Przeliczenie stanu zatrudnienia
Wykonanie przeliczenie stanu zatrudnienia jest konieczne u wszystkich podmiotów prowadzących działalność socjalną:
- nawet jeśli przez część 2023 r. zfśś był u pracodawców spoza sfery budżetowej zawieszony (w trybie zwykłym lub specjalnym na podstawie art. 15ge KoronawirusU, który nie może być dłużej stosowany wskutek odwołania 1.7.2023 r. stanu zagrożenia epidemicznego),
- z uwzględnieniem zmiany wysokości odpisów podstawowych od 1.7.2023 r.
Przeprowadzenie korekty odpisów na zfśs krok po kroku
Krok 1. Ustalenie przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach
Z uwagi na brak wytycznych w regulacjach zfśs do obliczania średniej liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełne etaty w poszczególnych miesiącach stosuje się metody statystyczne. Pracodawca, u którego stan zatrudnienia jest stabilny, powinien zatem użyć metody:
- uproszczonej, w której dodaje stany dzienne z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, a wynik dzieli przez 2, albo
- średniej chronologicznej, wymagającej dodania stanów dziennych z pierwszego i ostatniego dnia miesiąca, podzielenia uzyskanej sumy przez 2, dodania do otrzymanego wyniku stanu zatrudnienia w 15. dniu miesiąca oraz podzielenia rezultatu przez 2.
Pracodawcom z dużą zmiennością liczby pracowników rekomenduje się natomiast metodę średniej arytmetycznej. Polega ona na dodaniu liczby pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) z każdego dnia danego miesiąca i podzieleniu uzyskanego wyniku przez liczbę dni kalendarzowych w tym miesiącu.
Krok 2. Wyliczenie faktycznej średniej liczby zatrudnionych
Żeby obliczyć faktyczną średnią liczbę zatrudnionych pracodawca dodaje przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach, a sumę dzielić przez 12. Wykonuje te działania zarówno wtedy, gdy zfśs dział u niego przez cały, jak i przez część 2023 r.
Krok 3. Korygowanie odpisów i zwiększeń
Pracodawca przeprowadza korektę w odniesieniu do faktycznej średniej liczby zatrudnionych osobno dla danej kategorii pracowników zatrudnionych w normalnych i szczególnych warunkach. Odrębnie weryfikuje też odpisy na pracowników młodocianych oraz zwiększenia na poszczególne grupy osób uprawnionych. To efekt obowiązywania odmiennych stawek odpisów i zwiększeń, przy czym w tym roku konieczne są dodatkowe dwa działania ze względu na zmianę odpisów i zwiększeń od 1.7.2023 r. W każdym trzeba użyć 6/12 jako odpowiednika dla okresu obowiązywania danej wysokości odpisów i zwiększeń, a uzyskane wyniki zsumować dla występujących u pracodawcy kategorii.
Przeliczone odpisy i zwiększenia w poszczególnych grupach należy dodać, a sumę porównać do kwot przekazanych na zfśs do 31 maja i 30 września. Niedopłatę należy przekazać na rachunek zfśs, a nadpłatę – z niego wycofać lub o jej wysokość zmniejszyć odpis na 2024 r.
Tabela. Odpisy na zfśs w 2023 r.
| Odpisy podstawowe | ||
| Rodzaj odpisu | Wysokość odpisu w okresie 1.1.–30.6.2023 | Wysokość odpisu w okresie 1.7.–31.12.2023 |
| Na jednego zatrudnionego w tzw. normalnych warunkach | 1662,97 zł | 1914,34 zł |
| Na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych | 2217,29 zł | 2552,45 zł |
| Na jednego pracownika młodocianego | 221,73 zł | 255,25 zł |
| 266,07 zł | 306,29 zł | |
| 310,42 zł | 357,34 zł | |
| Zwiększenia odpisów podstawowych (tzw. odpisy fakultatywne) | ||
| Rodzaj zwiększenia | Wysokość zwiększenia w okresie 1.1. – 30.6.2023 | Wysokość zwiększenia w okresie 1.7. – 31.12.2023 |
| Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności | 277,16 zł | 319,06 zł |
| Na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do opieki socjalnej u pracodawcy | 277,16 zł | 319,06 zł |
| Na każdą zatrudnioną osobę u pracodawcy prowadzącego zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu | 332,59 zł | 382,87 zł |
Najczęściej zadawane pytania
W jaki sposób należy rozliczyć odpis podstawowy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na koniec roku kalendarzowego?
Ustalenie kwoty odpisu podstawowego następuje na początku roku na podstawie planowanej przeciętnej liczby pracowników w roku kalendarzowym. Kwota ta podlega korekcie na koniec roku po ustaleniu faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych. Na koniec roku pracodawca ustala faktyczną przeciętną liczbę zatrudnionych pracowników i na podstawie tych danych koryguje wartość dokonanego odpisu. W tym celu powtarza działania matematyczne, które wykonuje się przy naliczeniu odpisu na dany rok, odprowadzonego na konto funduszu, z tą różnicą, że przeciętną liczbę planowanego zatrudnienia zastępuje przeciętną liczbą faktycznego zatrudnienia w zakładzie. Korekta powinna być dokonana do 31 grudnia danego roku.
Czy do przeciętnego zatrudnienia wlicza się zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych?
Do przeciętnego zatrudnienia nie wlicza się osób, z którymi pracodawca zawarł umowę zlecenia lub umowę o dzieło.
Czy do przeciętnego zatrudnienia wlicza się pracowników młodocianych?
Pracowników młodocianych nie wlicza się do przeciętnego zatrudnienia ze względu na odmienny sposób naliczania odpisu.
Czy należy korygować odpis na emerytów i rencistów?
Zwiększenie lub zmniejszenie liczby emerytów w zakładzie pracy w ciągu roku kalendarzowego nie powoduje konieczności dokonania korekty odpisu na zfśs.
