Obowiązek podatkowy w VAT powinien zostać rozpoznany w dacie wystawienia refaktury. Natomiast w CIT właściwe będzie powstanie przychodu w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego wskazanego na fakturze albo w dniu jej wystawienia.
Refaktura za media a VAT
Dla potrzeb VAT podstawowym zagadnieniem jest to, czy media stanowią świadczenia odrębnego od samego najmu. W tym zakresie, zgodnie z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w sprawie C-42/14 Wojskowa Agencja Mieszkaniowa, wskazano, że najem i media powinny być rozliczane odrębnie od najmu, w szczególności, gdy najemca ma możliwość wyboru dostawcy lub rozliczenie następuje według liczników lub najemca ma wpływ na wielkość zużycia mediów.
Nie wskazaliście Państwo jakie są postanowienia umowy w tym zakresie, więc przyjmuję, że ma miejsce częstszy w praktyce przypadek jakim jest rozliczanie według liczników, co skutkuje odrębnym rozliczaniem najmu i mediów.
Według art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. a VATU, obowiązek podatkowy z tytułu dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego powstaje z chwilą wystawienia faktury. Taką samą zasadę dla dostaw wody oraz czynszu najmu przewidują art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b VATU.
Jednak w przypadku, gdy podatnik nie wystawi faktury lub wystawi ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy – zgodnie z art. 19a ust. 7 VATU – powstanie z chwilą upływu płatności.
Oznacza to, że zarówno w odniesieniu do samego najmu, jak również w stosunku do mediów (energii, gazu i wody) obowiązek podatkowy w VAT powstanie po Państwa stronie w momencie wystawienia odpowiednio faktury za najem i refaktury za media. Ważne jest to, aby zostały wystawione przed upływem ich terminów płatności.
Refaktura za media a CIT
Zgodnie z art. 12 ust. 3a PDOPrU, w przypadku usług, za datę powstania przychodu uważa się generalnie dzień wykonania usługi albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności. Jeśli jednak strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, to w myśl art. 12 ust. 3c PDOPrU, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku. Z kolei art. 12 ust. 3d PDOPrU nakazuje stosować te ostatnie zasady do dostawy energii elektrycznej, cieplnej oraz gazu przewodowego.
Powstaje pytanie co oznacza ustalenie okresów rozliczeniowych.
Zgodnie z wyrokiem WSA w Warszawie z 19.2.2016 r. (III SA/Wa 820/15, Legalis) ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia okresu rozliczeniowego. Organ uznał, że właściwe jest w tej sytuacji odwołanie się do znaczenia funkcjonującego w języku powszechnym, konkludując – na podstawie definicji słownikowych pojęć „okres” i „rozliczać”, że chodzi o przedział czasowy, wyodrębniony ze względu na obowiązek uregulowania przez dane podmioty spraw finansowych. Z taką koncepcją okresu rozliczeniowego, kładącą nacisk na powiązanie wyodrębnionego przez strony umowy przedziału czasowego z obowiązkiem dokonania rozliczeń za świadczone usługi, można się zgodzić, tym bardziej że ten właśnie aspekt został wskazany w treści przepisu art. 12 ust. 3c jako istotny (usługa ma być „rozliczana” w okresach rozliczeniowych). Jak przy tym słusznie wskazuje organ interpretujący, określenie okresu rozliczeniowego pozostaje wyłącznie w gestii stron, które łączy stosunek cywilnoprawny.
W Państwa sytuacji dla potrzeb CIT można przyjąć jedno z dwóch rozwiązań.
Pierwsze to wskazanie w treści refaktury, że dotyczy ona pewnego okresu rozliczeniowego i rozpoznanie przychodu zgodnie z art. 12 ust. 3c i 3d PDOPrU – czyli z upływem okresu. Należy zweryfikować, czy nie jest to sprzeczne z umową lub dotychczasową praktyką rozliczania najmu przez strony – możliwe, że strony dotychczas stosowały okresy rozliczeniowe wobec refaktur, choć wprost nie przewidywała ich umowa. Rozwiązanie to oznacza jednak inny moment rozliczenia CIT i VAT.
Natomiast drugie rozwiązanie wiąże się z rozpoznaniem przychodu w momencie wystawienia refaktury (art. 12 ust. 3a PDOPrU). Wówczas moment rozpoznania VAT i CIT powinien być identyczny.
