I. Zasady pracy zdalnej określone przez specustawę (aspekt prawny)

Ogólne zasady wykonywania pracy zdalnej przez pracownika zostały określone w art. 3 ustawy z 2.3.2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 ze zm.; dalej: specustawa). Zgodnie z tymi przepisami w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Przy czym polecenie wykonywania pracy zdalnej pracodawca może cofnąć w każdym czasie.

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych.

Sprzęt wykorzystywany przez pracownika w pracy zdalnej

Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Kontrola czasu pracy i rozliczanie efektów pracy zdalnej

Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania.

II. Praca zdalna w przychodach ze stosunku pracy (aspekt podatkowo – składkowy)

Konsekwencją wykonywania pracy w domu lub mieszkaniu pracownika jest konieczność zrekompensowania ponoszonych przez niego kosztów wykonywania pracy w trybie home office. W większości przypadków praca zdalna oznacza pracę za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (e-mail, komunikatory) wymaga posiadania przez pracownika szybkiego łącza internetowego, które umożliwia efektywne wykonywanie zadań służbowych poprzez m.in. stały dostęp do ogólnofirmowych zasobów. Wykonywanie pracy w tej formule skutkuje również ponoszeniem przez pracownika zwiększonych wydatków z tytułu zużycia energii elektrycznej, ogrzewania oraz internetu. Praca w trybie home office powoduje też zwiększone fizyczne zużycie mebli wykorzystywanych podczas pracy. Z tych powodów pracodawcy ustalają różnego rodzaju rekompensaty mające na celu zwrot kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracowników.

Aspekt podatkowo – składkowy

PIT. Zgodnie z art. 12 ust. 1 PDOFizU do przychodów ze stosunku pracy zalicza się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. Świadczenie uznane za przychód ze stosunku pracy może jednak korzystać ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 PDOFizU. W myśl tego przepisu wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Zastosowanie tego zwolnienia przedmiotowego wymaga spełnienia w sposób łączny następujących przesłanek:

ZUS. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe stanowi, co do zasady, przychód pracownika uzyskany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, co wynika z art. 18 ust. 1 ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.; dalej: ustawa o sus). Dla ustalenia czy dany przychód stanowi podstawę wymiaru składek decydujące znaczenie ma fakt, czy dla celów PDOFizU zostanie on uznany za przychód pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przy czym pojęcie przychodu definiuje art. 4 pkt 9 ustawy o sus.

Jeśli pracownik otrzymuje od pracodawcy sprzęt potrzebny do wykonania obowiązków służbowych podczas pracy zdalnej, np. telefon, sprzęt komputerowy lub sprzęt biurowy, to nie można mówić o powstaniu po stronie tego pracownika przychodu ze stosunku pracy. Pracownik nie uzyskuje z tego tytułu żadnego przysporzenia majątkowego. Przekazanie sprzętu wynika z potrzeb pracodawcy, który w ramach prowadzonej działalności chce w ten sposób osiągnąć określone rezultaty. Wątpliwości powstają dopiero wtedy, gdy pracownik w związku z wykonaniem pracy zdalnej ponosi koszty w celach służbowych, które następnie pracodawca mu rekompensuje.

1. Ekwiwalent za pracę zdalną w celu pokrycia kosztów wykorzystania prywatnego łącza internetowego oraz zwiększonego zużycia energii elektrycznej i ogrzewania (aspekt podatkowo – składkowy)

Z art. 3 ust. 4 specustawy wynika, że to pracodawca zapewnia narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej. Przepis ten pozostawia pracodawcy swobodę co do sposobu zapewnienia pracownikowi pracującemu zdalnie narzędzi i materiałów potrzebnych mu do wykonywania tej pracy. Zapewnienie to może mieć zatem charakter rzeczowy, poprzez wyposażenie stanowiska pracy w narzędzia i materiały, jak i wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika. W dotychczasowej praktyce pracodawcy zazwyczaj przyjmowali to drugie rozwiązanie polegające na przyznaniu pracownikom ekwiwalentów za zwiększone zużycie mediów.

Ekwiwalenty za zwiększone zużycie mediów jako przychód ze stosunku pracy

Konieczność pracy zdalnej skutkuje po stronie pracowników wzrostem rachunków za domowe media. Organy podatkowe twierdzą, że wypłacane pracownikom kwoty ekwiwalentu za zwiększone zużycie internetu, energii elektrycznej i ogrzewania – w związku z potrzebami wynikającymi z obowiązku świadczenia pracy zdalnej na podstawie art. 3 specustawy – w ogóle nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 PDOFizU. Skoro zaś nie stanowią one przychodu podatkowego to nie ma potrzeby analizowania zastosowania zwolnienia z opodatkowania, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 13 PDOFizU. Jeśli bowiem dane świadczenie nie jest przychodem w rozumieniu art. 12 ust. 1 PDOFizU, nie może być objęte zwolnieniem podatkowym. Zwolnić z opodatkowania można wyłącznie te świadczenia i ich wartości, które są uznane za przychód podatkowy.

Potwierdzenie tego stanowiska można odnaleźć m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS  z 15.12.2020 r. sygn. 0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS, który odniósł się do sytuacji, w której firma miała zamiar wypłacać pracownikom, wykonującym pracę zdalną przez co najmniej 60% swojego wymiaru czasu pracy, miesięczny ekwiwalent w kwocie 100 – 150 zł za korzystanie z prywatnego łącza internetowego oraz zwiększone zużycie energii elektrycznej i ogrzewania. Pracownicy nie byli zobligowani do przedstawiania faktur od zewnętrznych dostawców mediów ani kalkulacji faktycznego zużycia energii elektrycznej. W tych okolicznościach organ podatkowy uznał, że:

„(…) wypłacone przez Wnioskodawcę kwoty ekwiwalentu za zużycie Internetu i energii elektrycznej pracownikom wykonującym pracę zdalną nie będą stanowiły przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tej sytuacji, bezprzedmiotowa pozostaje kwestia zastosowania zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.”

W ten sam sposób Dyrektor KIS ocenił przypadek przyznania pracownikom jednorazowego ryczałtu w wysokości 300 euro. Jak wyjaśnił podatnik, wskazana kwota ryczałtu była jednakowa dla wszystkich pracowników, ze względu na respektowanie zasady równego traktowania przy jednoczesnym ograniczeniu ingerencji w sprawy osobiste pracowników, tj. m.in. w wysokość indywidualnych opłat za media. Kwota ta miała rekompensować poniesione przez danego pracownika zwiększone koszty zużycia prądu i wody oraz koszty dostępu do internetu. Ponadto wysokość ryczałtu obejmowała także zakup sprzętu w postaci monitora, biurka i fotela do biurka. W tych okolicznościach Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 5.3.2021 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.817.2020.2.AK wskazał, że:

„(…) świadczenie pieniężne przyznane przez Wnioskodawcę w formie ryczałtu za zwiększone koszty prądu i wody oraz koszty organizacyjne, tj. koszty dostępu do Internetu, zakupu sprzętu elektronicznego (monitora), zakupu mebli (biurka i fotela) pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym na Wnioskodawcy jako płatniku nie ciąży obowiązek pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tego tytułu.”

Analogiczne stanowisko Dyrektor KIS wyraził również w interpretacji indywidualnej z 16.3.2021 r. sygn. 0114-KDIP3-2.4011.810.2020.2.AK oraz z 14.7.2021 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.421.2021.1.MS.

Ekwiwalenty za zwiększone zużycie mediów w podstawie wymiaru składek ZUS

Organy podatkowe w interpretacjach indywidualnych wydawanych na temat wypłaty ekwiwalentów za zwiększone zużycie internetu, prądu i ogrzewania podczas świadczenia przez pracownika pracy w trybie zdalnym twierdzą, o czym mowa była wyżej, że nie stanowią one przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art.  12 ust. 1 PDOFizU. Skutkiem uznania, że wskazane ekwiwalenty nie stanowią przychodu podatkowego, jest niewliczanie ich do podstawy wymiaru składek ZUS. Stanowisko to potwierdził ZUS Oddział w Gdańsku w interpretacji indywidualnej z 20.5.2021 r., sygn. DI/100000/43/283/2021. Organ rentowy potwierdził, że wypłata jednorazowego świadczenia, którego celem jest zrekompensowanie pracownikowi ponoszonych przez niego kosztów związanych z pracą zdalną, nie stanowi podstawy wymiaru składek ZUS, jeżeli świadczenie to nie jest przychodem pracownika z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. ZUS Oddział w Gdańsku zastrzegł jednak, że:

„(…) jeżeli organ podatkowy dokona kwalifikacji podatkowej rzeczonego przychodu tj, jednorazowego świadczenia, którego celem ma być zrekompensowanie pracownikom ponoszonych przez nich kosztów związanych z pracą zdalną w sposób odmienny niż Wnioskodawca, niniejsza interpretacja nie wywołuje skutków prawnych.”

ZUS Oddział w Gdańsku podobne stanowisko zaprezentował w interpretacji indywidualnej z 20.4.2021 r., sygn. DI/100000/43/292/2021 uznając, że ekwiwalent wypłacony pracownikom świadczącym pracę zdalną za dostęp do internetu oraz zwiększone zużycie prądu nie stanowi  podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.

2. Rekompensata za wyposażenie stanowiska pracy zdalnej (aspekt podatkowo – składkowy)

Wykonywanie przez pracowników obowiązków służbowych podczas pracy zdalnej wiąże się również z koniecznością zapewnienia przez pracodawcę odpowiednich warunków świadczenia tej pracy. Zasadniczo do wykonywania pracy niezbędne jest bowiem posiadanie przez pracowników odpowiednich mebli biurowych zapewniających prawidłową ergonomię pracy.

III. Świadczenie pracy w trybie zdalnym a pracownicze koszty uzyskania przychodów

Przychody uzyskane ze stosunku pracy, zanim zostaną opodatkowane, są pomniejszane o tzw. pracownicze koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 PDOFizU. Koszty te mają rekompensować pracownikowi wydatki związane z dojazdem do pracy. Pracownik mieszkający w miejscowości, w której znajduje się zakład pracy, ma prawo do pomniejszenia przychodów uzyskanych ze stosunku pracy o 250 zł miesięcznie (nie więcej niż 3000 zł rocznie), natomiast pracownik dojeżdżający z innej miejscowości korzysta z prawa do odliczenia kosztów w podwyższonej wysokości, tj. 300 zł miesięcznie (nie więcej niż 3600 zł rocznie). W sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę zdalną w swoim domu lub mieszkaniu można zastanawiać się nad wpływem tego miejsca pracy na pracownicze koszty uzyskania przychodów.

Świadczenie pracy w domu lub mieszkaniu, w związku z epidemią wywołaną przez COVID-19, nie pozbawia pracownika prawa do zastosowania przez płatnika (zakład pracy) pracowniczych kosztów uzyskania przychodów do wynagrodzenia ze stosunku pracy otrzymywanego za okres świadczenia pracy w trybie zdalnym. Pracownikowi wykonującemu pracę zdalną i uzyskującemu z tego tytułu wynagrodzenie ze stosunku pracy przysługuje zatem prawo do stosowania podstawowych kosztów uzyskania przychodów w wysokości 250 zł miesięcznie i to nawet wtedy, gdy praca zdalna była przez niego świadczona przez cały miesiąc.

Sytuacja komplikuje się nieco przy podwyższonych kosztach pracowniczych, które przysługują w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i pracownik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę, co wynika z art. 22 ust. 2 pkt 3 PDOFizU. Moim zdaniem, jeśli pracownikowi przysługiwały dotychczas podwyższone koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 2 pkt 3 PDOFizU  to wykonywanie pracy zdalnej nie pozbawia go tego prawa. Pracownik wypełnia warunek określony w tym przepisie, tj. nadal mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy (jego miejsca pracy zdalnej nie można uznać za zakład pracy). Należy jednak przeanalizować jeszcze inne aspekty tego zagadnienia.

Na podstawie art. 32 ust. 5 PDOFizU uwzględnienie przez płatnika podwyższonych kosztów jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia o spełnieniu warunków do stosowania kosztów w podwyższonej wysokości określonej przez art. 22 ust. 2 pkt 3 PDOFizU. Po otrzymaniu takiego oświadczenia zakład pracy, jako płatnik, może zaprzestać stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów dopiero wtedy, gdy pracownik powiadomi go (najlepiej na piśmie) o zmianie stanu faktycznego, który wyklucza ich stosowanie (art. 32 ust. 5 w zw. z ust. 4 PDOFizU). Dopiero informacja otrzymana od pracownika, której treść wskazuje na brak warunków do zastosowania podwyższonych kosztów pracowniczych, zobowiązuje zakład pracy do stosowania u pracownika kosztów podstawowych.

W zakresie stosowania podwyższonych kosztów pracowniczych płatnik (zakład pracy) jest zatem związany treścią oświadczenia pracownika oraz stanem faktycznym. Moim zdaniem, pracownikowi, który przed przejściem na pracę zdalną spełniał warunki do stosowania podwyższonych kosztów pracowniczych, koszty te nadal przysługują, jeśli:

Dyskusyjna może być dopiero sytuacja, w której pracownik przez cały miesiąc świadczył pracę zdalną, co powoduje, że w praktyce nie ponosił zwiększonych kosztów dojazdu do pracy. Uważam, że także ten przypadek nie pozbawia pracownika prawa do podwyższonych kosztów, ponieważ nie zmienił się warunek określony przez art. 22 ust. 2 pkt 3 PDOFizU, tj. miejsce zamieszania pracownika i zakład pracy nadal znajdują się w różnych miejscowościach. Miejsce pracy zdalnej, czyli dom lub mieszkanie pracownika, to jego „przejściowe” miejsce wykonywania pracy, co wynika także z treści art. 3 ust. 1 specustawy. Według mnie, w cel przepisu określonego przez art. 22 ust. 2 pkt 3 PDOFizU wpisuje się natomiast relacja stałego miejsca faktycznego wykonywania pracy przez pracownika (wskazanego zazwyczaj w umowie o pracę) do miejsca zamieszkania. Jeżeli stałe miejsce pracy zdalnego pracownika znajduje się w miejscowości innej niż jego miejsce zamieszkania to brak jest podstaw do pozbawienia go podwyższonych kosztów uzyskania przychodów nawet jeśli – ze względu na COVID-19 – wykonywał on pracę zdalną w swoim domu lub mieszkaniu przez cały miesiąc.

IV. Wydatki firmy na pracę zdalną w kosztach uzyskania przychodów

Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów jego poniesienie musi nastąpić w związku z osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów (art. 22 ust. 1 PDOFizU oraz art. 15 ust. 1 PDOPrU). Zarówno zakup sprzętu biurowego czy komputerowego (np. krzesła, biurka, fotela laptopa, drukarki czy monitora) przekazanego pracownikowi w celu świadczenia pracy zdalnej z miejsca zamieszkania, jak i wypłata pracownikom ekwiwalentów z tytułu zwiększonego zużycia energii elektrycznej, ogrzewania czy internetu oraz doposażenia stanowiska pracy zdalnej zasadniczo spełniają ten warunek. Poniesienie wymienionych wydatków jest celowe przede wszystkim ze względu na konieczność zorganizowania przez firmę pracy w sposób:

Zakup sprzętu biurowego. Wydatki poniesione na zakup wyposażenia biurowego przekazanego pracownikowi do świadczenia pracy zdalnej w jego miejscu zamieszkania można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bezpośrednio lub poprzez odpisy amortyzacyjne. Decydująca jest wartość początkowa tego rzeczowego składnika firmowego majątku. Jeżeli zakupiony sprzęt biurowy spełnia warunki do uznania go za środek trwały a jego wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10 000 zł to wówczas podatnik może, w zależności od dokonanego wyboru:

Jeżeli natomiast wartość początkowa składnika firmowego majątku przekracza 10 000 zł to należy wprowadzić go do ewidencji środków trwałych i jego wartość zaliczać w koszty podatkowe poprzez odpisy amortyzacyjne.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na brzmienie art. 23 ust. 1 pkt 49 PDOFizU oraz art. 16 ust. 1 pkt 52  PDOPrU. Zgodnie z tymi przepisami do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków poniesionych na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku podatnika, niezaliczanych do środków trwałych – w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów działalności prowadzonej przez podatnika, lecz służą osobistym celom pracowników i innych osób albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą podatnika. Wyłączenie to nie ma zastosowania w przypadku rzeczowych składników majątku powierzonych pracownikom do świadczenia przez nich pracy zdalnej mimo tego, że składniki te znajdują się poza siedzibą podatnika. Nie służą one celom osobistym pracowników, ale są wykorzystywane do celów działalności prowadzonej przez podatnika. Znajdowanie się tych składników majątku poza siedzibą podatnika jest uzasadnione wprowadzeniem zdalnego trybu pracy ze względu na zagrożenie COVID-19.

Szczegółowe zasady korzystania przez pracownika podczas pracy zdalnej z firmowego sprzętu powinny wynikać z odpowiednich regulacji wewnątrzzakładowych (np. regulaminu pracy lub regulaminu wynagradzania) bądź z umowy o pracę, które będą wykluczały użytek tego sprzętu na cele osobiste pracownika.

Ekwiwalenty.  Zasadniczo to na pracodawcy spoczywa obowiązek zapewnienia pracownikowi narzędzi, sprzętu i materiałów (dalej: narzędzi) niezbędnych do świadczenia pracy. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracownik wykorzystywał własne narzędzia a pracodawca wypłacał mu z tego tytułu ekwiwalent. Jeżeli firma nie może zapewnić sprzętu biurowego lub komputerowego  wszystkim pracownikom świadczącym pracę w sposób zdalny, to wówczas wypłaca ekwiwalenty za wykorzystywanie do tej pracy prywatnego sprzętu pracownika oraz zwiększone zużycie mediów w jego miejscu zamieszkania. Wydatki te są funkcjonalnie powiązane z działalnością gospodarczą, którą podatnik (pracodawca) prowadzi w celu osiągnięcia przychodów oraz zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, co wypełnia cele wskazane w art. 22 ust. 1 PDOFizU oraz art. 15 ust. 1 PDOPrU. Jednocześnie w obu ustawach o podatku dochodowym brak jest przepisów, które wyłączałyby tego rodzaju ekwiwalenty z kosztów uzyskania przychodów.

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków w postaci ekwiwalentów przyznanych pracownikom w związku z wykonywaniem przez nich pracy zdalnej, poza wykazaniem ich    celowości i związku z przychodem, wymaga także prawidłowego udokumentowania. Szczegółowe zasady wypłaty ekwiwalentów za używanie przez pracowników do celów firmowych własnych narzędzi, sprzętu i materiałów powinny wynikać z regulacji wewnątrzzakładowych (np. regulaminu pracy lub regulaminu wynagradzania), z umowy o pracę lub odrębnej umowy zawartej między pracownikiem a pracodawcą na okoliczność wykorzystywania prywatnego majątku pracownika do celów służbowych. Zasady wypłaty ekwiwalentów za używanie narzędzi własnych pracownika powinny określać:

1. rodzaj narzędzi własnych pracownika wykorzystywanych na potrzeby pracodawcy,
2. okres ich wykorzystywania do celów służbowych,
3. wysokość ekwiwalentu i termin jego wypłaty,
4. sposób pomniejszenia ekwiwalentu w przypadku zaprzestania wykorzystywania narzędzi przed upływem okresu, o którym mowa w punkcie 2 (np. z powodu rozwiązania stosunku pracy, uszkodzenia lub utraty narzędzi przez pracownika czy wcześniejszej rezygnacji pracownika z wykorzystywania własnych narzędzi na potrzeby pracodawcy).

Pozostałe wydatki. Do kosztów uzyskania przychodów firma może zaliczyć również inne wydatki, związane ściśle ze świadczeniem przez jej pracowników pracy w trybie home office, jak np. zakup materiałów biurowych w postaci papieru i tonerów do drukarki czy długopisów.

V. Praca zdalna w podatku od towarów i usług

Świadczenie pracy w trybie home office może powodować wątpliwości związane z:

1. VAT należny przy przekazaniu sprzętu pracownikom zdalnym

Na podstawie art. 8 ust. 2 pkt 1 VATU użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do celów innych niż działalność gospodarcza podatnika, w tym w m.in. do celów osobistych jego pracowników, jest uznawane za odpłatne świadczenie usług, które podlega opodatkowaniu VAT. Zasada ta jest stosowana jeśli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych.

Przekazanie przez przedsiębiorcę (podatnika) sprzętu biurowego lub komputerowego niezbędnego do świadczenia przez pracownika pracy zdalnej, w tym np. laptopa, drukarki, monitora, mebli biurowych, nie mieści się w dyspozycji tego przepisu, co oznacza, że nie skutkuje obowiązkiem wykazania podatku należnego. Sprzęt jest przekazywany pracownikom ze względu na potrzeby wynikające z prowadzonej działalności gospodarczej, tj. w związku z koniecznością prowadzenia tej działalności w reżimie sanitarnym, a nie w celu zaspokojenia potrzeb osobistych pracowników.

2. Wydatki firmy na pracę zdalną a prawo do odliczenia podatku naliczonego

Z art. 86 ust. 1 VATU wynika, że w zakresie, w jakim dokonane przez podatnika zakupy są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Jeżeli firma, w związku ze świadczeniem pracy zdalnej przez jej pracowników, ponosi wydatki na nabycie towarów i usług, które są związane z wykonywanymi przez nią czynnościami opodatkowanymi, to zasadniczo przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego przy ich nabyciu. Miejsce świadczenia pracy przez pracownika (siedziba firmy czy mieszkanie/dom pracownika) nie zmienia tego prawa. Tym samym pracodawca (czynny podatnik VAT) przy nabyciu towarów i usług związanych ze świadczeniem pracy zdalnej przez pracowników odlicza VAT na tych samych zasadach, które obowiązywały, gdy pracownik świadczył pracę w swoim dotychczasowym miejscu pracy, np. w siedzibie firmy lub innym miejscu pracy wskazanym w umowie o pracę. Jeśli firma prowadzi działalność opodatkowaną VAT to – w związku z pracą zdalną jej pracowników – może na ogólnych zasadach odliczyć podatek naliczony przy nabyciu usług telekomunikacyjnych (łącze internetowe), materiałów biurowych (tusz, papier, długopisy), sprzętu komputerowego (drukarki, kamery, laptopy, monitory), itp.