Zmiany dla pracodawców w 2019 r.

Wypłacanie wynagrodzeń na konta bankowe
Od 1.1.2019 r. wynagrodzenie za pracę co do zasady ma być wypłacane na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy − chyba że pracownik złoży wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Dotychczas zasadą było wypłacanie pracownikom wynagrodzeń do rąk własnych, a tylko gdy pracownik o to zawnioskował (albo przewidywał to układ zbiorowy pracy) pracodawca mógł przekazać wynagrodzenie na konto.

Skrócenie okresu przechowywania akt osobowych
Od 1.1.2019 r. z przepisów Kodeksu pracy wynika, że pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 10 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł), chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Wyjątki od tej zasady będzie przewiduje Kodeks pracy – dotyczą one przypadków, gdy taka dokumentacja może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca jest stroną tego postępowania albo powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania.

Jednak nowy 10-letni okres przechowywania dokumentacji po ustaniu stosunku pracy dotyczy tylko dokumentacji ze stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1.1.2019 r.
W przypadku stosunków pracy nawiązanych w okresie 1.1.1999 r. – 31.12.2018 r. okres przechowywania akt osobowych wynosi 50 lat, ale może ulec skróceniu do 10 lat jeżeli pracodawca złoży do ZUS raport informacyjny. Natomiast okres przechowywania akt osobowych dotyczący stosunków pracy nawiązanych przed 1.1.1999 r. wynosi bezwzględnie 50 lat; nie jest możliwe jego skrócenie.

Po upływie okresu przechowywania pracodawca jest obowiązany umożliwić byłemu pracownikowi jej odbiór, a nieodebraną dokumentację musi zniszczyć w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na jej odbiór.

Dopuszczenie kontynuowania akt osobowych
Od 1.1.2019 r. w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika w okresie, w którym ma być przechowywana jego dokumentacja pracowniczej z poprzedniego okresu zatrudnienia, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji. W takim przypadku okres przechowywania tej dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. Wcześniej przepisy nie przewidywały takiej możliwości.

Obowiązek wydania zwalnianemu pracownikowi dodatkowej informacji
Od 1.1.2019 r. w przypadku ustania stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi informację o:
1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji;
3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przez pracownika w przewidzianym okresie.
Dotyczy to jednak tylko stosunków pracy nawiązanych począwszy od 1.1.2019 r.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Od 1.1.2019 r. pracodawca ma wybór, czy prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą w postaci papierowej czy elektronicznej. Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją w postaci papierowej. Pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Jednak w razie decyzji o zmianie jej postaci pracodawca musi umożliwić pracownikowi odbiór dokumentacji w dotychczasowej postaci, a dopiero potem może ją zniszczyć. Dotyczy to także dokumentacji wytworzonej przed 1.1.2019 r.

Dostęp pracownika do dokumentacji
Od 1.1.2019 r. każdy pracownik ma kodeksowo zagwarantowany dostęp do swojej dokumentacji. Pracodawca musi wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika lub byłego pracownika, a w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika – wskazanych w Kodeksie pracy osób uprawnionych.

Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej
Z dniem 1.1.2019 r. weszło w życie nowe rozporządzenie MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Określa ono m.in. zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej, sposób odbioru dokumentacji pracowniczej, a także sposób wydawania kopii dokumentacji pracowniczej osobom uprawnionym.

Nowością jest nowy podział akt osobowych na 4 części – nową częścią jest część D, w której pracodawca ma przechowywać odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Znacznie rozbudowane zostały część B i C akt osobowych, nowe rozporządzenie wymienia znacznie szerszy katalog dokumentów, które będą musiały trafić do tej części akt osobowych, nadal jednak nie jest to katalog zamknięty.

Oprócz akt osobowych pracodawca musi prowadzić także inną dokumentację pracowniczą. Zgodnie z nowym rozporządzeniem ma ona obejmować dokumenty:
• dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (z określonym w rozporządzeniu obszernym katalogiem dokumentów i informacji, które mają być w niej zawarte),
• związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
a także:
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Tak jak i akta osobowe, również ww. dokumentacja ma być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika.

Cały rozdział nowego rozporządzenia został natomiast poświęcony szczególnym wymaganiom dotyczącym prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej – aby zapewnić bezpieczeństwo danych zgromadzonych w takiej dokumentacji.

Nowe rozporządzenie ma pełen zastosowanie do dokumentacji pracowniczej tworzonej dla nowozatrudnionych pracowników, a także do nowych dokumentów, tj. tworzonych od 1.1.2019 r. Natomiast dokumentacja zgromadzona do 31.12.2018 r. może być uporządkowana zgodnie z nowymi zasadami, ale nie musi.

Szkolenia okresowe
Od 1.1.2019 r. szkolenie okresowe pracownika nie jest już wymagane w przypadku pracownika na stanowisku administracyjno-biurowym, gdy rodzaj przeważającej działalności pracodawcy (w rozumieniu przepisów o statystyce publicznej) znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż 3 kategorię ryzyka (w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych), chyba że z oceny ryzyka, o której mowa w art. 226 pkt 1 KP, wynika, że jest to konieczne.

Wykonywanie zadań służby bhp
Od 1.1.2019 r. każdy pracodawca zatrudniający do 50 pracowników i posiadający ukończone szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby bhp może sam wykonywać zadania tej służby (jeżeli jest zakwalifikowany do grupy działalności, dla której ustalono nie wyższą niż 3 kategorię ryzyka); dotychczas obejmowało to tylko pracodawców posiadających ukończone szkolenie niezbędne do wykonywania zadań służby bhp, ale zatrudniających do 20 pracowników.

Potrącenia z wynagrodzenia
Od 1.1.2019 r. wprowadzono zmiany do art. 87 § 1 KP, pozwalające pracodawcy na odliczanie z wynagrodzenia za pracę pracownika także wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego (jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania). Ponadto wpłaty dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego są uwzględniane przy ustalaniu kwoty wolnej od potrąceń.

Zmiany w ustawie o związkach zawodowych
W dniu 1.1.2019 r. weszła w życie obszerna nowelizacja ustawy o związkach zawodowych. Od tej daty prawo tworzenia i wstępowania do związków zawodowych mają wszystkie osoby wykonujące pracę zarobkową. Zgodnie z definicją ustawową przez taką osobę należy rozumieć pracownika lub osobę świadczącą pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudnia do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia, oraz ma takie prawa i interesy związane z wykonywaniem pracy, które mogą być reprezentowane i bronione przez związek zawodowy. Zatem obecnie tworzyć związki zawodowe i wstępować do nich mogą również np. osoby wykonujące pracę na podstawie np. umowy zlecenia, umowy o dzieło, a także samozatrudnieni. Większość zmian w ustawie o związkach zawodowych jest konsekwencją powyższych zmian ̶ wiele przepisów tej ustawy obecnie dotyczy już nie tylko pracowników, ale i innych osób wykonujących pracę zarobkową.

Znowelizowana ww. ustawa zakazuje nierównego traktowania w zatrudnieniu osób wykonujących pracę zarobkową z powodu przynależności do związku zawodowego lub pozostawania poza nim albo wykonywania funkcji związkowej, przyznaje wszystkim osobom wykonującym pracę zarobkową prawo do zwolnienia od pracy zawodowej na czas niezbędny do wykonania doraźnej czynności wynikającej z jej funkcji związkowej poza zakładem pracy, jeżeli czynność ta nie może być wykonana w czasie wolnym od pracy (z zachowaniem prawa do wynagrodzenia), prawo do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy na okres kadencji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej, a ochrona stosunku prawnego z tytułu pełnienia określonych funkcji związkowych obejmuje już nie tylko pracowników, ale i inne osoby wykonujące pracę zarobkową.

Przetwarzanie danych osobowych pracowników
Z dniem 4.5.2019 r. weszły w życie przepisy dostosowujące przepisy Kodeksu pracy do RODO. Po zmianach od osób ubiegających się o zatrudnienie pracodawca nie może już żądać podania imion rodziców ani miejsca zamieszkania (ale może żądać podania danych kontaktowych). Informacji dot. wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie tylko, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Ponadto nowe art. 22^1a i 22^1b KP określają dopuszczalność żądania od pracownika innych danych osobowych niż wskazane w art. 22¹ KP. W przypadku części danych do ich przetwarzania mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie nadane przez pracodawcę; osoby te są obowiązane do zachowania tajemnicy.

Od 4.5.2019 r. monitoring (tzw. monitoring wizyjny) nie może już w ogóle obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, natomiast dodatkowym warunkiem stosowania monitoringu w pomieszczeniach sanitarnych jest uzyskanie uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa taka organizacja – zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Dyskryminacja i równe traktowanie
Od 7.9.2019 r. do Kodeksu pracy wprowadzono zmiany w zakresie dyskryminacji i równego traktowania; ich skutkiem jest wprowadzenie w pełni otwartego katalogu przesłanek uzasadniających dyskryminację, tj. każde nieuzasadnione obiektywnymi przyczynami nierówne traktowanie pracowników będzie uznawane za dyskryminację.

Szczególne uprawnienia związane z rodzicielstwem
Od 7.9.2019 r. na pracowników – innych (niż ojciec i matka) członków najbliższej rodziny dziecka rozciągnięte zostały wszystkie uprawnienia pracownicze związane z korzystaniem przez nich z urlopów macierzyńskich i rodzicielskich. Chodzi przede wszystkim o szczególną ochronę trwałości stosunku pracy w okresie korzystania przez nich z tych urlopów, prawo do wynagrodzenia za cały czas pozostawania bez pracy, jeżeli w tych okresach zostaną bezprawnie zwolnieni z pracy, możliwość korzystania z urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po korzystaniu z ww. urlopów.

Mobbing
Od 7.9.2019 r. mobbingowanemu pracownikowi przysługuje odszkodowanie od pracodawcy nie tylko, gdy w związku z mobbingiem rozwiązał umowę o pracę, ale także w sytuacji, gdy mimo mobbingu nie rozwiązał umowy o pracę.

Świadectwo pracy
Od 7.9.2019 r. zostały wprowadzone obszerne zmiany w zakresie świadectw pracy, tj.:
• zostały wydłużone terminy związane ze sprostowaniem świadectwa na wniosek pracownika (obecnie pracownik może wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa. W razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę pracownikowi przysługuje prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania do sądu pracy − w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa; w przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy pracownik wnosi do sądu pracy),
• zwolniono pracodawców z obowiązku wskazania pracownikowi konkretnego sądu rejonowego – sądu pracy właściwego do wniesienia żądania o sprostowanie świadectwa pracy (właściwość sądu wynika bowiem wprost z przepisów KPC, a wybór konkretnego sądu należy do pracownika),
• zniesiono obowiązek pracodawcy wydawania odpisu świadectwa pracy (pracownik albo inna osoba uprawniona może bowiem żądać wydania mu kopii świadectwa),
• wprowadzono zasadę, że pracodawca może na świadectwie pracy podawać albo REGON albo NIP albo oba te numery,
• wprowadzono też szereg zmian o charakterze porządkowym do rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy.