Z jednej strony odliczane są koszty na podstawie pisemnego oświadczenia złożonego przez pracownika, ważnego aż do odwołania przez pracownika, a z drugiej, jeśli stosowane są koszty w zawyżonej wysokości, to obniżają w ten sposób wysokość należnego zobowiązania podatkowego. Wydaje się jednak, że jeśli w czasie epidemii pracownik na polecenie pracodawcy zostaje w domu by stamtąd pracować, nadal zachowuje prawo do kosztów zamiejscowych. Stan faktyczny podany w oświadczeniu się nie zmienił.
Podstawą opodatkowania u pracownika jest dochód rozumiany jako przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania oraz o potrącone przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne. Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej wynoszą miesięcznie 250 lub 300 zł.
Ta wyższa, zryczałtowana norma przysługuje w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.
Zakład pracy stosuje koszty zamiejscowe, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu powyższego warunku, przy czym jedno oświadczenie wystarczy. Nie trzeba go składać co roku. Z kolei pracodawca zaprzestaje odliczania kosztów podwyższonych, jeżeli podatnik powiadomił go o zmianach stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia (przeprowadzka do miejscowości wykonywania pracy).
O możliwości zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu decyduje spełnienie równocześnie niżej wymienionych warunków:
Wyższe koszty przysługują niezależnie od odległości dzielącej obie miejscowości. Poza tym, koszty korzystniejsze stosuje się niezależnie od tego przez jaką część miesiąca pracownik spełniał warunki co do miejsca zamieszkania i położenia zakładu pracy.
Istotne jest też wyjaśnienie, że miejscowość, w której znajduje się zakład pracy to ta, w której w rzeczywistości świadczona jest praca (nie musi to być więc siedziba pracodawcy). Z kolei miejsce zamieszkania wiąże się z faktycznym, fizycznym przebywaniem, a nie np. zameldowaniem.
Faktyczne przejazdy
Z jednej strony, z przepisów podatkowych nie wynika wprost, że pracownik ma faktycznie dojeżdżać do pracy, jednak z drugiej wydaje się to oczywiste. Chodzi o uwzględnienie wyższych wydatków jakie pracownik ponosi w związku z przemieszczaniem się między jedną a drugą miejscowością. Prawo do podwyższonych kosztów jest związane ze stałym lub czasowym zamieszkiwaniem w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy (wyrok NSA z 3.03.2016 r., sygn. akt II FSK 30/14).
Podobnie uważa fiskus. Jeśli np. przy telepracy adres zamieszkania jest jednocześnie miejscem wykonywania pracy pracownika brak jest podstaw prawnych do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Pracownik taki faktycznie pracuje i mieszka w tej samej miejscowości. Istotne jest miejsce położenia zakładu pracy, w którym podatnik faktycznie świadczy pracę, a nie miejsce położenia siedziby przedsiębiorstwa. Podwyższone koszty uzyskania przychodu mają zastosowanie, jeżeli pracownik faktycznie dojeżdża do miejsca wykonywania pracy i nie uzyskuje dodatku za rozłąkę oraz złożył oświadczenie, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 6.11.2009 r. ILPB1/415-881/09-4/AMN2009).
Nie ma problemu, gdy pracownik w miesiącu łączy pracę na odległość z pracą w firmie i przyjeżdża tam choćby raz. Ale są przecież miesiące, kiedy pracownik wykonuje swoje czynności tylko w formie „home office”.
Ministerstwo Finansów: można odliczać
Na razie brakuje interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej w tej sprawie. Jednak MF w odpowiedzi na pytanie DGP stwierdziło, że „w sytuacji, gdy w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, to niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy na polecenie pracodawcy, pracownikowi – tak jak dotychczas – przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów (...)”.
MF dodało, że skoro pracownik nie zgłosił zmiany stanu faktycznego wynikającego ze złożonego wcześniej oświadczenia, to pracodawca nadal potrąca koszty w podwyższonej normie.
* Pola wymagane
Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.