Pracodawca nie może w ten sposób rozszerzyć zakresu pobieranych danych osobowych.
Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko,
2) datę urodzenia,
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę,
4) wykształcenie,
5) kwalifikacje zawodowe,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia (od 24.12.2025 r. z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym stosunku pracy oraz w poprzednich stosunkach pracy).
Bardzo istotną regulacją jest przepis art. 221 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którym pracodawca żąda od kandydata do pracy podania danych osobowych, wskazanych powyżej w pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Od pracownika pracodawca żąda podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania,
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Pomijając nieistotną dla pytania kwestię zgody pracownika lub kandydata, podania innych danych osobowych pracodawca żąda, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
W przepisach nie wskazuje się przy tym na „prawo pracy” (w zakres którego wchodzi faktycznie regulamin pracy) ale na przepisy prawa. Nawet jednak przy szerokim ujęciu znaczenia tego określenia nie pozwala ono na rozszerzenie zakresu pobieranych danych w regulaminie. Pracodawca jest w tym zakresie związany regulacjami Kodeksu pracy (i innych ustaw rozszerzających zakres danych) i wprowadzenie własnego katalogu w regulaminie byłoby ewidentnie obchodzeniem ograniczeń ustawowych.
Dodatkowo, w pytaniu wskazuje się konkretnie na dane o wyrokach skazujących, które są szczególne mocno chronione. Informacje o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa przetwarzane mogą być wyłącznie, wówczas gdy przepis prawa tworzy wprost taką możliwość i w zakresie objętym tą możliwością. Wyraźnie w Kodeksie pracy wyłączono możliwość przetwarzania tych informacji, nawet na podstawie zgody kandydata do pracy lub pracownika. Absolutnie niedopuszczalne i nieskuteczne prawnie byłoby wprowadzenie możliwości ich przetwarzania w regulaminie pracy.
