Złożenie zeskanowanej papierowej oferty z własnoręcznym podpisem

Stan faktyczny

W przetargu nieograniczonym na sukcesywną dostawę komputerów stacjonarnych, komputerów przenośnych i tabletów odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie art. 89 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29.1.2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t.j.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1986 ze zm., dalej jako: ZamPublU) z uwagi na niezasadne przyjęcie, że treść jego oferty jest niezgodna z ustawą oraz art. 10a ust. 5 ZamPublU w zw. z art. 78 KC z uwagi na niezasadne przyjęcie, że oferta nie została złożona w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W ocenie zamawiającego oferta wykonawcy nie została złożona prawidłowo, gdyż dokument zamieszczony na platformie stanowi kopię oryginalnej oferty w formie pisemnej, poświadczoną za zgodność z oryginałem w formie elektronicznej.

Odwołujący podniósł, że oferta złożona przez niego spełnia wszelkie wymagania formalne, w tym również te dotyczące formy i sposobu jej złożenia. Skoro elektronicznie, za pomocą platformy złożył ofertę, która w formacie PDF została podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym to nie ma podstaw do przyjęcia, że oferta została złożona z naruszeniem przepisów prawa. Tym samym oferta została sporządzona w postaci elektronicznej oraz opatrzona kwalifikowanym podpiseuserm elektronicznym. Wszystkie warunki wymagane zatem przez ustawę zostały spełnione. Nie może zmieniać tej oceny fakt, że znajduje się na niej podpis członka zarządu. Niezrozumiałym było dla niego stanowisko zamawiającego, że oferta jest sprzeczna z przepisami Prawa zamówień publicznych, bo nie została sporządzona w wymaganej prawem formie.

Stanowisko KIO

Izba uznała, że odwołanie nie zasługuje na uwzględnienie. Spór pomiędzy stronami dotyczył formy, w jakiej została sporządzona oferta złożona przez odwołującego. Odwołujący utrzymywał, że sporządził swą ofertę w oryginale w prawidłowej formie elektronicznej. Zamawiający natomiast utrzymywał, że oferta odwołującego została sporządzona w formie kopii oryginalnej oferty sporządzonej uprzednio w formie pisemnej, która została jedynie poświadczona elektronicznie za zgodność z oryginałem. Odwołujący złożył zamawiającemu plik zatytułowany „oferta coar” w formacie PDF. Na skanach formularza ofertowego, cenowego i specyfikacji technicznej znajdował się zeskanowany podpis własnoręczny prezesa zarządu odwołującego – Z.C. Na skanach pozostałych dokumentów znajdowała się zeskanowana adnotacja „za zgodność z oryginałem” wraz z zeskanowanym podpisem własnoręcznym prezesa zarządu odwołującego. Ustalono ponadto, że plik PDF został podpisany elektronicznie przez Z.C. – prezesa zarządu odwołującego.

Zdaniem KIO zamawiający prawidłowo ocenił, że tak sporządzona i złożona oferta podlegała odrzuceniu na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 1 ZamPublU jako sprzeczna z ustawą. Zgodnie ze znajdującym zastosowanie w sprawie art. 10a ust. 5 ZamPublU, oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczenie o którym mowa w art. 25a ZamPublU, w tym JEDZ sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje kwalifikowanym podpisem. Podkreślono, że dla zachowania prawidłowej formy oferty nie wystarcza opatrzenie dokumentu w postaci elektronicznej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ustawodawca wyraźnie wskazał także, że istotne jest aby oferta została „sporządzona” w postaci elektronicznej. Słowo „sporządzenie” niewątpliwie należy odróżnić od słowa „złożenie”. Pojęcie „sporządzenie” należy więc utożsamiać z wytworzeniem, powstaniem oświadczenia. Istotna jest zatem także pierwotna postać oferty.

Na powyższe rozumienie wskazują także przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 27.6.2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320 ze zm.). Co warte podkreślenia, również w tym akcie prawnym normodawca akcentuje znamię „sporządzenia”. Wynika z niego, że wersję elektroniczną dokumentu, który pierwotnie został sporządzony w innej formie niż elektroniczna, normodawca określa mianem „elektronicznej kopii posiadanego dokumentu”. Powyższej kwalifikacji nie zmienia opatrzenie tak stworzonej elektronicznej kopii kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Przesądzono bowiem, że taki podpis należy traktować wyłącznie jako poświadczenie elektronicznej kopii dokumentu za zgodność z oryginałem.

Doprowadziło to KIO do wniosku, że sporządzona przez odwołującego elektroniczna oferta nie była jej oryginałem. Istniała bowiem w naturze i w posiadaniu odwołującego oryginalna oferta sporządzona w wersji pisemnej i opatrzona własnoręcznym podpisem prezesa zarządu. Nie można było przy tym utrzymywać, że stworzenie oferty w postaci papierowej i podpisanie jej własnoręcznym podpisem prezesa zarządu odwołującego było jakimś etapem „tworzenia” oferty w formie dokumentu elektronicznego. Uszło uwadze odwołującego, że podpisanie podpisem tradycyjnym (własnoręcznym) nie jest bowiem wymaganym elementem powstawania dokumentu w formie elektronicznej, skoro musi być on opatrzony podpisem elektronicznym, a nie własnoręcznym.

W trakcie rozprawy odwołujący podniósł, że jedynie w przypadku skanów dokumentów pochodzących od innych podmiotów opatrzenie ich podpisem elektronicznym wykonawcy należy rozumieć jako poświadczenie kopii elektronicznej za zgodność z oryginałem. Zdaniem KIO na uwagę zasługiwał fakt, że w ww. regulacjach prawodawca nakazywał uznawać podpis elektroniczny na sporządzonej kopii elektronicznej za poświadczenie dokumentu za zgodność, nie uzależniając tej kwalifikacji od tego, czy oryginalny dokument pochodził od wykonawcy, czy innego podmiotu. Podkreśliła, że w art. 10a ust. 5 ZamPubU przesądzono, że oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczenia z art. 25a, w tym JEDZ muszą być „sporządzone” w postaci elektronicznej. Analiza tego przepisu prowadzi do wniosku, że dokumenty i oświadczenia wymienione w tym przepisie, a więc i oferta nie mogą być sporządzone w formie elektronicznej kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. Sporządzenie oferty w formie sprzecznej z Prawem zamówień publicznych należało uznać za niezgodność oferty z ustawą, o której mowa w art. 89 ust. 1 pkt 1 ZamPublU, co skutkowało koniecznością jej odrzucenia.

W analizowanej sprawie podzielono także stanowisko prezentowane przez UZP, który na swej stronie zaprezentował przykładowe zapisy SIWZ dotyczące porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami. Wśród tych zapisów znalazł się m.in. następujący, że „Ofertę/wniosek należy złożyć w oryginale. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia skanu oferty/wniosku opatrzonej/opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.