W związku z nowelizacją Kodeksu pracy z 9.3.2023 r. pojawiła się konieczność dokonania zmian w rozporządzeniu MRiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Rozporządzenie to określa m.in. zakres prowadzenia dokumentacji pracowniczej, obejmującej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.
Urlop opiekuńczy oraz siła wyższa pojawią się w aktach osobowych
Nowelizacja Kodeksu pracy z 9.3.2023 r. wprowadziła do KP między innymi dwie nowe instytucje w formie dni wolnych od pracy:
- zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika. Zwolnienie te będzie przysługiwać pracownikowi w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym (nowy art. 1481 KP),
- urlop opiekuńczy w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych; urlop ten będzie przysługiwać pracownikowi w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym (nowy art. 1731 KP).
W rozporządzeniu dotyczącym dokumentacji konieczne stało się wprowadzenie nowych informacji o wnioskach, które pracodawca będzie przechowywał, w związku z ubieganiem się przez pracownika o korzystanie z urlopu opiekuńczego oraz zwolnienia ze względu na siłę wyższą.
Ponadto, w drodze rozporządzenia ze względu na zmianę wieku dziecka, o którym jest mowa w art. 178 § 2 Kodeksu pracy, w ramach nowelizacji z 9.3.2023 r. konieczne jest wprowadzenie uwzględniającej zmiany do § 6 pkt 1 lit. d tiret pierwszy rozporządzenia MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Nowy przepis uzyskał brzmienie: „(…) pracownika opiekującego się̨ dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8. roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy)”.
Potwierdzenie złożenia nowych wniosków w dokumentacji pracowniczej
Dokumentacja związana z korzystaniem z uprawnień przez pracownika ma istotne znaczenie. W związku z tym zaproponowano, aby część B akt osobowych pracownika obejmowała również:
- wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy (art. 293 § 1 i 3 KP),
- wniosek pracownika i odpowiedź pracodawcy na wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny
z rozwiązaniem umowy o pracę (art. 294 § 3 i 4 KP), - dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy (art. 1881 KP).
Wniosek o zmianę rodzaju umowy o pracę
Na podstawie art. 293 Kodeksu pracy, pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy będzie mógł raz w roku kalendarzowym wystąpić do pracodawcy z wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym polegające na zmianie rodzaju pracy lub zatrudnieniu w pełnym wymiarze czasu pracy. Pracodawca będzie udzielał pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiedzi na taki wniosek, biorąc pod uwagę potrzeby pracodawcy i pracownika, nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania wniosku; w razie nieuwzględnienia wniosku pracodawca będzie informował pracownika o przyczynie odmowy.
Wniosek o wskazanie przyczyny rozwiązania umowy na okres próbny za wypowiedzeniem
W art. 294 Kodeksu pracy wskazano powody, które nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę, przygotowanie do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia albo przyczyny zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę. Na podstawie tego przepisu pracownik, który uważa, że przyczyną rozwiązania umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę był jeden ze wskazanych w przepisie powodów, będzie mógł w terminie 7 dni od dnia złożenia oświadczenia woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowania działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę, złożyć do pracodawcy wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o wskazanie przyczyny uzasadniającej to rozwiązanie umowy o pracę albo zastosowanie działania. Pracodawca będzie udzielał pracownikowi odpowiedzi na ten wniosek, w postaci papierowej lub elektronicznej, w terminie 7 dni od dnia złożenia przez pracownika wniosku.
Dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy
Zgodnie z art. 1881 Kodeksu pracy regulacją pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8. roku życia, będzie mógł złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy. Pracodawca będzie rozpatrywał wniosek, uwzględniając potrzeby pracownika, w tym termin oraz przyczynę konieczności korzystania z elastycznej organizacji pracy, a także potrzeby i możliwości pracodawcy, w tym konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca będzie informował pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu wniosku albo o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku albo o innym możliwym terminie zastosowania elastycznej organizacji pracy niż wskazany we wniosku, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku. Pracownik korzystający z elastycznej organizacji pracy będzie mógł w każdym czasie złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej o powrót do poprzedniej organizacji pracy przed upływem ww. 7-dniowego terminu, gdy uzasadnia to zmiana okoliczności będąca podstawą do korzystania przez pracownika z elastycznej organizacji pracy. Pracodawca po rozpatrzeniu wniosku, z uwzględnieniem takich samych okoliczności jak przy rozpatrywaniu wniosku o elastyczną organizację pracy, będzie informował pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o uwzględnieniu albo przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku albo o możliwym terminie powrotu do pracy, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wniosku.
Zmiany w dokumentacji pracowniczej wejdą w życie 17.5.2023 r. Celem rozporządzenia jest przede wszystkim umożliwienie pracodawcom prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Obecnie trwają prace nad zmianą rozporządzenia dotyczącego świadectwa pracy i wpisania do niego nowych dni wolnych (zwolnienie ze względu na siłę wyższą oraz urlop opiekuńczy).
