzenia za pracę. Przy zarobkach wieloskładnikowych podwyżka może nie być potrzebna, ale to zależy od rodzaju i wysokości tych składników.

Co uwzględniać, co pomijać

Ustalając, czy pracownik ma zagwarantowane minimum ustawowe, pracodawca powinien zsumować przysługujące mu składniki wynagrodzenia i inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy, które zostały zaliczone do wynagrodzeń osobowych przez Główny Urząd Statystyczny. Musi jednak pominąć niektóre z nich – patrz tabela. Nowością na liście wyłączeń od 1 stycznia 2020 r. jest dodatek za staż pracy, który jest składnikiem wynagrodzenia przede wszystkim funkcjonującym w sferze budżetowej, choć bywa również stosowany przez pracodawców prywatnych. Na gruncie regulacji o płacy minimalnej przez taki dodatek należy rozumieć dodatek do wynagrodzenia przysługujący pracownikowi z tytułu osiągnięcia ustalonego okresu zatrudnienia, na zasadach określonych w odrębnych przepisach, układzie zbiorowym pracy, innym opartym na ustawie porozumieniu zbiorowym, regulaminie wynagradzania, statucie określającym prawa i obowiązki stron stosunku pracy, umowie o pracę lub spółdzielczej umowie o pracę. Ta definicja musiała powstać, ponieważ w przepisach są stosowane różne nazwy dla takiego dodatku (np. za wieloletnią pracę, za długoletnią pracę, za wysługę lat) oraz różne zasady jego przyznawania i wypłacania.

Minimalne wynagrodzenie za pracę pracownika od 1 stycznia 2020 r.

Składniki i świadczenia wliczane do minimum ustawowego*
1. Wynagrodzenie zasadnicze w formie czasowej, akordowej, prowizyjnej i innej
2. Inne, niż za staż pracy, dodatki (dodatkowe wynagrodzenia) za szczególne właściwości pracy, szczególne kwalifikacje lub warunki pracy
3. Premie i nagrody regulaminowe i uznaniowe
4. Dopłaty (dodatki) wyrównawcze (np. wyrównanie do wysokości kwoty najniższego wynagrodzenia za pracę pracowników ustalanego przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej na podstawie Kodeksu pracy, przy wykonywaniu pracy zastępczej)
5. Wynagrodzenia dodatkowe za prace wykonywane w ramach obowiązującego wymiaru czasu pracy, lecz nie wynikające z zakresu czynności
6. Wynagrodzenie za czas niewykonywania pracy, wypłacane za środków pracodawców (wynagrodzenia za urlopy wypoczynkowe i dla poratowania zdrowia, za czas niezdolności do pracy wskutek choroby, za czas przestoju nie zawinionego przez pracownika i inne)
7. Ekwiwalenty pieniężne za nie wykorzystany urlop wypoczynkowy i inne
8. Uposażenie posłów i senatorów wraz z uposażeniem dodatkowym
9. Świadczenia o charakterze deputatowym (wartość świadczeń w części nie opłaconej przez pracownika) lub ich ekwiwalenty pieniężne (np. deputaty węglowe, energetyczne, środków spożywczych), a także ekwiwalenty za umundurowanie, jeśli obowiązek jego noszenia wynika z obowiązujących ustaw
10. Świadczenia odszkodowawcze (np. w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia, świadczenia wyrównawcze wypłacane pracownikom, którzy wskutek wypadku przy pracy lub choroby zawodowej doznali stałego lub długotrwałego uszczerbku na zdrowiu)

Składniki i świadczenia wyłączane z minimum ustawowego**
1. Nagroda jubileuszowa
2. Odprawa pieniężna przysługująca pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy
3. Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych
4. Dodatek za pracę w porze nocnej
5. Dodatek za staż pracy
*Lista ma charakter otwarty, co oznacza, że jeśli pracodawca ustanowił inne elementy płacowe, które tutaj nie są wymienione i nie są objęte wyłączeniami, powinien je uwzględnić przy ustalaniu minimalnego wynagrodzenia konkretnego pracownika
** Lista ma charakter zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może wyłączać z minimalnego wynagrodzenia pracownika innych elementów płacowych niż w niej zawarte

Kiedy uzupełniać wynagrodzenie

Wynagrodzenie pracownika powinno być tak ustalone, aby odpowiadało minimum ustawowemu. Dotyczy to płacy jednoskładnikowej (wynagrodzenie zasadnicze) oraz wieloskładnikowej (płaca zasadnicza i inne elementy, np. prowizja, premia, dodatek funkcyjny). Jeżeli jest określone poniżej minimalnego wynagrodzenia za pracę, musi być do jego wartości uzupełnione (nie mylić z wyrównaniem, o którym w poniżej). Taka czynność nie może być jednak wykonywana przez pracodawcę w każdym miesiącu. Wskazywałaby bowiem na niewłaściwe ukształtowanie wynagrodzenia. W efekcie może interweniować inspekcja pracy, która kontroluje przestrzeganie przez pracodawcę przepisów o wynagrodzeniach za racę i innych świadczeniach związanych ze stosunkiem pracy. Z art. 282 § 1 pkt 1 KP wynika, że pracodawca, który nie wypłaca pracownikowi wynagrodzenia za pracę w ustalonym terminie albo je bezpodstawnie zaniża, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Grozi mu za to grzywna od 1000 zł do 30 000 zł.

Jak dokonywać wyrównania

Wyrównywanie wynagrodzenia do poziomu minimalnej płacy powinno mieć miejsce tylko w warunkach i na zasadach określonych prawem. Ma przebiegać w sposób opisany poniżej.

Krok 1. Sprawdzanie powodów niższej pensji niż minimalna

Terminy wypłat niektórych składników wynagrodzenia lub rozkład czasu pracy – to dwie wyłączne przyczyny powstania różnicy między wynagrodzeniem pracownika a minimum ustawowym, które uruchamiają obowiązek wyrównania. Jeśli jedna z nich wystąpi w danym miesiącu, pracodawca będzie musiał wypłacić pracownikowi tę różnicę po ustaleniu, że suma jego składników płacowych i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy, uwzględnianych w minimum ustawowym jest od niego niższa.

Pracodawca nie ma obowiązku wyrównywania pensji w miesiącach, w których wynagrodzenie pracownika jest niższe od minimalnego z innych powodów niż wymienione wyżej, np. ze względu na korzystanie przez niego ze zwolnienia lekarskiego, korzystanie z urlopu bezpłatnego czy zawarcie albo rozwiązanie umowy o pracę w trakcie miesiąca.

Krok 2. Obliczanie wyrównania w zależności od formy wynagradzania

Gdy pracownik jest wynagradzany na podstawie miesięcznych stawek wynagrodzeń i nie przysługuje mu wynagrodzenie za pełny miesięczny wymiar czasu pracy, pracodawca będzie musiał naliczyć wyrównanie za każdą godzinę pracy. W tym celu:
• dzieli minimalne wynagrodzenie za pracę przez liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania przez pracownika w danym miesiącu w ramach pełnego wymiaru czasu pracy; stawka będzie taka sama również dla pracowników niepełnoetatowych,
• ustala stawkę za godzinę pracy, dzieląc wynagrodzenie pracownika w danym miesiącu przez liczbę godzin do przepracowania w tym miesiącu,
• określa różnicę stawek, odejmując od minimalnej stawki godzinowej stawkę za godzinę pracy pracownika,
• mnoży różnicę stawek przez liczbę przepracowanych godzin.

Krok 3. Termin wypłaty

Jeśli pracodawca ma obowiązek wypłaty wyrównania, powinien to uczynić za okres danego miesiąca łącznie z wypłatą wynagrodzenia.