1. Kto może prowadzić działalność nierejestrowaną?
Działalność ta może być prowadzona przez osoby fizyczne których przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę i które w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywały działalności gospodarczej (art. 5 ust. 1 PrPrzed).
Od 1.7.2023 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 3600 zł. Jednak należy zwrócić uwagę na to, że od tego dnia zmianie uległa nie tylko wysokość tego wynagrodzenia, ale także określony przez ustawodawcę limit przychodu, który przed 1.7.2023 r. wynosił 50% minimalnego wynagrodzenia za pracę. W konsekwencji kwota limitu wzrosła z 1745 zł do 2700 zł.
Od 1.7.2023 r. zmianie uległa nie tylko wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę, ale także limit przychodu, który może uzyskać osoba prowadząca działalność nierejestrowaną.
Limit umożliwiający prowadzenie działalności nierejestrowanej został określony przez odwołanie do przychodu należnego, a nie do dochodu. Aby ocenić, czy kwota ta nie została przekroczona, należy więc brać pod uwagę nie tylko kwoty otrzymane ze sprzedaży towarów i usług, ale także kwoty należne, które nie zostały jeszcze otrzymane. Przy określaniu kwoty limitu nie uwzględnia się także kosztów uzyskania tego przychodu, które poniosła osoba prowadząca działalność.
Podatnik prowadzący usługową działalność nierejestrowaną osiągnął w lipcu 2023 r. przychód należny w wysokości 3200 zł. Prowadząc ją poniósł także koszty w wysokości 500 zł. Uznał więc, że nie przekroczył ustawowego limitu uprawniającego go do nierejestrowania działalności. Takie myślenie jest jednak błędne, ponieważ limit ustawowy został określony przez odniesienie do przychodów należnych, co oznacza, że na tym etapie wysokość kosztów jej prowadzenia nie ma znaczenia i nie jest uwzględniania na potrzeby oceny, czy limit nie został przekroczony.
Kolejnym warunkiem, który musi spełnić osoba chcąca prowadzić nieewidencjonowaną działalność zarobkową jest to, że w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej. Co istotne, za niewykonywanie działalności gospodarczej rozumie się również jej zawieszenie.
2. Kiedy nie można prowadzić działalności nierejestrowanej?
Choć co do zasady działalność tę może prowadzić osoba fizyczna, to jednak możliwość ta podlega także innym ograniczeniom niż limit przychodów.
Po pierwsze, przepisów dotyczących tej działalności nie stosuje się do działalności wykonywanej w ramach umowy spółki cywilnej.
Po drugie, istnieją rodzaje działalności, w przypadku których bez względu na wysokość przychodów prowadzona działalność musi być zarejestrowana. Ma to miejsce w przypadkach, gdy działalność:
- wymaga zezwolenia (np. sprzedaż alkoholu),
- wymaga koncesji (np. ochrona osób lub mienia),
- wymaga wpisu do rejestru działalności regulowanej (np. usługi turystyczne)
- została zdefiniowana w przepisach jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców (np. pośrednictwo ubezpieczeniowe, czy usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości).
3. Rozliczenia podatkowe
Fakt, że działalność nierejestrowana ma formę uproszczoną i formalności związane z jej prowadzeniem są ograniczone, nie oznacza, że nie podlega ona opodatkowaniu. Choć z tytułu uzyskiwanego z niej dochodu nie ma obowiązku wpłacania miesięcznych zaliczek na podatek, to jednak trzeba je rozliczyć w rocznym zeznaniu podatkowym PIT-36 składanym do 30 kwietnia roku następującego po rozliczanym roku podatkowym.
Przychody z tego tytułu zaliczają się na gruncie podatkowym do tzw. przychodów z innych źródeł (art. 20 ust. 1ba w zw. z art. 10 ust. 1 pkt 9 PDOFizU). Podlegają one opodatkowaniu na ogólnych zasadach według skali podatkowej. Opodatkowaniu podlega dochód, czyli różnica pomiędzy przychodem ze sprzedaży a kosztami uzyskania przychodów. Koszty te uwzględnia się w wysokości faktycznie poniesionej, a podatnik musi dbać o ich prawidłowe udokumentowanie – z dokumentów, które posiada musi wynikać, że wydatek ma związek z prowadzoną działalnością nierejestrowaną i został poniesiony w celu jej prowadzenia.
Podatnik prowadzi w ramach działalności nierejestrowanej zajęcia sportowe – naukę gry w piłkę nożną. Aby móc ją prowadzić musiał kupić niezbędne akcesoria, w tym piłki. Dokonał także zakupu aparatu fotograficznego, który ma służyć promocji prowadzonej przez niego działalności w mediach społecznościowych. W takiej sytuacji przy dokonywaniu rozliczenia rocznego podatnik może uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu z tytułu działalności nierejestrowanej zakup akcesoriów sportowych dokonany w związku z jej prowadzeniem i w celu uzyskania przychodu. Powinien jednak zastanowić się nad tym, czym uwzględnić w nich także koszt zakupu aparatu fotograficznego. Aby mógł to zrobić musi bowiem być w stanie wykazać, że zakup ten został dokonany w związku z prowadzoną działalnością i w celu uzyskania przychodu, a nie do celów prywatnych. Zaliczanie do kosztów uzyskania przychodów takich zakupów jak aparat fotograficzny wzbudza zazwyczaj szczególne zainteresowanie organów podatkowych.
Co istotne dla osób, dla których działalność nierejestrowaną jest dodatkową działalnością zarobkową, uzyskiwane z niej dochody łączą się z dochodami z innych źródeł, które są opodatkowane na zasadach ogólnych. Jeżeli więc osoba, która prowadzi tę działalność uzyskuje również dochody z umowy o pracę, to podatek będzie obliczany od sumy tych dochodów.
Jan K. jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę i z tego tytułu uzyskuje dochód opodatkowany w drugim progu skali podatkowej. W 2023 r. rozpoczął prowadzenie usługowej działalności nierejestrowanej. W takim przypadku podatek dochodowy od osób fizycznych będzie należało obliczyć od sumy jego dochodów i opodatkować w drugim progu skali podatkowej.
Z kolei dla osób, dla których działalność ta jest jednym źródłem dochodu, istotne jest to, że fakt, iż podlega ona opodatkowaniu na zasadach ogólnych według skali podatkowej oznacza, że znajduje do niej zastosowanie kwota wolna od podatku.
Gdyby Jan K., o którym mowa w poprzednim przykładzie uzyskiwał jedynie przychód z działalności nierejestrowanej i uzyskałby go w 2023 r. w łącznej wysokości 7000 zł, to mieściłby się on w kwocie wolnej od podatku.
W przypadku osób, które uzyskują dochody także z tytułu umowy o pracę i w ramach rozliczeń z tego tytułu, kwota wolna pomniejsza ich zaliczkę na podatek, nie znajdzie ona już zastosowania w odniesieniu do dochodów z działalności nierejestrowanej.
4. Dokumentowanie sprzedaży
Mimo że działalność nierejestrowana nie jest działalnością gospodarczą, osoba która ją prowadzi ma obowiązek wystawić na żądanie kupującego rachunek (art. 87 OrdPU).
Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Zgodnie z ogólnymi zasadami (§ 14 OpłataProlonR) powinien on zawierać co najmniej:
- imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi;
- datę wystawienia i numer kolejny rachunku;
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe;
- ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.
Kwestią, która w praktyce budzi wątpliwości osób prowadzących działalność nierejestrowaną jest to, czy muszą wystawiać z tytułu dokonanej sprzedaży faktury. Także w tym wypadku znajdują zastosowanie ogólne regulacje, zgodnie z którymi choć takiego obowiązku nie ma, to jednak, jeśli kupujący tego zażąda, sprzedawca jest zobowiązany do wystawienia faktury. Na zgłoszenie takiego żądania kupujący ma 3 miesiące od końca miesiąca, w którym dostarczano mu towar lub usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 VATU).
Taka faktura musi zawierać co najmniej:
- datę wystawienia
- numer kolejny
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług
- cenę jednostkową towaru lub usługi
- kwotę należności ogółem.
Osoba prowadząca sprzedaż nierejestrowaną podaje na rachunku lub fakturze imię i nazwisko. Nie ma obowiązku podawania numeru PESEL i adresu zamieszkania.
Anna B. prowadzi nierejestrowaną działalność usługową. Jeden z kupujących poprosił ją o wystawienie faktury. Anna B. miała wątpliwości, czy powinna zamieścić na niej NIP, który przed laty został jej nadany na potrzeby rozliczania podatku dochodowego od osób fizycznych.
Tymczasem nie, nie powinna tego robić. Jak wynika z art. 3 ust. 1 EwidPodU identyfikatorem podatkowym jest:
- numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi objętymi rejestrem PESEL nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług,
- NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu.
Ponieważ Anna B. jest osobą fizyczną objętą rejestrem PESEL nieprowadzącą działalności gospodarczej i nie jest zarejestrowanym podatnikiem VAT, jej identyfikatorem podatkowym jest PESEL. Jednak z uwagi na to, że Anna B. nie jest podatnikiem VAT, nie znajduje się on wśród obowiązkowych elementów faktury, którą powinna w tej sytuacji wystawić.
5. Ewidencja sprzedaży
Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną powinny prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży. Jej głównym zadaniem jest umożliwienie ustalenia limitu przychodu należnego i tym samym dokonanie oceny, czy nie został on przekroczony. Przepisy nie określają jakie informacje powinna ona zawierać. W praktyce są to najczęściej:
- liczba porządkowa
- data sprzedaży
- wartość sprzedaży
- wartość sprzedaży narastająco
- numer dokumentu sprzedaży, jeśli został wystawiony.
Jeżeli podatnik nie będzie prowadził ewidencji sprzedaży lub będzie robił to w sposób nierzetelny, a ustalenie wartości sprzedaży nie będzie możliwe na podstawie dokumentacji, to organ podatkowy sam określi jej wartość i ustali wartość podatku
