Pełne zestawienie obrotów i sald ma odwzorowywać JPK KR PD, więc każde konto (w tym analityczne) z obrotami/saldem trafia do struktury JPK KR PD, o ile jest prowadzona taka ewidencja zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Jeżeli jednostka prowadzi konta pomocnicze (analityczne), np. dla pracowników (wynagrodzenia, rozrachunki, pożyczki pracownicze), to te analityki są elementem ksiąg rachunkowych i powinny znaleźć odzwierciedlenie w JPK KR PD.
Przepisy ustawy o rachunkowości wymagają prowadzenia ksiąg pomocniczych m.in. dla rozrachunków z pracownikami (w tym zleceniobiorcami), ale pozostawiają pełną swobodę co do formy, tj. możliwe są odrębne zbiory kadrowo–płacowe uzgodnione z kontem syntetycznym, a imienna szczegółowość nie musi bezpośrednio wynikać z planu kont. Analogiczny model można zastosować dla wspólników, pod warunkiem zapewnienia imiennej ewidencji rozrachunków i zgodności z JPK KR PD.
W odniesieniu do wspólników przepisy ustawy o rachunkowości nie wymieniają wprost obowiązku prowadzenia imiennych ksiąg pomocniczych, ale wymagają, aby struktura ksiąg pomocniczych zapewniała wyodrębnienie wszystkich istotnych rozrachunków. W praktyce dla rozrachunków z właścicielami (zaliczki, pożyczki, rozliczenia udziałów) prowadzi się ewidencję imienną, choć forma jest pozostawiona polityce rachunkowości.
Przepis art. 16 ustawy o rachunkowości stanowi, że księgi pomocnicze prowadzi się jako „wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej”. Oznacza to, że imienna ewidencja rozrachunków z pracownikami/zleceniobiorcami nie musi być technicznie zrealizowana jako konta analityczne, ale może być odrębnym modułem kadrowo–płacowym albo osobną kartoteką, o ile:
1) jest systematyczna i kompletna,
2) można ją uzgodnić co najmniej na dzień bilansowy z saldem konta syntetycznego,
3) zasady powiązania z kontem syntetycznym są opisane w polityce rachunkowości.
Tym samym, dopuszcza się zarówno klasyczne konta analityczne, jak i kartoteki pracownicze w systemie kadrowo–płacowym, jednak pod warunkiem uzgodnienia z saldem konta syntetycznego.
Analogicznie można zorganizować rozrachunki ze wspólnikami, tj. przewidzieć konta syntetyczne w księdze głównej, a imienne rozbicie zorganizować w wydzielonej kartotece, w osobnym module, uzgadnianym z saldem konta syntetycznego.
Broszury publikowane przez Ministerstwo Finansów oraz pytania i odpowiedzi zawarte na stronie ministerialnej podkreślają, że JPK KR PD ma odzwierciedlać zapisy w księgach rachunkowych w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald, inwentarz, ale księgi pomocnicze mogą być prowadzone jako komputerowe zbiory danych uzgodnione z kontami księgi głównej.
Powyższe oznacza, że w praktyce jednostki raportują w JPK KR PD – w zakresie ksiąg pomocniczych – te zbiory, które są technicznie zrealizowane jako konta analityczne w module finansowo–księgowym. Zewnętrzne moduły kadrowe pozostają poza samym JPK KR PD, pod warunkiem, że istnieje możliwość uzgodnienia ich zbiorczego salda z kontami. Ponadto wskazuje się, że księgi nie muszą być uzupełniane o dodatkowe dane, jeżeli dane te znajdują się w innych zbiorach, o ile całość ewidencji spełnia wymagania określone w przepisach ustawy o rachunkowości i pozwala na kontrolę zobowiązań podatkowych.
Używanie nazwisk (pracowników, wspólników) wiąże się z dodatkowymi obowiązkami w zakresie RODO, co nie stanowi jednak przedmiotu tego pytania. Warto jednak rozważyć, w przypadku prowadzenia ewidencji analitycznej dla każdego pracownika/wspólnika, zastosowanie kodów bez danych osobowych, tj. założenie analityki w postaci np. 234–UZ–00156 („UZ” – umowa zlecenia, „00156” – numer zleceniobiorcy w kartotece). Rozwiązanie to nie dotyczy jednak sytuacji, w której pracownik lub wspólnik jest kontrahentem, tj. gdy dokonuje z jednostką transakcji kupna/sprzedaży w ramach swojej działalności gospodarczej.
