Do założenia spółki konieczne jest zawarcie umowy spółki u notariusza lub przez system S24. Nawet jeżeli w umowie spółki nie będzie odmiennych postanowień, to i tak część czynności będzie mogła być dokonana jeżeli za nią opowie się wspólnik posiadający co najmniej ¾ udziałów w kapitale zakładowym. Wspólnik wykonujący pracę na rzecz spółki nie musi mieć umowy o pracę.
Spółka z o.o. może być założona w dwójnasób albo poprzez system S24 z użyciem strony Start – Portal S24. Wówczas najpierw należy wypełnić wzór umowy (jest on uproszczony, ale w kilku miejscach jest możliwość wyboru, system prowadzi krok po kroku), podpisać umowę elektronicznie. W tej umowie powołuje się już pierwszy zarząd spółki bo to jest konieczne. Następnie należy opłacić wniosek i wysłać go do sądu. Do wniosku poza umową trzeba załączyć określone dokumenty, większość z nich znajduje się w systemie.
Zgodnie z art. 167 § 1 Kodeksu spółek handlowych (dalej: KSH) do zgłoszenia spółki należy dołączyć:
1) umowę spółki;
2) oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady zostały wniesione w całości przez wszystkich wspólników;
3) jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego;
§ 2. Jednocześnie ze zgłoszeniem należy złożyć podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich;
§ 3. (uchylony);
§ 4. Przepisów § 1-3 nie stosuje się do zgłoszenia spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy. Do zgłoszenia tej spółki należy dołączyć, sporządzone na formularzach udostępnianych w systemie teleinformatycznym:
1) umowę spółki opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym;
2) listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, opatrzoną przez każdego z członków zarządu kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym;
3) oświadczenie wszystkich członków zarządu opatrzone przez każdego z nich kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, jeżeli wkłady zostały wniesione najpóźniej w chwili zgłoszenia spółki.
Drugą opcją jest wizyta u notariusza i zawarcie umowy w formie aktu notarialnego, a następnie rejestracja spółki w KRS, ale za pośrednictwem systemu Portal Rejestrów Sądowych.
W momencie zawarcia umowy powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, która może już nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, jednym słowem działać ale trzeba pamiętać, że są też terminy rejestracji spółki i tak zgodnie z art. 169 KSH:
§ 1 jeżeli zawiązanie spółki nie zostało zgłoszone do sądu rejestrowego w terminie sześciu miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki albo jeżeli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne, umowa spółki ulega rozwiązaniu;
§ 2 z kolei stanowi, że w przypadku spółki, której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy, termin, o którym mowa w § 1, wynosi 7 dni.
Do niedawna ważne było aby rozkład procentowy udziałów pomiędzy wspólnikami nie czynił jednego z nich wspólnikiem iluzorycznym. Miało to bowiem przełożenie na obowiązkowe podleganie ubezpieczeniom społecznym. Jeżeli bowiem jeden ze wspólników miał udziały na poziomie 90% i więcej w kapitale zakładowym to był traktowany na gruncie ubezpieczeń jak jedyny wspólnik spółki, a to oznaczało konieczność uiszczania składek ZUS. Obecnie na skutek uchwały SN z 21.2.2024 r. (III UZP 8/23, Legalis) zgodnie z którą wspólnik dwuosobowej spółki z o.o. posiadający 99% udziałów nie podlega ubezpieczeniom społecznym na podstawie art. 6 ust. 1 pkt 5 w związku z art. 8 ust. 6 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych – postrzeganie tej kwestii się zmieniło, w związku z czym nie ma ryzyka podlegania obowiązkowi ubezpieczeń. Natomiast z mocy art. 246 § 1 KSH uchwały dotyczące zmiany umowy spółki, rozwiązania spółki lub zbycia przedsiębiorstwa albo jego zorganizowanej części zapadają większością dwóch trzecich głosów. Uchwała dotycząca istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki wymaga większości trzech czwartych głosów. Umowa spółki może ustanowić surowsze warunki powzięcia tych uchwał. Tym niemniej należy unikać rozłożenia udziałów 50:50, bo będzie trudno podjąć jakąkolwiek uchwałę. Artykuł 245 KSH stanowi bowiem, że uchwały zapadają bezwzględną większością głosów, jeżeli przepisy niniejszego działu lub umowa spółki nie stanowią inaczej. Bezwzględna większość oznacza, że za uchwałą musi zagłosować wspólnik/wspólnicy posiadający więcej niż 50% udziałów w kapitału zakładowym.
Wspólnik wykonujący pracę na rzecz spółki nie musi mieć umowy o pracę. Przykładowo, jeżeli jest powołany do zarządu to zarządzanie spółką i jej reprezentacja to jego obowiązek z mocy samego tylko powołania do zarządu spółki. Umowę o pracę ze wspólnikiem można zawrzeć, ale nie zawsze jest to proste i niejednokrotnie kwestionowane przez ZUS. Przede wszystkim bowiem trzeba pamiętać, że wspólnik musi być w stosunku podporządkowania wobec spółki. Jest to bowiem istota umowy o pracę.
Sąd Najwyższy w postanowieniu z 12.12.2018 r. (III UK 56/18, Legalis) konsekwentnie przyjmuje, że: „tam, gdzie status wykonawcy pracy (pracownika) zostaje zdominowany przez właścicielski status wspólnika spółki z o.o., nie może być mowy o zatrudnieniu w ramach stosunku pracy takiego wspólnika, który nie pozostaje w pracowniczej relacji podporządkowania wobec samego siebie”.
Można zatrudnić wspólnika na podstawie umowy zlecenie, wspólnik może świadczyć usługi za wynagrodzeniem np. w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej, a także można wprowadzić do umowy spółki możliwość świadczenia usług powtarzających się przez wspólnika w trybie art. 176 KSH (tylko w umowie notarialnej) jeżeli jest taka potrzeba oczywiście. Wspomniany przepis stanowi w § 1 i 2, że jeżeli wspólnik ma być zobowiązany do powtarzających się świadczeń niepieniężnych, w umowie spółki należy oznaczyć rodzaj i zakres takich świadczeń. Wynagrodzenie wspólnika za takie świadczenia na rzecz spółki jest wypłacane przez spółkę także w przypadku, gdy sprawozdanie finansowe nie wykazuje zysku. Wynagrodzenie to nie może przewyższać cen lub stawek przyjętych w obrocie.
