Obowiązujące od 21.1.2019 r. zmiany wynikają z wprowadzenia uproszczeń dla przedsiębiorców i są konsekwencją wejścia w życie rozporządzenia rozporządzenie Ministra Finansów z 28.12.2018 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji prowadzonej przez podmioty prowadzące działalność w zakresie gier hazardowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 26).

Wynikający z dotychczasowego brzmienia przepisów wymóg posłużenia się pieczątką imienną oraz pieczątką nagłówkową podmiotu nie jest niezbędny dla zapewnienia wiarygodności dokumentu. Zatem zrezygnowano z normatywnego obowiązku stosowania pieczątki imiennej stosowanej w księdze eksploatacji automatu do gier oraz pieczątki nagłówkowej podmiotu wymaganej według dotychczasowego wzoru rejestru napiwków, określonym w zał. nr 3 do rozporządzenia, prowadzonego przez podmioty urządzające gry w kasynach gry, na rzecz uprawnienia w tym zakresie.

Ponadto, dotychczas przepisy rozporządzenia określały warunki prowadzenia dokumentacji: księgi obrotu żetonami i pieniądzem gotówkowym w kasynie gry, księgi obrotu kartonami do gry w salonie gry bingo pieniężne, księgi eksploatacji automatu do gier, ewidencji podstaw opodatkowania i obliczania wysokości podatku od gier w grach hazardowych, z wyłączeniem loterii promocyjnych, oraz rejestru napiwków w kasynie gry – wyłącznie w formie papierowej.

W zmianie określono warunki prowadzenia przedmiotowej dokumentacji, po jej zarejestrowaniu u właściwego naczelnika urzędu celno-skarbowego, również w formie elektronicznej.

Wpisów do dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej dokonuje się przy wykorzystaniu programu komputerowego, zgodnie z pisemną instrukcją obsługi tego programu, w taki sposób, aby:

1) umożliwiała wgląd w treść dokonywanych wpisów oraz zapewniała ochronę zapisanych danych przed zniszczeniem lub utratą, z zachowaniem zasad poufności, integralności i dostępności;

2) zapewniała ochronę przed nieuprawnionym dostępem, w szczególności poprzez zastosowanie mechanizmów uwierzytelniania i autoryzacji;

3) umożliwiała wydruk wpisów i raportów z dokonanych wpisów, wraz z dokonanymi zmianami, w porządku chronologicznym;

4) zapewniała identyfikację osoby dokonującej zmiany w dokumentacji wraz z datą dokonania tej zmiany;

5) uniemożliwiała usuwanie wpisów;

6) uniemożliwiała zmianę zapisanych danych bez wykrycia tego zdarzenia przez program.

Podmiot prowadzący dokumentację w postaci elektronicznej przechowuje jej kopię zapisaną na informatycznym nośniku danych w sposób zapewniający ochronę zapisanych danych przed zniszczeniem lub utratą lub w postaci wydruku.