Zdaniem autora, najlepszym rozwiązaniem byłoby rozliczenie ryczałtu przyjmując sumę połowy dotychczasowej i nowej stawki ryczałtu.
Zwrot kosztów za nocleg w podróży służbowej – rachunek lub ryczałt
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem.
W przypadku niedołączenia do rozliczenia kosztów podróży krajowej dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku noclegowego oraz oświadczenia o przyczynie braku tego dokumentu pracownikowi przysługuje ryczałt na nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt ten nie przysługuje:
1) za czas przejazdu,
2) w sytuacji gdy pracodawca zapewnił mu możliwość bezpłatnego noclegu,
3) gdy pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.
Ponadto warunkiem dla zaistnienia prawa do ryczałtu w podróży krajowej jest to, by nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy 21.00 a 7.00.
Zmiana rozporządzenia – nowe stawki
Z dniem 28.7.2022 r. weszły w życie zmiana rozporządzenia MPiPS z 29.1.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej w zakresie wysokości diety za podróże służbowe na terenie kraju. Od tego dnia wynosi ona 38 zł (dotychczas było to 30 zł). Podwyższeniu ulega zatem także ryczałt noclegowy z 45 zł na 57 zł.
W rozporządzeniu zmieniającym nie ma niestety przepisów przejściowych odnoszących się do kwestii rozliczenia podróży trwającej w czasie wejścia nowej stawki diety.
Nowe stawki obowiązują od początku 28.7.2022 r., a więc trudno byłoby przyjąć dla całego noclegu jednolitą – starą lub nową – stawkę ryczałtu.
Rozliczenie
Zastosować można dwa rozwiązania:
1) rozliczenie proporcjonalne ryczałtu w odniesieniu do dokładnego czasu trwania tego samego noclegu w części przypadającej na 27 lipca i 28 lipca,
2) przyjęcie średniej kwoty ryczałtu (50% z 45 zł plus 50% z 57 zł).
Pierwsze rozwiązanie w zdecydowanej większości przypadków będzie wręcz niemożliwe do zastosowania. Należałoby zacząć bowiem od zdefiniowania czasu trwania noclegu, przyjmując jakieś godziny graniczne. Rozporządzenie delegacyjne na to nie wskazuje, nie można byłoby się posiłkować odniesieniem do przedziału czasu, w jakim ma się zmieścić minimalny czas trwania noclegu dla nabycia ryczałtu. Przedział ten nie wyznacza wprost pojęcia czasowego noclegu.
Zdaniem autora należałoby przyjąć rozliczenie po połowie, czyli wypłacić w tym przypadku ryczałt w wysokości 51 zł (22,50 zł + 28,50 zł). Nocleg związany jest z nocowaniem, które nie odnosi się do konkretnej ilości godzin, ale do spędzenia nocy jako jednolitego zdarzenia.
Inaczej byłoby jednak wówczas, gdyby pracownik dotarł do miejscowości docelowej po północy, czyli już 28 lipca. Przy założeniu, że godzina przyjazdu nie przypadałaby później niż o 1.00 (wówczas nie zostałby spełniony warunek dla uzyskania prawa do ryczałtu), w pełni nocleg przypadałby już po wejściu w życie zmienionych stawek. Należałoby wypłacić ryczałt w wysokości 57 zł.
Artykuł pochodzi z Systemu Legalis Ksiegowość Kadry Biznes. Zaloguj się lub kup dostęp
