Ogólne zasady wykorzystania urlopu zaległego
Urlopu zaległego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego. Oznacza to, że podwładny najpóźniej 30 września powinien rozpocząć korzystanie z urlopu wypoczynkowego. Urlop zaległy powinien być wykorzystany przed urlopem bieżącym (wyrok SN z 9.5.2013 r., II PK 199/12, Legalis).
Obowiązek udzielenia pracownikowi zaległego urlopu do 30 września kolejnego roku kalendarzowego nie dotyczy niewykorzystanych przez pracownika dni urlopu na żądanie. Wprawdzie niewykorzystanego w poprzednim roku w części lub całości urlopu na żądanie pracownik nie ma prawa wykorzystać w kolejnym roku na żądanie (ma za nowe 4 dni urlopu na żądanie), ale nie staje się on urlopem zaległym udzielanym na zasadach ogólnych. Termin wykorzystania takiego urlopu strony ustalają w drodze porozumienia.
W praktyce niejednokrotnie zdarza się jednak, że pracodawca mimo braku obiektywnych okoliczności (takich jak np. choroba, urlop rodzicielski) nie udziela podwładnemu urlopu (np. firma nie jest w stanie wyrekrutować pracowników). Jeśli pracownik nie rozpocznie urlopu przed upływem 30 września następnego roku, nie utraci prawa do tego urlopu, dopóki nie nastąpi przedawnienie roszczenia o urlop (uchwała SN(7) z 20.2.1980 r., V PZP 6/79, OSNC 1980, Nr 7–8, poz. 131). Prawo do urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne (art. 291 § 1 KP). Co do zasady prawo do urlopu za dany rok przedawni się więc z upływem 3 lat od 30 września następnego roku kalendarzowego (por. wyrok SN z 11.4.2001 r., I PKN 367/00, Legalis). Na innych zasadach przedawnia się prawo do urlopu wypoczynkowego osoby korzystającej z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego i wychowawczego.
Wątpliwości dotyczą sytuacji rozpoczęcia zaległego urlopu w terminie późniejszym niż wskazany w art. 168 KP. Jest to ryzykowne, niemniej jednak inspektor PIP inaczej rozpatrzy sprawę, gdy pracownik rozpoczął zaległy urlop 1 grudnia następnego roku kalendarzowego niż nie rozpoczął go wcale.
Udzielenie urlopu przez pracodawcę
Należy podkreślić, że zgodnie z art. 168 KP urlopu zaległego „należy udzielić”. Oznacza to, że urlopu zaległego, tak jak bieżącego (a nawet urlopu „na żądanie”) udziela pracodawca. Zatem to pracodawca decyduje o udzieleniu urlopu wypoczynkowego, nawet 30 września następnego roku kalendarzowego. Pracownik nie ma prawa sam sobie udzielić urlopu zaległego.
Samowolne wykorzystywanie urlopu przez pracownika jest ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 KP. Zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu zaległego urlopu wypoczynkowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy. Naruszenie przez pracodawcę obowiązku udzielania pracownikowi urlopu wypoczynkowego za dany rok do końca września następnego roku kalendarzowego, nie uprawnia pracownika do rozpoczęcia po tym terminie urlopu bez udzielenia zwolnienia przez pracodawcę (wyrok SN z 5.12.2000 r., I PKN 121/00, OSNAPiUS 2002, Nr 15, poz. 353; wyrok SN z 16.12.2008 r., I PK 88/08, OSNP 2010, Nr 11–12, poz. 137). Do udzielania urlopu zaległego mają bowiem zastosowanie ogólne reguły, w tym także wynikająca z art. 163 § 1 KP, zgodnie z którą wniosek urlopowy pracownika jest brany przez pracodawcę pod uwagę, ale nie jest dla niego wiążący (poza wyjątkami). Podobnie jak każda inna część urlopu, również urlop zaległy powinien być udzielony przez pracodawcę w tym znaczeniu, że nie może być wykorzystywany przez pracownika bez uprzedniej zgody pracodawcy (wyrok SN z 16.12.2008 r., I PK 88/08, OSNP 2010, Nr 11–12, poz. 137). Nawet czasowa nieobecność osób uprawnionych do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego, nie usprawiedliwia jego rozpoczęcia bez zgody pracodawcy (wyrok SN z 16.12.2008 r., I PK 88/08, Legalis).
Termin wykorzystania urlopu zaległego
Termin wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego ustala się w ogólnym trybie przewidzianym dla urlopu, do którego pracownik nabywa prawo w kolejnym roku kalendarzowym. Zatem, termin ten określa się w planie urlopów, a w przypadku gdy u pracodawcy taki plan nie jest ustalany – w porozumieniu z pracownikiem. Jednak ostateczna decyzja w sprawie udzielenia urlopu tak zaległego, jak i bieżącego należy do pracodawcy.
W praktyce plan często sporządza się orientacyjnie, a pracodawca na bieżąco składają wnioski urlopowe. Niedopuszczalna jest sytuacja nie udzielenia podwładnemu urlopu zaległego z uwagi na brak jego wniosku przy sporządzaniu planu urlopów.
Przymusowe „wysłanie” pracownika na zaległy urlop w 3 krokach
Pracodawca, który nie udziela pracownikowi urlopu zaległego do 30 września następnego roku kalendarzowego popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika (art. 282 § 1 pkt 2 KP). Sąd Najwyższy podkreśla, że od zasady udzielania zaległych urlopów do 30 września następnego roku kalendarzowego nie przewidziano żadnych wyjątków. Z tego względu Sąd Najwyższy uznaje, że udzielenie na podstawie art. 168 KP urlopu wypoczynkowego zgody pracownika. Innymi słowy, pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody (wyrok SN z 2.9.2003 r., I PK 403/02, Legalis; wyrok SN z 24.1.2005 r., I PK 124/05, OSNP 2006, Nr 23–24, poz. 354).
Krok 1: Pracodawca pisemnie informuje pracownika o konieczności złożenia wniosku o urlop zaległy i wzywa go do ustalenia za porozumieniem terminu wykorzystania urlopu zaległego. W piśmie warto powołać się na orzecznictwo SN i zaznaczyć, że w braku wniosku do dnia wskazanego w piśmie, pracodawca sam ustali termin wykorzystania zaległego urlopu.
Krok 2: W razie brak wniosku o urlop, pracodawca kieruje do pracownika pismo, w którym poleca mu wykorzystanie urlopu od dnia … do dnia.
Krok 3: Pracodawca przekazuje do przełożonego pracownika oraz według uznania do innych osób informację, że podwładny przebywa na urlopie i nie można dopuścić go do pracy. Jeżeli pracownik świadczy pracę biurową, można zadbać o pozbawienie go dostępu do komputera, służbowych programów i poczty.
Pracodawca ma także prawo nałożyć karę porządkową na pracownika, który wbrew poleceniu służbowemu nie składa wniosek o urlop zaległy. Wyjątkowo można dopuścić sytuacje dalszego przekładania urlopu. Przykładowo, matka pracownika będzie mieć operację w grudniu. Kolejne tygodnie nie będzie zdolna do samodzielnej egzystencji. W takim przypadku obiektywnie uzasadnione będzie udzielenie pracownikowi urlopu zaległego na grudzień (pracownik zamierza wykorzystać urlop zaległy i bieżący, a pracodawca wyraził zgodę na kilkumiesięczną nieobecność pracownika). Jednak nawet wówczas nie ma żadnych gwarancji, gdy PIP nie uzna, że pracodawca nie udzielając zaległego urlopu w terminie nie popełnił wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
