Taki obowiązek spoczywa na podmiotach, wymienionych w art. 2 ust. 1 RachunkU. Są to m.in.:
- spółki handlowe oraz inne osoby prawne (z wyjątkiem spółek SP i NBP),
- osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie i przedsiębiorstwa w spadku działające na podstawie ustawy o zarządzie sukcesyjnym o poziomie przychodów netto będącego równowartością w złotówkach 2 mln euro za poprzedni rok obrotowy ,
- gminy, powiaty, województwa i ich związki, a także państwowe, gminne, powiatowe i wojewódzkie jednostki budżetowe oraz działające w ramach tych samorządów zakłady budżetowe.
Obowiązek przedstawiania sprawozdań finansowych ciąży na średnich i dużych przedsiębiorstwach. Jeżeli beneficjent pomocy nie sporządza takiego sprawozdania, to składa odpowiednie oświadczenie. Mikro- lub małe przedsiębiorstwa, starające się o dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych nie muszą przekazywać sprawozdań finansowych i oświadczeń. Także pomoc przekazana w postaci refundacji składek na ubezpieczenia społeczne jest zwolniona z tego obowiązku.
Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej lub skan oświadczenia za 2019 r., podpisane kwalifikowanym certyfikatem CK lub profilem zaufanym PZ przesyła się na skrzynki e-mail właściwych terytorialnie Oddziałów PFRON.
Warto pamiętać, że przedsiębiorcy, którzy złożą do KRS elektroniczne sprawozdania finansowe, nie muszą ich składać do PFRON, bo jak poinformował Fundusz „(…) złożone w KRS sprawozdania finansowe będą weryfikowane przez Fundusz pod kątem braków formalnych/błędów finansowych i w razie stwierdzenia nieprawidłowości, PFRON ma prawo wezwać wnioskodawcę do ich uzupełnienia.