Osoby, z którymi zawarto wcześniej porozumienie dotyczące ruchomych rozkładów, i które były wyłonione konkretnie w celu zawarcia tamtego porozumienia nie mogą zostać automatycznie uznane za przedstawicieli pracowników przy pracach nad regulaminem „antymobbingowym i antydyskryminacyjnym”.
Nowy art. 943a ustawy Kodeks pracy (dalej: KP) (obowiązujący od 5.11.2026 r.) wprowadza obowiązek ustalenia przez pracodawcę zatrudniającego co najmniej 10 pracowników reguł, procedur oraz częstotliwości działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania w zatrudnieniu, przeciwdziałania dyskryminacji oraz przeciwdziałania mobbingowi w regulaminie, jeżeli te reguły, procedury oraz częstotliwość działań nie są określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.
Treść tego regulaminu jest ustalana z organizacją związkową, a jeżeli taka u pracodawcy nie działa – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie obowiązującym u danego pracodawcy.
Konieczność współdziałania w sytuacji braku organizacji związkowej z przedstawicielami pracowników to nie nowość, przewiduje ją wiele przepisów (np. art. 150 § 3 KP – wprowadzenie wydłużonego okresu rozliczeniowego czasu pracy, art. 6720 § 4 KP – ustalenie regulaminu pracy zdalnej).
Przedstawicieli wybierają pracownicy. Osoby będące przedstawicielami pracowników nie mogą zostać siłą rzeczy wyznaczone przez pracodawcę. Nie może on narzucić konkretnych osób, ponieważ trudno byłoby mówić w takim przypadku o jakiejkolwiek reprezentacji pracowniczej.
Nie występują bezpośrednie ograniczenia podmiotowe wskazujące kto może/kto nie może być przedstawicielem pracowników. Przepisy Kodeksu pracy odnoszące się do wyboru przedstawicieli pracowników nie zawierają ograniczenia, z którego wynikałoby, że przedstawicielami pracowników mogą być jedynie pracownicy. Ograniczenie do pracowników można wywodzić z tego, że dana regulacja wewnętrzna dotyczyć będzie tylko pracowników. Jakkolwiek mobberem może być osoba spoza osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, to sam mobbing lub nierówne traktowanie w oparciu o przepisy KP odnosi się do pracowników. Warto zatem by to pracownicy współdecydowali o treści regulaminu.
Przepisy nie wskazują także wprost na żadne wyłączenia spod kręgu osób, które mogą być przedstawicielami pracowników. Należy jednak przyjąć, że przedstawicielami nie powinny być osoby zarządzające zakładem pracy w imieniu pracodawcy ((zdefiniowani w art. 128 KP). Pracownicy ci, posiadając status pracowniczy reprezentują jednocześnie interes podmiotu zatrudniającego. Pomijając nawet kwestie negocjacji i zawierania porozumienia z samym sobą, co w oczywisty sposób byłoby objęte nieważnością, wykluczyć należy reprezentowanie pracowników np. przez głównego księgowego w negocjacjach z dyrektorem zarządzającym. Umiejscowienie tych osób na samym szczycie hierarchii zakładu pracy wyłącza ich spod możliwości reprezentacji „załogi”. Wykluczyć powinniśmy również radcę prawnego, jako osobę, która w razie sporu reprezentuje pracodawcę oraz pracowników młodocianych jako osoby nie mające pełnej zdolności do czynności prawych.
Co do zasady, przez pracowników może zostać wyłoniona stała reprezentacja. Jeżeli jednak wcześniej wybrane osoby zostały umocowane tylko do zawarcia porozumienia dotyczącego ruchomych rozkładów czasu pracy (taki cel był wskazany przy ich wyborze) nie można ich automatycznie uznawać za osoby, które mogą reprezentować pracowników w innym zakresie.
