Kwestia formalności w przedmiocie zmiany terminu wypłat wynagrodzeń zależy od tego, czy pracodawca posiada regulamin pracy czy też nie.
Zgodnie z Kodeksem pracy, wynagrodzenie za pracę wypłacane jest co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie. Wypłata wynagrodzenia powinna nastąpić z dołu – niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości – jednak nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego.
Jeśli ustalony dzień wypłaty przypada na dzień wolny od pracy, wypłata powinna nastąpić w dniu go poprzedzającym. W związku z tym pracodawca ma możliwość wyznaczenia dowolnego dnia w przedziale od 1. do 10. dnia miesiąca jako termin wypłaty wynagrodzenia za miesiąc poprzedni (np. 5., 7. czy 10. dzień miesiąca).
Termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia ustalane są w regulaminie pracy. Przypomnieć należy, że obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy spoczywa na pracodawcy zatrudniającym co najmniej 50 pracowników. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza regulamin pracy, jeżeli wystąpi o to zakładowa organizacja związkowa. Regulamin pracy może zostać również wprowadzony dobrowolnie u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników, niezależnie od istnienia organizacji związkowej.
Regulamin pracy oraz jego zmiany wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od dnia ich podania do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Zatem, w przypadku zmiany terminu wypłat wynagrodzenia, konieczne jest dokonanie odpowiedniej zmiany w regulaminie pracy, która zacznie obowiązywać po wspomnianym okresie 14 dni.
Jeżeli pracodawca nie posiada regulaminu pracy, obowiązany jest zaktualizować każdemu pracownikowi informację przekazywaną na podstawie art. 29 § 3 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem, pracownik powinien być poinformowany – w formie papierowej lub elektronicznej – nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia do pracy, m.in. o terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia, o porze nocnej, sposobie potwierdzania obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności – o ile kwestie te nie zostały uregulowane w regulaminie pracy.
O zmianie warunków zatrudnienia – w tym terminu wypłaty wynagrodzenia – pracownik musi być poinformowany niezwłocznie, nie później jednak niż w dniu, w którym zmiana ta ma zastosowanie. Informacja może zostać przekazana w formie elektronicznej, pod warunkiem że będzie dostępna dla pracownika w sposób umożliwiający jej wydrukowanie i przechowywanie, a pracodawca będzie dysponował dowodem jej przekazania lub otrzymania.
W przypadku zmiany terminu wypłat wynagrodzenia na dzień przypadający w kolejnym miesiącu, istotne jest, aby odpowiednio wcześnie poinformować pracowników, umożliwiając im przygotowanie się finansowo do okresu przejściowego, w którym przez ponad miesiąc nie otrzymają wynagrodzenia.
Przykładowo jeżeli zmiana terminu wypłaty na 10. dzień miesiąca wejdzie w życie z dniem 1 września, wówczas wynagrodzenie za sierpień wypłacone zostanie jeszcze 29 sierpnia (ponieważ 30 i 31 sierpnia przypadają w sobotę i niedzielę), a wynagrodzenie za wrzesień – dopiero 10 października.
