Stanowisko MRiPS w sprawie rozliczania kosztów pracy zdalnej

Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną

W odpowiedzi na interpelację nr 41449, w której wskazano na problemy z rozliczaniem kosztów pracy zdalnej Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wskazało, że znowelizowane przepisy Kodeksu pracy zobowiązały pracodawcę do zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę w formie zdalnej, między innymi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, zapewnienia instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych i pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli taki obowiązek zostanie określony w porozumieniu (zawartym ze związkami zawodowymi) lub regulaminie (bądź w przypadku braku porozumienia lub regulaminu – w wydanym poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem).

Ustalenie ekwiwalentu lub ryczałtu
To pracodawca decyduje, jakie materiały i narzędzia pracy są pracownikowi niezbędne do pracy zdalnej. Możliwe jest także używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy (np. komputera, drukarki, skanera) w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą, pod warunkiem że prywatne urządzenia techniczne i inne narzędzia pracy pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.

Obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz obowiązek wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.

Przy ustalaniu ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę między innymi normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym narzędzi technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią (zgodnie z art. 67²⁵ KP) przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Obowiązki związane z bhp

Pracodawca, zgodnie z art. 67³¹ KP, wobec pracownika wykonującego pracę w trybie zdalnym realizuje także obowiązki wynikające z działu dziesiątego Kodeksu pracy „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, uwzględniając ustawowe wyłączenia, np. obowiązek organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp (ten obowiązek spoczywa na pracowniku).